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Vom Papierzeitalter ins digitale Zeitalter

Automatisierung und KI treiben die digitale Verwaltung voran

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Das schwedische Arbeitsamt als Vorreiter

Ein wichtige Zuständigkeit des öffentlichen Sektors liegt bei der Vermittlung von Jobs an Arbeitssuchende. Die schwedische Arbeitsverwaltung (Arbetsförmedlingen) kümmert sich um die öffentliche Arbeitsverwaltung und die Umsetzung der Arbeitsmarktpolitik. Diese Behörde nutzt Process Mining, um wichtige Finanz- und Personalprozesse zu optimieren.

Die Vermittlung arbeitssuchender Personen umfasst ein komplexes Beziehungsgeflecht zwischen der öffentlichen Arbeitsverwaltung, anderen Behörden, Arbeitgebern und natürlich den Arbeitssuchenden. Die Strategie der schwedischen Arbeitsverwaltung bestand darin, möglichst zeitnah eine Automatisierung zu implementieren. Die Agentur wollte eine langfristige Kompetenz in der Automatisierung aufbauen. Mit Hilfe von Process Mining kann die Behörde nun agil auf ein sich wandelndes Umfeld reagieren.

„Die schwedische Arbeitsverwaltung befindet sich in einem enormen Wandel“, sagt Eric Fägerholt, IT-Wirtschaftswissenschaftler und Automatisierungsspezialist bei der schwedischen Arbeitsverwaltung. „Diese Veränderungen sind so umfangreich, dass sie zwei Auswirkungen haben. Erstens ist die Implementierung der benötigten Systeme und Anwendungen sehr zeit- und kostenintensiv. Zweitens ist die Einführung von Prozessautomatisierung ein kleinerer Schritt als einige andere Veränderungen. Das erleichtert es den Mitarbeitern, sich anzupassen.“

Die Technologie erwies sich als leicht integrierbar und hervorragend für die Beseitigung sich wiederholender, geringwertiger Aufgaben. Schätzungen zufolge wurden bereits Einsparungen in Höhe von mehreren Millionen schwedischen Kronen erzielt. Zudem hat sich ein Erfolg eingeschlichen, den das Team von Arbetsförmedlingen nicht erwartet hat: Innerhalb der Personalabteilung war die Mitarbeitendenverwaltung zu einer Herausforderung geworden – die Abteilung hatte nur die Ressourcen, um etwa zwei Prozent der Tickets im System zu verwalten. Durch die Prozessautomatisierung wurden aus diesen zwei Prozent volle hundert Prozent. Das Team kann nun ein Arbeitsvolumen bewältigen, das zuvor nicht möglich war.

Dieses schwedische Beispiel kann ein Vorbild sein, um Mitarbeiter:innen des öffentlichen Dienstes in Deutschland zu entlasten und die Digitalisierung im öffentlichen Sektor zu meistern. Indem Prozesse und Routineaufgaben automatisiert werden, lässt sich die Lücke der fehlenden Mitarbeiter:innen verringern. Gleichzeitig wird die Effizienz der Personen im öffentlichen Dienst gefördert. Diese Veränderung geht alle etwas an, denn die Arbeit des öffentlichen Sektors ist systemrelevant.

Mark Borgmann
ist Regional Vice President bei UiPath.

Bildquelle: UiPath

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