Vom Papierzeitalter ins digitale Zeitalter Automatisierung und KI treiben die digitale Verwaltung voran

Anbieter zum Thema

UiPath GmbH

mgm technology partners GmbH

JCC Software GmbH

veenion GmbH

Deutschland ächzt unter der Last seiner Bürokratie. Das stellt der Normenkontrollrat abermals in seinem neuesten Bericht fest. KI-gestützte Software-Automatisierung hilft der öffentlichen Verwaltung auf dem Weg zum digitalen Staat – gleichzeitig entlasten die Software-Roboter überarbeitete Angestellte.

Es ist ein Rekord, aber keinen, den man im wöchentlichen Teamtreffen stolz verkündet – eher einer, den man mit leiser Stimme in der Teeküche bespricht: Noch nie waren neue Gesetze bürokratisch so aufwendig und teuer! Das zeigt der Jahresbericht 2023 des Normenkontrollrates. Ausgewertet wurde der sogenannte Erfüllungsaufwand für Gesetze. Spitzenreiter im diesjährigen Bericht war das Gebäudeenergiegesetz, das die Umstellung auf klimafreundliches Heizen fördern soll. In Zahlen: Die Belastung für Bürger:innen, Unternehmen und Behörden stieg gegenüber den Vorjahren um 9,3 Milliarden Euro sowie einmalig um 23,7 Milliarden Euro. Der Normenkontrollrat fordert daher von der Bundesregierung, den Bürokratiekostenindex um mindestens ein Viertel zu reduzieren.

NKR-Jahresbericht 2023

Bürokratie am Limit: Handlungsbedarf für die Zukunft

Fachkräftemangel und fehlende Digitalisierung

Ein wesentlicher Schritt, Bürokratie abzubauen, ist die Digitalisierung. Während große Unternehmen bereits die vierte industrielle Revolution erleben, und Automatisierung, Roboter und künstliche Intelligenz einsetzen, steckt die öffentliche Verwaltung noch immer im Papierzeitalter fest. Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet Bund, Länder und Kommunen dazu, ihre Leistungen online anzubieten. Pro Bundesland sollten bis Ende 2022 je 575 Leistungen online verfügbar sein. Dieses Vorhaben ist gescheitert. In der Statistik führt aktuell Bayern mit 235 Online-Leistungen. Schlusslicht ist Sachsen-Anhalt mit nur 135 online verfügbaren Leistungen. Deutschlandweit sind durchschnittlich nur 175 Leistungen digital zugänglich – 400 weniger als geplant.

Zukunft der öffentlichen Verwaltung

Generation Z und Verwaltung: Gegensätze ziehen sich an?

Der digitale Rückstand in deutschen Ämtern löst nicht nur in der Bevölkerung großen Unmut aus. Wie alle Branchen leidet auch der öffentliche Sektor unter einem Fachkräftemangel. Aktuell fehlen mehr als 360.000 Fachkräfte. Doch gerade diese sorgen im Bund, bei den Ländern und in den Kommunen dafür, dass Deutschland funktioniert. Um das Leistungsniveau zu halten sowie bürgernah und flexibel agieren zu können, braucht Deutschland einen öffentlichen Dienst mit qualifizierten und leistungsstarken Beschäftigten. Aktuell sind Beschäftigte jedoch häufig überlastet. Umständliche, manuelle Prozesse halten die Arbeit auf und demotivieren. Zusätzliche Aufgaben aufgrund der fehlenden Fachkräfte verschärfen die Belastung. Die Arbeitsüberlastung fordert ihren Tribut: Eine aktuelle Studie von UiPath zeigt, dass sich jeder dritte Angestellte (33 Prozent) ausgebrannt fühlt. Scheitert die Digitalisierung im öffentlichen Sektor womöglich an den fehlenden Fachkräften?

Nein, denn diese Herausforderung lässt sich zeitnah, flexibel und kosteneffektiv lösen. Prozessautomatisierung hat das Potenzial, die Arbeitswelt grundlegend zu verändern. Besonders KI-gestützte Automatisierung kann Mitarbeitende entlasten und Raum für Innovationen schaffen.

Software-Automatisierung gegen die Last der Bürokratie

Formulare, Berichte, Abrechnungen, das Einpflegen von Daten in Vorlagen oder das Kopieren dieser Daten zwischen verschiedenen, nicht-verbundenen Systemen nehmen einen Großteil der Zeit vieler Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen in Anspruch. Diese repetitiven Aufgaben sind oft unbeliebt und fehleranfällig.

Software-Automatisierung kann viele dieser Prozesse übernehmen, sodass lediglich eine manuelle Nachkontrolle oder das Einschreiten bei Unregelmäßigkeiten notwendig wird. Bei der klassischen Robotic Process Automation programmieren IT-Fachleute oder die Nutzer und Nutzerinnen selbst Software-Roboter, die vorgegebene Prozesse ausführen. Das kann zum Beispiel die automatisierte Dateiablage beim Eingang von Rechnungen sein. Intelligente Prozessautomatisierung geht einen Schritt weiter: Process Mining analysiert alle Prozesse und visualisiert sie auf einem Dashboard. Anwender sowie Anwenderinnen können so mit wenig Aufwand erkennen, welche Prozesse ablaufen und bereits hier mögliche Vereinfachungen erkennen – per Mausklick können diese Veränderungen implementiert werden. Auch bereits aufgesetzte Software-Roboter lassen sich so steuern.

Task Mining schaut detailliert auf einzelne Interaktionen. Zunächst läuft die Automatisierungssoftware im Hintergrund und zeichnet die einzelnen Interaktionen von Nutzern mit den verschiedenen Dienstprogrammen auf. Eine künstliche Intelligenz analysiert anschließend diese Daten und schlägt Automatisierungen für Aufgaben vor, die besonders häufig stattfinden. Auch hier werden alle Aufgaben, die sich zu Prozessen verbinden, visualisiert. Zum Schluss der Analyse kann das Dokument exportiert und als Prozessbeschreibung für die gesamte Organisation zur Verfügung gestellt werden.

Auf der nächsten Seite: Process Mining bei der schwedischen Arbeitsagentur.

(ID:49908666)