Interview mit Michael Walter, CDO der Stadt Chemnitz Wie Chemnitz die „Digitale Agenda" umsetzt

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Wie steht es in Chemnitz, der diesjährigen Kulturhauptstadt Europas, um die Digitalisierung der Verwaltung? CDO Michael Walter erklärt, welche Strategie die Stadt verfolgt, wie zentrale Dienste und interkommunale Zusammenarbeit in Sachsen funktionieren und warum er bei Standards und Finanzierung den Bund in der Pflicht sieht.

Herr Walter, Sie haben lange Jahre auf Seiten der Auftragnehmer die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung begleitet, unter anderem auch bei der Einführung der E-Akte im Freistaat Sachsen, heute sind Sie CDO und Amtsleiter der Stadt Chemnitz. Wie kam es denn zu diesem „Seitenwechsel“?

Walter: 2019 hat die Stadt Chemnitz zunächst eine Referentenstelle beim heutigen Oberbürgermeister der Stadt ausgeschrieben mit dem klaren Fokus, eine praktikable Digitalisierungsstrategie zu entwickeln. Aus meiner Sicht eine sehr spannende Aufgabe: Es ging darum, basierend auf den externen Anforderungen – Vorgaben des Planungsrates, gesetzliche Vorgaben, Vorgaben des Freistaates und des Bundes – und der Ist-Situation in der Verwaltung, einen wirtschaftlich effektiven Fahrplan zu entwickeln, wie wir das Megathema Digitalisierung mit dem Schwerpunkt Verwaltungsdigitalisierung angehen wollen. Das war mein Einstieg.

Wie sind Sie diese Aufgabe angegangen?

Walter: Gemeinsam mit der politischen Entscheiderebene wurden die Ziele einer solchen Digitalisierungsstrategie und der Zeitraum festgelegt, wohin wir uns bei der Digitalisierung des Verwaltungshandelns nach innen und außen entwickeln wollen.

Dazu musste unsere Verwaltung mit mehreren Tausend Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eingebunden und beteiligt werden. Dies geschah u.a. dadurch, dass ich zunächst mit allen Amtsleiterinnen und Amtsleitern gesprochen habe, um deren Ideen und Überlegungen aufzugreifen und auch zu verstehen, welche Baustellen und Lösungsansätze es in den einzelnen Bereichen gibt. Geholfen hat mir auch die Vernetzung in Richtung Freistaat Sachsen, der ja mehrere zentrale Dienste anbietet, die wir hier auch nutzen wollten.

Darüber hinaus bin ich als Vorsitzender des AK Digital beim Sächsischen Städte- und Gemeindetag engagiert und treibe das Thema mit anderen engagierten Kommunen im Netzwerk voran.

In der Strategie für Chemnitz haben wir für die gesamten Aufgaben einen Fahrplan als „Digitale Agenda“ entwickelt, der sich in sechs Programmbereiche gliedert:

• Umsetzung des OZG-Änderungsgesetzes,

• Digitale Verwaltungsarbeit mit elektronischer Akte und Vorgangsbearbeitung,

• Digitale zentrale Poststelle mit Input- und Outputmanagement,

• Elektronisches Kommunalarchiv,

• IT-Servicemanagement und

• Neue Arbeitswelten und Kommunikation.

Vier weitere Themenbereiche haben wir als Querschnittsbereiche definiert:

• Verwaltungszugang mit dem Servicecenter 115, dem digitalen Dienstleistungsportal und Kundencentern,

• Open Data und Geodateninfrastruktur,

• Prozessmanagement und Organisation,

• IT-Infrastruktur / digitale Services.

Bis 2030 wollen wir den Mammutteil des Programms umgesetzt haben.

Inzwischen arbeiten Sie bereits an der Umsetzung der Strategie. Wie gelingt es, ein so umfangreiches und ressortübergreifendes Aufgabenfeld zu koordinieren?

Walter: Zum einen haben wir die nötigen Arbeitsstrukturen etabliert: Wir haben ein Programmteam Digitalisierung gebildet, das interdisziplinär zusammengesetzt ist, und besprechen uns regelmäßig alle zwei Wochen. Zudem gibt es ein Lenkungsgremium, das beim Bürgermeister angesiedelt ist und sich zentral um die Planung von Personal, IT-Ressourcen und Mittelverteilung kümmert. Das heißt, in Chemnitz wurde ein eigenes Haushaltsbudget für die Verwaltungsdigitalisierung eingerichtet. Diese zentrale Finanzierung sehe ich als ganz entscheidend.

Aus Gründen der Planung?

Walter: Ja, die Mittel müssen über mehrere Haushaltsjahre verteilt werden, es gibt Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Themen, Prioritäten sind anzupassen, dafür braucht es eine zentrale Planung. Aber noch aus einem anderen Grund: Digitalisierung hat ja viel mit Standardisierung zu tun. Mit der zentralen Finanzierung stellen wir sicher, dass die vorgegebenen Standards auch eins zu eins in den Bereichen umgesetzt werden.

Stichwort zentral: Nicht alles muss in der Stadtverwaltung selbst entwickelt werden, welche Rolle spielen die zentralen Dienste des Landes Sachsen, die Sie eingangs schon ansprachen?

