eGovernment-Strategie Zentrales Element eRechnung

Die elektronische Rechnung (eRechnung) bringt klare Vorteile für die öffentliche Verwaltung und ist ein wichtiger Teil der Digitalisierungsstrategie. Einige Behörden, Kommunen und öffentliche Betriebe sind schon mit der Umsetzung beschäftigt. Es bleibt jedoch noch viel zu tun, um sicherzustellen, dass bis spätestens April 2020 alle Kommunen in Deutschland die entsprechenden Voraussetzungen schaffen, um eRechnungen zu empfangen, weiterverarbeiten und revisionssicher abzulegen.

Die Grundlage für die eRechnung bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Um die bestmögliche Wirkung zu erzielen, ist es eine unabdingbare Notwendigkeit die Lieferanten zu verpflichten, ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch zu liefern. Da der Termin 18. April 2020 vor der Tür steht, wird der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung auch für mittelständische Unternehmen höchstrelevant. „Viele Kommunen, kom­munale Betriebe und andere öffentliche Verwaltungen arbeiten hart daran“, sagt Christian Seidl, Geschäftsführer von TIE Kinetix GmbH. Die Frage ist, ob die meisten von ihnen es schaffen werden in der Kürze der Zeit die Anforderungen zu erfüllen, eRechnungen empfangen und verarbeiten zu können! Viele unterschätzen den zeitlichen Aufwand, von der Zielsetzung über die Planung bis zur Umsetzung.

Je früher, desto besser

Wegen der zeitlichen Vorgabe und der Komplexität, die E-Invoicing haben kann, raten wir unseren Kunden, rechtzeitig mit dem Projekt zu beginnen. So kann die elektronische Rechnungsstellung und die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen ohne Zeitdruck und Step by Step umgesetzt werden. Es geht dabei nicht darum nur die EU Richtlinie und das jeweilige eRechnungsgesetz zu erfüllen, sondern darum, den größten möglichen Nutzen zu erzielen. Es geht um den kompletten Auftragsprozess, vom Angebot über die Auftragsbestätigung zur Rechnung. Je nach Größe der jeweiligen Kommune und der zugehörigen öffentlichen Betriebe wird die Umsetzung unterschiedlich umfangreich sein. Ein sehr wichtiger Punkt ist, die Mitarbeiter, die mit der Verarbeitung von Rechnungen betraut sind, frühzeitig in den Prozess einzubinden. Dies schafft Vertrauen, welches die Basis für eine schnelle und reibungslose Umsetzung sind.

Einsparpotenziale

Das Konzept der eRechnung ist ­genial einfach! An Stelle des bestehenden langsamen, fehleranfälligen und ressourcenverschwendenden Übermittlungs- und Berarbeitungsprozesses mittels Papier- und bildhaften PDF-Rechnungen tritt nun ein schnelles und präzises, aber auch sicheres und umweltfreundliches, elektronisches Verfahren bei dem alle Prozessbeteiligten, vom Sender bis hin zum Empfänger, nicht nur Zeit, Papier und Kosten sparen, sondern dadurch auch einen erheblichen ökologischen Beitrag leisten. Mit einem digitalen Archiv können Kommunen auch den Aufwand für die Aufbewahrung der Unterlagen reduzieren. Riesige Mengen an Aktenordnern gehören damit der Vergangenheit an.

Formate und automatische Konvertierung

Wenn wir von eRechnung sprechen, handelt es sich immer um strukturierte Daten, die zwischen den ERP-Systemen ausgetauscht werden. Dabei gib es unterschiedliche Formate wie beispielsweise XRechnung und ZUGFeRD. Ein E-Invoicing Provider wie TIE Kinetix stellt mit seiner Plattfom den sicheren Transport (z.B. via PEPPOL) und die präzise Übersetzung zwischen unterschiedlichen Formaten sicher. Beispielsweise sorgt ein elektronischer Rechnungseingang für eine teilautomatische Zuordnung einer empfangenen eRechnung, sodass die Prüfung dieser Rechnung direkt im Anschluss ebenfalls teilautomatisiert erfolgen kann. Eine sachliche Prüfung wird deutlich erleichtert, da bereits alle notwendigen Daten im System vorliegen und nicht erst in den Rechnungsdokumenten mit abweichender Struktur gesucht werden müssen. Die dabei gewonnene Zeit kann beispielsweise für komplexe Rechnungen, wie sie bei Bauvorhaben üblich sind, genutzt werden. Als Fazit kann man festhalten: Die eRechnung bringt große Vorteile für Behörden/Kommunen, deren Mitarbeiter und unsere Umwelt!

Vorteile der eRechnung:

• einfacher Zugriff auf Rechnungsdaten, direkt aus der ERP-Anwendung.

• Zeitersparnis durch schnellere Verteilung der Rechnungen.

• Zeitersparnis durch effizientere Arbeitsabläufe.

• niedrigere Kosten für Papier, Druck und Porto!

• Einhaltung von Zahlungszielen und Ersparnisse durch Skontomöglichkeit.

• Fehlervermeidung durch automatisierte Plausibilitätsprüfungen.

• Platzeinsparung / Papier-Archive fallen weg.

*Der Autor Christian Seidl ist Geschäftsführer von TIE Kinetix

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