eGovernment Awards 2018 Was muss eine Finanz-Software für die öffentliche Verwaltung können?

Machen Sie den Check: Warum es sich lohnt, auf ein spezifisches und ganzheitliches ERP-System zu setzen

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MACH AG

Verwaltungen setzen bei den Kernprozessen der Mittelbewirtschaftung seit vielen Jahren auf Finanzmanagementsysteme. Das ist eine der wenigen Konstanten in einem ansonsten durch umfassende Veränderungen geprägten Umfeld. Aus der klassischen „Finanzbuchhaltung“ oder dem „Mittelbewirtschaftungssystem“ ist durch eine komplexe Anforderungslandschaft längst das Bedürfnis nach einer ganzheitlichen ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) gewachsen, die sich als zentrale Plattform für alle verwaltungsinternen Prozesse versteht und immer mehr Einsatzfelder abdeckt.

Wie sieht ein solches System aus? Welche Kriterien sollten Sie bei der Beurteilung der Leistungsfähigkeit im Blick haben? Machen Sie den Check!

1. Passt der Funktionsumfang zu meiner Einrichtung?

Von der ursprünglich einfachen Finanzbuchhaltung ging die Entwicklung zwischenzeitlich zu Lösungen, die vor allem durch möglichst viele Module zu beeindrucken versuchten, ohne dabei auch eine ausreichende Tiefe der Anforderungsabdeckung sicherzustellen. Moderne ERP-Lösungen zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass sie passgenaue Funktionen perfekt „orchestrieren“ – bestenfalls über Systemgrenzen hinweg, mit dem Ziel, die Geschäftsprozesse der Verwaltungen umfassend abzubilden.

2. Kennt der Anbieter meine spezifischen Geschäftsprozesse?

Die Lösung sollte speziell für die Belange der öffentlichen Verwaltung entwickelt worden sein. Systeme, die eigentlich für die Industrie oder andere Bereiche bestimmt sind, erweisen sich meist als zu schwerfällig in der Anwendung und zu kostenintensiv in der Anpassung sowie in der Pflege und Erweiterung. Denn: Eine Finanz- und ERP-Software sollte sich um die Verwaltung mit ihren spezifischen Prozessen organisieren und nicht umgekehrt.

3. Lässt sich die Software komfortabel bedienen?

Die Heterogenität der heutigen Arbeitsplätze und Benutzertypen – von Gelegenheitsnutzern bis hin zu Powerusern – stellt ERP-Systeme vor besondere Herausforderungen. Gute Lösungen bieten daher die Möglichkeit, Arbeitsplätze vom Anwendungsaufruf, über die Maskengestaltung bis hinab auf Tabellendarstellungen und Suchprofile umfassend zu individualisieren. Durchgängigkeit und Erwartungskonformität sowie eine intuitive Benutzerführung runden das Bild ab. Dabei bieten die idealerweise in Web-Technologie umgesetzten Lösungen einen Bedienkomfort, den man sonst nur von reinen Desktop-Lösungen kennt – und das auch auf mobilen Endgeräten.

4. Wie offen ist das System?

Die Zeiten monolithischer Systeme sind lange vorbei. Heutige ERP-Lösungen präsentieren sich offen und tolerant. Der Trend geht hin zur Integration und Einbindung etablierter Fachverfahren und gleichzeitig weg von gut gemeinten Versuchen, bestehende Funktionen in der ERP-Lösung nachzubauen. Administratoren wollen schließlich verständlicherweise nicht ihre komplette IT-Landschaft umbauen, nur weil ein neues ERP-System implementiert wird.

5. Wie finden neue Themen und zukünftige IT-Technologien Berücksichtigung?

Ein modernes Finanzmanagement verarbeitet und versendet E-Rechnungen, kann elektronische Beschaffung inklusive E-Vergabe abbilden und legt alle Dokumente revisionssicher in einem E-Akten-System ab.

Zudem sollten heutige Entscheidungen zukünftige Entwicklungen bereits im Blick haben, um möglichst langfristige Investitionssicherheit zu bieten. Insofern ist es ratsam, dass ERP-Lösungen heutzutage Cloud-ready sind und auch neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) oder Blockchain berücksichtigen, wenn der Nutzen für die öffentliche Verwaltung erkennbar ist und deutliche Mehrwerte liefert.

Wie MACH mit diesen Kriterien umgeht

Das MACH ERP-System ermöglicht ein integriertes Finanzmanagement, schnittstellenfrei auf einem Datenmodell für die zentralen Geschäftsprozesse der Verwaltung: Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Beschaffung, Personalmanagement/-abrechnung sowie Dokumentenverwaltung. Was uns besonders macht: Unsere Software wird einzig und allein für die öffentliche Verwaltung programmiert. So haben wir ein funktionsstarkes, offenes und gut zu bedienendes System geschaffen, das Bundes- und Landesverwaltungen, Kommunen, Hochschulen, Kirchen und Non-Profit-Organisationen passgenau unterstützt.

Aktuelle Kundenreferenzen beweisen die Leistungsfähigkeit der MACH ERP-Lösung:

Haushaltsplanaufstellung in Thüringen

Enterprise Resource Planning bei Hochschulen

Sachsen modernisiert Hochschul-IT

Berlin: Einführung der HKR-Software

Wenn Sie diesen Ansatz smart und lobenswert finden, dann geben Sie uns Ihre Stimme beim eGovernment Reader‘s Choice Award in der Kategorie Finanzmanagement.

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