Payment Optimierte Bezahlprozesse für die öffentliche Verwaltung

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Bargeldloses Bezahlen bringt viele Vorteile und ist heute selbstverständlich, ob am Kiosk, beim Einzelhändler oder Friseur. Von der breiten Akzeptanz des bargeldlosen Zahlungsverkehrs können Behörden und kommunale Verwaltungen profitieren.

Die Bürger schätzen stationäre, portable sowie mobile Bezahllösungen. Außerdem erleichtern und verkürzen diese für die Mitarbeitenden Workflows, etwa beim Bezahlen von Gebühren an Kassenterminals der Ämter oder beim bargeldlosen Bezahlen eines Strafzettels direkt am mobilen Bezahlterminal während der Verkehrskontrolle.

Digitale Bezahlprozesse sparen Zeit und Kosten

Nicht nur für Bürger ist bargeldloses Bezahlen einfach und bequem. Auch kommunale Träger und öffentliche Verwaltungen können so ihre Prozesse vereinfachen. Der Zahlvorgang wird schneller, günstiger und sicherer. Beamte vor Ort müssen kein Bargeld mehr mitführen und auf der Behörde entfallen die Kassenabrechnungen sowie teure Bargeldtransporte.

Behörden benötigen erprobte, robuste und leicht bedienbare Terminals, die sich an sämtliche Kassensysteme anbinden lassen. Vorkonfigurierte Terminals sind unkompliziert in Betrieb zu nehmen, bei Bedarf sollte ein telefonischer oder persönlicher Support zur Verfügung stehen. Dabei gibt es Terminals für unterschiedliche Einsatzzwecke, die an fast alle Kassensysteme angebunden werden können:

• Stationäre Terminals erweitern den Kassenplatz in Behörden und Verwaltungen, um Verwaltungsgebühren bargeldlos zu kassieren – egal ob mit Girocard, anderen bargeldlosen Bezahlformaten oder kontaktlos mit dem Smartphone. Das spart nicht nur Ausgaben für das Bargeld-Handling, sondern auch Kosten für nachfolgende Verwaltungsvorgänge. Beamte und Verwaltungsangestellte haben somit mehr Zeit für die Bürgerbetreuung.

• Portable Terminals ermöglichen innerhalb einer Behörde an unterschiedlichen Orten bargeldloses Bezahlen, etwa direkt am Arbeitsplatz eines Sachbearbeiters mit Kundenverkehr oder an beliebigen anderen Orten. Diese Terminals lassen sich auch mit in den Außendienst nehmen und wechseln dort automatisch zum Mobilfunk (UMTS), wenn sie sich außerhalb des WLANs befinden.

• Darüber hinaus gibt es die vollständig mobilen Geräte für den Außeneinsatz. So können Beamte zum Beispiel vor Ort während einer Verkehrskontrolle Ordnungswidrigkeiten direkt kassieren. Das ist viel sicherer und einfacher als das Bezahlen mit Bargeld.

• Fest eingebaute Automatenterminals vereinfachen beispielsweise in der Kfz-Zulassungsstelle, in öffentlichen Schwimmbädern oder botanischen Gärten das Bezahlen von Leistungen und Eintrittskarten. So sparen die öffentlichen Betreiber Arbeitskräfte und Zeit. Auch das Geldzählen und der sichere Abtransport des Bargelds entfällt.

• Außerdem können der Online-Verkauf von Tickets für Freizeit- und Kulturveranstaltungen, das Online-Bezahlen einer Geburtsurkunde oder andere Gebühren über eine hauseigene Internetbezahllösung mit einem Internet-Payment (IP)-Gateway abgewickelt werden. Eine sichere Lösung für die Digitalisierung der Verwaltungen und mehr Bürgerfreundlichkeit.

Daten automatisiert auswerten

Die manuelle Zuordnung von bargeldlosen Bezahlvorgängen ist sehr zeitaufwändig. Jeder Vorgang muss der richtigen Dienstleistung, Gebührengruppe oder einem bestimmten Verkehrsdelikt zugeordnet werden. Leistungsfähige Kartenterminals unterstützen Behörden automatisiert bei dieser Warenwirtschaft und Statistikerstellung. Dazu werden direkt bei der bargeldlosen Zahlung am Terminal ausgewählte Informationen zum Bezahlvorgang erfasst. Nach der Betragseingabe gibt das Kassenpersonal dafür beispielsweise die Nummern von Leistungen oder Kostenstellen ein.

Kommunale Kommunikation

Digitale Angebote bekannter machen

Durch die Auswertung der Daten erhalten die Behörden Aufschluss über die Umsätze bei bestimmten Leistungen der Verwaltung, Verkäufen und Genehmigungen wie etwa in der Forstwirtschaft oder Einnahmen durch Bußgelder. Sie können diese schnell den richtigen Kostenstellen zuordnen. Oder sie analysieren Bezahlvorgänge im Hinblick auf Postleitzahlen, Kassenplätze und Leistungen – und bekommen so aussagekräftige Statistiken, ohne manuelle Erfassung und Bearbeitung der Warenwirtschaftsdaten.

Robuste Terminals mit schnellem Support

Bezahlterminals sollten erprobt und robust sowie einfach zu bedienen sein. Wichtig, gerade für Verwaltungen, ist der Support und das Angebot zu einem schnellen Austausch von defekten Terminals innerhalb von ein bis zwei Tagen. Außerdem sollten öffentliche Auftraggeber auf die Möglichkeit zur automatisierten Einbindung ihrer Warenwirtschaft achten, um von weiteren Vorteilen des digitalen Bezahlens zu profitieren.

Die Vorteile des bargeldlosen, mobilen Bezahlens auf einen Blick:

• Bequeme und schnelle Abwicklung von Bezahlvorgängen.

• Verschlankung und Digitalisierung der Verwaltungsabläufe.

• Mehr Kapazitäten für Kernaufgaben.

• Erhöhte Zahlungsbereitschaft der Bürger.

• Datenschutz und Informationssicherheit bleiben gewahrt.

• Mitteilung zu Buchungsvorgängen via E-Mail oder über eine separate Internetplattform.

Fazit

Für Behörden und kommunale Einrichtungen sind Bürgerfreundlichkeit und eine Verschlankung der Verwaltungsprozesse wesentlich, um die Anforderungen an moderne Verwaltungen zu erfüllen. Bargeldloses Bezahlen ist heute eine Standardfunktion, die Bürger auch in den öffentlichen Einrichtungen selbstverständlich nutzen möchten. Außerdem schätzen sie die Möglichkeit, Leistungen der Verwaltung bequem online zu bezahlen, sei es per Girocard, Bankeinzug oder über Services wie Paypal. Behörden erhöhen durch mobile Bezahllösungen vor Ort die Zahlungsmoral der Bürger und reduzieren interne Aufwände.

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