Walter: Der Freistaat Sachsen beauftragt die Erstellung bestimmter Basisdienste und -komponenten und stellt diese auch den Kommunen zur Verfügung. Das hilft auch uns bei der Umsetzung der Digitalstrategie. Ein zentrales Beispiel ist das übergreifende Serviceportal Amt24. Hierüber wird der digitale Zugang zu allen relevanten Verwaltungsleistungen laut Onlinezugangsgesetz und Single-Digital-Gateway-Verordnung bereitgestellt. Nutzer können sich hier entsprechend mit ihrem Servicekonto oder in Kürze mit der Bund-ID anmelden. Darauf aufbauend sind wir aktuell in der Umsetzung eines zentralen Einstiegs zum „Digitalen Rathaus“, indem wir eine Landing Page anbieten wollen, auf der alle digitalen Leistungen aufgeführt sind, ganz gleich, ob es unsere eigenen Services oder zum Beispiel EfA-Leistungen, die wir aus anderen Bundesländern beziehen, oder fachverfahrensbezogene Online-Komponenten sind, zu denen der Nutzer dann automatisch weitergeleitet wird. Darüber hinaus nutzen wir als weitere zentrale Freistaatskomponenten u.a. das Beteiligungsportal (bspw. für einen zentralen digitalen Mängelmelder und Bürgerumfragen) ebenso wie die zentrale digitale Bezahlkomponente ePayBL des Freistaates.

Grundsätzlich arbeiten wir jedoch auch eng zwischen den sächsischen Kommunen an weiteren zentralen Anwendungen, um sie im Zuge der Nachnutzung allen Kommunen zur Verfügung zu stellen. Das elektronische Kommunalarchiv zum Beispiel ist so eine zentrale Komponente, die gemeinsam zwischen den Kommunen konzeptioniert und aufgebaut wurde und die jetzt auch in Betrieb ist; da waren wir als Stadt Chemnitz einer der ersten Piloten.

Es gibt jedoch auch übergreifende Themen, bei denen gemeinsam kooperiert wird bzw. wo man andere Lösungen auf Nachnutzbarkeit untersucht. Lassen Sie mich hier auch das Thema mehrkanalige Verwaltungszugänge benennen. Hier haben wir drei Säulen: Einmal die telefonische Beratung über die 115 – als einer der drei großen Serviceverbünde in Sachsen betreibt Chemnitz ein eigenes 115-Service-Center. Zweitens planen wir auch perspektivisch ein analoges Kundencenter mit unterstützenden digitalen Bürgerterminals. Da schauen wir auch in andere Kommunen wie zum Beispiel die Stadt Leipzig. Die dritte Säule stellt das bereits erwähnte „Digitale Rathaus“ dar. In allen dieser Fällen geht es auch darum, Bürgerinnen und Bürger bei der Antragstellung zu unterstützen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Daten digital im System vorliegen, denn nur so kann eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung funktionieren.

Bietet sich aus Ihrer Sicht dafür eine App an?

Walter: Wir hatten uns das tatsächlich auch auf Initiative des Stadtrates überlegt, uns aber nach einer Kosten- und Aufwandsschätzung dagegen entschieden. Wir haben aktuell den Internetauftritt Chemnitz.de technologisch neu gestaltet und dafür auch neue Webtechnologien wie z.B. Responsive Design genutzt. Wer das Portal auf dem Smartphone aufruft, hat dann die gleiche Anmutung wie bei einer App, und es müssen keine Daten doppelt gepflegt werden.

Aber ich wollte noch auf einen anderen zentralen Service zu sprechen kommen, den ich sehr sinnvoll finde: Es gibt in Sachsen seit längerem eine zentrale Prozessplattform des Freistaates, bereitgestellt von der Picture GmbH. Für Kommunen ist die Nutzung in einem bestimmten Umfang kostenfrei. Sie können mit diesem Tool ihre Prozesse einfach online modellieren und dokumentieren. Und diese Prozesse werden dann arbeitsteilig von allen beteiligten Kommunen sachsenweit zur Verfügung gestellt. Im Idealfall wächst so eine kommunale digitale Prozessbibliothek.

Digitalisierung in der Kommune

Eine Super-App für Worms

Damit wird also auch der Austausch der Kommunen untereinander gefördert. Wie schätzen Sie insgesamt die interkommunale Zusammenarbeit ein?

Walter: Der Austausch in Sachsen ist tatsächlich sehr gut. Wir können es uns auch gar nicht leisten, dass jede Kommune zum Beispiel Online-Dienste selbst entwickelt, dafür fehlen die Fachkräfte und es ist einfach nicht wirtschaftlich. Deshalb haben wir in Sachsen diese Entwicklungsarbeiten über den Dienstleister KOMM24 GmbH gebündelt. An den Entwicklungen arbeiten Fachleute aus den Kommunen mit, auch Mitarbeiter aus unserem Chemnitzer Team. Diese gemeinsam entwickelten Online-Antragsassistenten können die Kommunen über ein Self-Service-Portal bestellen.

Sachsen

„Digitalisierung ist kein Hexenwerk“

Auch beim Sächsischen Städte- und Gemeindetag, wo ich den Arbeitskreis Digitalisierung leite, schließen sich die Kommunen mit ihren Problemstellungen zusammen und teilen ihre Lösungen. So werden unser E-Akte-Vorgehensmodell oder der einheitliche Aktenplan hier in Chemnitz als Blaupause genutzt. Kommunen, die ein Projekt neu starten, sollen auf der Pionierarbeit und den Erfahrungen anderer aufbauen können.

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