Swedish Public Employment Service Government as a Plattform

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In nur zwei Jahren hat die schwedische Agentur für Arbeit einen Großteil ihrer Prozesse und Antragsverfahren digitalisiert – und dadurch Einsparungen im zweistelligen Millionenbereich erreicht. Grundlage dafür ist der konsequente Einsatz einer digitalen Plattform.

„Es gibt immer noch keinen Plattformansatz, man denkt und plant weiterhin in IT-Dimensionen“, kritisierte Stuttgarts CIO und CDO Thomas Bönig unlängst in seinem Gastbeitrag – und mit dieser Meinung steht er nicht allein da. In Schweden sieht das anders aus. Dort wurde von der Regierung 2016 beschlossen, den Einsatz von Digitalisierungsplattformen voranzutreiben. Auch der Swedish Public Employment Service, also die dort ansässige Arbeitsvermittlungsagentur, hat daher in den vergangenen Jahren mit der Umstellung ihrer IT begonnen.

„Wir haben mehr oder weniger die gleichen Prozesse in eine neue technische Plattform übertragen“, erzählte Stephan Eggimann, Projektleiter bei der schwedischen Arbeitsagentur. Dabei wurde jedoch darauf geachtet, zuvor identifizierte „Schmerzpunkte“ zu berücksichtigen. „Als wir 2018 mit dem Projekt begonnen haben, haben wir uns erst einmal anderthalb Jahre lang mit dem Prozess an sich beschäftigt und uns gefragt: Wie machen wir es heute, und wie sollten wir es machen? Und die Diskrepanz dazwischen waren die Schmerzpunkte.“

Dabei ging es vor allem darum, einen Weg zu finden, um eine rechtlich korrekte Handhabung zu gewährleisten, einschließlich Gleichbehandlung und Einhaltung der Regeln und gleichzeitig Transparenz zu schaffen.

Kernstück der neuen Plattform sind daher getrennte Module für die Regeln und Prozesse. In Ersterem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen definiert, die den Fachverfahren zugrunde liegen. Alle Prozesse nutzen dieses Regelwerk. Änderungen – beispielsweise bei gesetzlichen Vorgaben – können auf diese Weise schnell und ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand umgesetzt werden. Zusätzlich können Sachbearbeiter, sollte ein Fall manuell bearbeitet werden, über ein integriertes Knowledge-Management auf die Richtlinien und Kommentare zugreifen.

Das Prozessmodul beinhaltet hingegen ein Standard-Schema, das für jede Verwaltungsleistung angewandt werden kann – beispielsweise Antragstellung, Prüfung, Bewilligung und Auszahlung. Dadurch wird auch die behördenübergreifende Zusammenarbeit unterstützt. Im Hintergrund wird jeweils automatisch ein Prüfvermerk für den jeweiligen Antrag erstellt, sodass jede Entscheidung rechtssicher nachvollzogen werden kann.

„Da wir digitalisieren und den Grad der Automatisierung erhöhen, ist es wichtig, dass wir sicherstellen, dass unsere digitalen Dienste die Fähigkeiten unserer physischen Agenten ersetzen können. Konkret bedeutet das, dass wir sicherstellen müssen, dass unsere Automatisierungen als ‚digitale Administratoren‘ agieren, Fälle korrekt und gesetzeskonform bearbeiten, die Auslegung der Vorschriften befolgen und alle gleich behandeln“, so Eggimann zu den Hintergründen.

Günstiger und schneller digitalisieren

Im Jahr 2022 konnte die schwedische Arbeitsagentur bei der Bearbeitung von 365.000 Fällen so Einsparungen in Höhe von 28 Millionen Euro erzielen. Zudem nahm die Anzahl fehlerhafter Bescheide deutlich ab. Potenzial, das in Deutschland noch deutlich höher ist. Nimmt man nur die Bundesagentur für Arbeit, werden dort im selben Zeitraum 1,86 Millionen Anträge bearbeitet.

Doch auch darüber hinaus bietet die Plattformökonomie einige Vorteile – auch für die hiesige Verwaltung. „Auch hierzulande wird in den meisten Behörden in Prozessen gearbeitet – und im Gegensatz zu den gesetzlichen Regelungen sind diese auch über die Bundesländer hinweg fast identisch“, erklärte Max Meier von Bearing Point beim Presseroundtable auf dem Ministerialkongress in Berlin. „Mit der modularen Vorgehensweise kann also einmal eine Plattform aufgesetzt werden, die in allen Bundesländern genutzt wird und dann lediglich mit den örtlichen Gesetzmäßigkeiten angereichert werden muss.“

Auf der nächsten Seite: Was es bei der Umsetzung zu beachten gibt.

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