Verwaltungen haben die elektronische Akte flächendeckend eingeführt. Dokumente liegen digital vor, Fristen sind hinterlegt und Zuständigkeiten klar geregelt. Trotzdem verbringen Mitarbeitende einen Großteil ihrer Zeit damit, Informationen zusammenzutragen, Zusammenhänge herzustellen und Vorgänge fachlich vorzubereiten.

Das Whitepaper „Von der elektronischen zur intelligenten Akte" zeigt, wie künstliche Intelligenz in der Fabasoft eGov-Suite direkt im laufenden Verfahren wirkt. Die KI greift auf Metadaten, Bearbeitungshistorien und Prozesslogik zu und bereitet Informationen so auf, dass Bedienstete unmittelbar in die fachliche Bewertung einsteigen.

Das erwartet Sie im Whitepaper:

• Relevante Dokumente liegen übersichtlich aufbereitet vor, offene Punkte werden gezielt hervorgehoben.
• Das System prüft Fristen automatisch und weist frühzeitig auf Handlungsbedarf hin.
• Nach dem Prinzip „Human in the Loop" übernimmt die KI Vorbereitung und Prüfung. Die fachliche Entscheidung bleibt beim Personal.
• Fünf Praxisbeispiele zeigen den Einsatz in der Bundesverwaltung, etwa beim Posteingang, in Zuwendungsverfahren und bei der Qualitätssicherung ausgehender Dokumente.
• Die E-Akte Bund läuft seit 2025 produktiv. Über 200 Behörden arbeiten bereits mit der Fabasoft eGov-Suite.

Das Whitepaper liefert konkrete Ansatzpunkte für den Einstieg in den KI-gestützten Aktenbetrieb und zeigt, wie sich einzelne Anwendungsfälle systematisch auf weitere Verfahren übertragen lassen.