Soltau macht den nächsten Schritt zur papierlosen Verwaltung Vom DMS zum ECM

Soltau gilt als attraktiver Logistikstandort für die Wirtschaft sowie beliebter Urlaubsort mitten in der Lüneburger Heide mit Norddeutschlands größtem Freizeitpark. Inzwischen hat sich die niedersäch­sische Mittelstadt mit ihren rund 22.000 Einwohnern auch einen Ruf als Digitalisierungspionier im Bereich der Öffentlichen Verwaltung erarbeitet.

So gehörte die Stadtverwaltung Soltau schon vor zwanzig Jahren zu den ersten kommunalen Behörden, die ihren Dokumentenbestand flächendeckend elektronisch archivierten. In einer Zeit, als die Akzeptanz von E-Government-Technologien im öffentlichen Dienst noch überschaubar war, arbeiteten die Beschäftigten im Soltauer Rathaus schon mit einem elektronischen Aktenplan und einer zentralen Adressverwaltung.

Im Mai 2017 folgte der nächste Schritt: Akteninhalte und vieles weitere mehr sollten in ein neues System überführt werden. Mit ­enaio^® von OPTIMAL SYSTEMS wurde die passende ECM-Lösung dafür gefunden. Mails können nun archiviert, Windows-Dateien jeglicher Art abgelegt und Inhalte der Fachanwendungen vorgangsbezogen und papierlos für alle 130 Arbeitsplätze gespeichert und bereitgestellt werden. Ein individuelles Trainingsprogramm erleichterte Administratoren und Anwendern den Einstieg und schaffte so in kürzester Zeit breite Zustimmung bei der Belegschaft. Neben den internen Prozessen – wie das Scannen und Verteilen der Eingangspost und der kompletten Rechnungsbearbeitung – werden demnächst auch die externen Prozesse angepasst: Die Ausgangspost wird digital zur sicheren Weiterverarbeitung versandt und medienbruchfreie Dienstleistungen für Kunden werden endlich Wirklichkeit.

Heute sind angefragte Dokumente und Inhalte im eigenen Rechenzentrum sofort aus einem Datenbestand von etwa 4,8 Millionen Vorgängen in rund 14.800 Aktenzeichen verfügbar. Die Verwaltung sei wie ausgewechselt, meint Thomas Körtge, Leiter für Zentrale Dienste bei der Stadt Soltau: „Das ist wirklich wie bei Google: Volltextsuche eingeben, Trefferleiste filtern, fertig. Solche Prozesse ermöglichen es einer Verwaltung überhaupt erst, die vielen Informationen auch in der Zukunft bereitzustellen und zu verarbeiten.“

Der nächste Meilenstein hin zu ­einer vollumfänglichen Digitali­sierung der Verwaltung ist ein ­zentrales Portal für die beabsichtigte Zusammenführung von Akten­inhalten und Datenbank­inhalten. Damit ist Soltau auf dem besten Wege, die digitale Spitzenposition auch in Zukunft erfolgreich zu verteidigen.

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* Der Autor: Daniel Maddison, Vertriebsbeauftragter/Vertrieb, OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover

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