Kommunikation mit dem Finanzamt Das Projekt Grundsteuererklärung

Ein Gastbeitrag von Katja Anokhina

Anbieter zum Thema

Viele Unterlagen und ein großer Respekt vor dem Thema Steuer: Die Grundsteuererklärung ist für die meisten Immobilienbesitzer eine Herausforderung. Um die Bearbeitung zu erleichtern, hat der DigitalService eine vereinfachte Online-Anwendung entwickelt. Katja Anokhina beschreibt das reichweitenstarke Projekt.

Die neue Berechnung der Grundsteuer ist für Immobilienbesitzer eine Herausforderung
Die neue Berechnung der Grundsteuer ist für Immobilienbesitzer eine Herausforderung
(© Andrey Popov - stock.adobe.com)

2018 wurde die Bewertung von Grundstücken mit einem Einheitswert für verfassungswidrig erklärt und die Grundsteuerreform beschlossen. Seit dem 1. Juli 2022 muss daher für rund 36 Millionen Grundstücke eine Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwertes abgegeben werden – innerhalb einer ursprünglich sehr sportlichen Frist von nur vier Monaten. Sperrige Steuer-Fachbegriffe, diverse Angaben und die Pflicht zur elektronischen Abgabe setzen vor allem ältere Eigentümer und Eigentümerinnen unter Druck.

Um die Durchführung dieser Reform zu erleichtern, hat das Bundesfinanzministerium (BMF) den DigitalService mit einer einfachen digitalen Lösung beauftragt. Er entwickelte einen nutzerzentrierten Online-Service, der ohne verwirrende Steuerformulare auskommt, Fachbegriffe verständlich übersetzt und private Eigentümer in wenigen Minuten durch die Grundsteuererklärung führt.

Interdisziplinäres Team

Im Dezember 2021 startete ein Team aus Produktmanagemement, UX/ UI Design, Software-Engineering sowie Experten aus dem zuständigen Fachreferat im BMF in das Projekt „Grundsteuererklärung für Privateigentum“. Ziel: eine erste Version des Online-Service pünktlich zum Beginn der Abgabefrist online zu stellen.

Dabei konnte das Team auf wichtige Erkenntnisse des ersten mit dem BMF umgesetzten Projekts – dem digitalen Steuerlotsen für Rente und Pension – zurückgreifen. Dieser hatte gezeigt, dass es auch im komplexen deutschen Steuerrecht viele simple Sachverhalte gibt, die sich über maßgeschneiderte digitale Lösungen einfach abbilden lassen. Dies gilt auch für die zunächst so kompliziert klingende Grundsteuererklärung: Eine Vielzahl der Immobilien sind Ein- und Zweifamilienhäuser, Eigentumswohnungen oder auch unbebaute Grundstücke in Privatbesitz. Die Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts kann für diese Fälle auf einige wenige Angaben reduziert und damit schnell und einfach eingereicht werden.

Nutzerzentrierung von ­Anfang an

Bereits im Vorfeld führte das Team mit potentiellen Usern Gespräche, um mögliche Probleme bei der Abgabe zu identifizieren. In den Usability-Tests brachten Teilnehmerinnen und Teilnehmer zudem eigene Grundbuchauszüge mit, was zu einem besseren Verständnis führte, mit welchen Dokumenten und Materialien der Online-Service genutzt wird. Eine zentrale Erkenntnis aus den Tests war, dass die Unterlagen in den meisten Fällen bereits gut sortiert in einem Ordner vorliegen, aber ein Unverständnis existiert, warum alles aus diesen Unterlagen abgetippt werden muss. Hinzu kommt ein großer Respekt vor dem Thema Steuer. Fachbegriffe werden nicht verstanden und Nutzende haben Angst, einen Fehler zu machen. Mit Hilfe des direkten Feedbacks aus Usability-Tests konnten diese Sorgen und Ängste angegangen werden.

Um das Produkt frühestmöglich unter realen Bedingungen weiterzuentwickeln, stellte der DigitalService bereits drei Monate vor dem Beginn der Abgabefrist eine Landingpage mit FAQ zum Online-Service live. Da die Website eine Kontaktmöglichkeit per eMail bot, gab es neben User-Interviews und Usability-Tests jetzt einen weiteren Kanal mit zusätzlichen Fragen von Interessierten, der rege genutzt wurde.

Eine wichtige Erkenntnis aus dieser Phase: Die Nutzerinnen und Nutzer lesen nicht gerne. Viele der Fragen, die per eMail gestellt wurden, waren eigentlich bereits durch die FAQ beantwortet. Sie klicken lieber. Also wurde ein Fragebogen entwickelt, der der eigentlichen Erklärung vorgeschaltet ist. So können Besitzerinnen und Besitzer von Immobilien mit wenigen Klicks prüfen, ob die Erklärung für das eigene Haus, Grundstück oder die eigene Wohnung überhaupt über die Web-Anwendung „Grundsteuererklärung für Privateigentum” abgegeben werden kann.

Auf der nächsten Seite: Nach dem Launch ist vor dem Update.

(ID:48961111)

Jetzt Newsletter abonnieren

Wöchentlich die wichtigsten Infos zur Digitalisierung in der Verwaltung

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung.

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung