Bezahlverfahren Wie digitale Zahlungen Kommunen entlasten

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Vom Entrichten von Gebühren bis hin zum Erhalt von Sozialleistungen: Digitale Bezahlverfahren im öffentlichen Sektor bieten großes Potenzial. Richtig eingesetzt, erleichtern sie Abläufe und stärken die digitale Verwaltung.

Digitale Bezahlmethoden gehören für viele Menschen in Deutschland bereits zum Alltag. Immer häufiger wandern Geldbeträge per Smartphone oder Smartwatch über die Ladentheke. Laut einer Umfrage von Visa und forsa nutzt inzwischen knapp ein Drittel der Verbraucherinnen und Verbraucher mobile Endgeräte zum Bezahlen im Geschäft. Für die kommenden Jahre erwarten viele sogar, dass Bargeld im Alltag kaum noch eine Rolle spielen wird.

Doch während sich der Einzelhandel diesem Wandel anpasst, hinkt der öffentliche Sektor hinterher. Das zeigt sich nicht zuletzt in der Wahrnehmung der Bürgerinnen und Bürger. Nur 19 Prozent sind der Ansicht, dass Behörden genauso leistungsfähig arbeiten wie private Unternehmen, wie der eGovernment-Monitor 2024 der Initiative D21 belegt. Zugleich unterscheiden die Menschen bei digitalen Angeboten immer seltener zwischen Verwaltung und Wirtschaft. Rund 70 Prozent wünschen sich, dass digitale Abläufe bei Ämtern genauso reibungslos und komfortabel funktionieren wie bei privaten Anbietern im Netz. Was also beispielsweise im E-Commerce längst Standard ist, gilt zunehmend auch als Maßstab für staatliche Angebote, etwa bei der Fahrzeuganmeldung oder der Beantragung eines Kita-Platzes.

Click to Pay erleichtert Online-Zahlungen in der Verwaltung

Ein System, welches den digitalen Amtsweg für Bürgerinnen und Bürger erleichtern kann, ist Click to Pay. Der neue international einheitliche Standard für Kartenzahlungen im Internet macht diese so einfach wie das kontaktlose Bezahlen vor Ort. Nutzerinnen und Nutzer können auf diese Weise mit nur wenigen Klicks bezahlen. Die wiederholte Eingabe der Kartendaten und das Merken komplizierter Passwörter entfällt. So lassen sich Verwaltungsleistungen einfach und sicher begleichen, egal ob per Laptop, Smartphone oder Tablet.

Die Kartendaten werden für jeden Bezahlvorgang im Hintergrund verschlüsselt abgerufen. Gleichzeitig bleibt die Zahlung eine klassische Kartenzahlung innerhalb der bewährten Systeme, so dass auch hier die Vorteile moderner Sicherheitstechnologien greifen. Unter anderem bei großen Onlinehändlern wie dem Lidl-Onlineshop, auf dem Onlinemarktplatz Kaufland.de sowie bei Saturn und Mediamarkt ist Click to Pay bereits verfügbar oder wird wie bei Notebooksbilliger.de gerade eingeführt. Kommunen können Click to Pay über spezialisierte Dienstleister wie die vobapay GmbH einbinden. Akzeptieren sie Kredit- und Debitkarten-Zahlungen, steht Click to Pay als zusätzliche Option automatisch zur Verfügung.

Für die Verwaltung bedeutet das neben einem modernen Zahlungsmix auch eine spürbare Entlastung bei der Abwicklung. Dazu zählen eine datenbankgestützte Übersicht und präzise Zuordnung aller Zahlungsströme, die Anbindung an das kommunale Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes, das sogenannte HKR-System, sowie transparente und faire Konditionen. Ein Beispiel aus der Praxis ist die Gemeinde Ganderkesee in Niedersachsen. Dort wurde Click to Pay bereits eingeführt. „Selbstverständlich wollen wir unseren Bürgerinnen und Bürgern die Zahlungsmethoden anbieten, die sie bereits aus dem kommerziellen Umfeld kennen und mögen“, sagt Christian Badberg, zuständig für Digitalisierung in der Gemeindeverwaltung. Auch aus Verwaltungssicht sei das System übersichtlich und gut handhabbar.

Laut der Studie E-Payment und kommunales Finanzmanagement des KOWID (Kompetenzzentrum Öffentliche Wirtschaft, Infrastruktur und Daseinsvorsorge e.V.) enthalten rund zwei Drittel aller kommunalen Leistungen eine Gebührenkomponente. Digitale Zahlungsverfahren sind damit ein wesentlicher Bestandteil, um Verwaltungsangebote vollständig online nutzbar zu machen und können einen wichtigen Beitrag zur Zufriedenheit der Bürgerinnen und Bürger mit den Angeboten leisten.

Sozialleistungen digital auszahlen

Zugleich gehen digitale Bezahlverfahren im öffentlichen Sektor längst über das Begleichen von Verwaltungsgebühren hinaus. Sie eröffnen auch neue Wege, um Sozialleistungen effizienter bereitzustellen. Ein Beispiel dafür ist die SocialCard. Dieses System wird bereits in 14 von 16 deutschen Bundesländern für geflüchtete Menschen eingesetzt. Die Bezahlkarte basiert auf einer guthabenbasierten Debitkarte und wird von Publk in Zusammenarbeit mit Visa herausgegeben. Sie ist sowohl als physische Karte als auch als virtuelle Version für das Smartphone verfügbar. Sozialleistungen werden direkt per SEPA-Überweisung auf die Karte geladen, die Empfängerinnen und Empfänger können damit im Einzelhandel ebenso wie online bezahlen.

Für die zuständigen Behörden bedeutet das eine deutliche Vereinfachung der Prozesse. Statt Bargeldauszahlungen können Sozialleistungen digital bereitgestellt werden. Aktuelle Auswertungen zeigen: Die SocialCard ermöglicht im Vergleich zu früheren Verfahren signifikante Zeitersparnisse und geringere Kosten. Sie ist sofort einsatzbereit und lässt sich ohne zusätzliche Hard- oder Software in die Abläufe integrieren. Neben der organisatorischen Entlastung bringt das System sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Geflüchteten eine emotionale Entlastung im Zusammenhang mit Auszahlungssituationen.

Moderne Zahlungsprozesse im Kita-Alltag

Ein weiteres Beispiel für den Einsatz digitaler Bezahlverfahren in kommunalen Bereichen ist das Pilotprojekt KIKOM Pay im Umfeld von Kindertagesstätten. Über die KIKOM-App werden Kommunikations- und Verwaltungsprozesse zwischen Eltern, Einrichtungen und Trägern gebündelt – einschließlich der Möglichkeit, Zahlungen digital abzuwickeln. Das System wurde mit Visa speziell entwickelt, um die Abrechnung von Essensgeld, Teilnahmegebühren oder anderen Kleinstbeträgen im Kita-Alltag zu erleichtern.

Sorgeberechtigte können über die App Guthaben aufladen und Zahlungen direkt ausführen. Wenn Zahlungen oder Bestellungen anstehen, erhalten sie Erinnerungen per Push-Nachricht. Für die Einrichtungen bedeutet die Nutzung des Systems eine spürbare Entlastung in der Verwaltung. Monatsabrechnungen, Stückzahlen und Zahlungsnachweise sind jederzeit abrufbar. Auch die Abrechnung mit Lieferanten oder Behörden wird automatisiert unterstützt. Rechnungen und Belege werden digital erstellt und dokumentiert, sodass eine lückenlose Nachweisführung möglich ist.

Digitale Zahlverfahren entwickeln sich damit zu einem wichtigen Bestandteil moderner Verwaltungsangebote und das längst nicht mehr nur bei der Zahlung von Gebühren oder Antragskosten. Sie schaffen die Grundlage für effizientere Abläufe, entlasten Verwaltungen und verbessern die Nutzungserfahrung für Bürgerinnen und Bürger. Visa engagiert sich dabei gemeinsam mit seinen Partnern für die Digitalisierung verschiedenster Lebensbereiche in Kommunen. Projekte wie die SocialCard oder KIKOM Pay zeigen, welches Potenzial in digitalen Zahlungslösungen steckt, um Prozesse in neuen Anwendungsbereichen zu vereinfachen.

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