Best Practice Virtuelles Bauamt in Brandenburg

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Eine landesweit einheitliche Lösung für das Virtuelle Bauamt erleichtert den 20 Kommunen in Brandenburg den Umstieg auf einen vollständig digitalen Prozess. Die kommunalen Bauaufsichtsbehörden profitieren von Synergien und Best Practices sowie Kostenteilung und hoher Sicherheit.

„Von der Antragsstellung bis zum Bescheid, alles online und unkompliziert“ – so lautete der Leitspruch für die Umsetzung des Virtuellen Bauamts als einheitliche, digitale Lösung für die vierzehn Landkreise sowie die vier kreisfreien und zwei kreisangehörigen Städten im Land Brandenburg. Alle Bauanträge sollten bequem digital gestellt und sämtliche Schritte bis zum Bescheid online abgewickelt werden können. Außerdem war eine Ablösung der bisherigen Papieranträge durch eine digitale Beteiligung der relevanten Stellen gewünscht.

Für die Projektumsetzung bedurfte es des Zusammenspiels vieler Akteure: Die Fachlichkeit wurde vom Landkreistag Brandenburg, den jeweiligen Landkreisen sowie dem Ministerium für Infrastruktur und Landesplanung (MIL) abgebildet. Die Projektsteuerung lag beim Pilot-Landkreis Oberspreewald-Lausitz und dem Kommunalen Anwendungszentrum (Kaz) des Brandenburgischen IT-Dienstleisters (ZIT-BB), die gemeinsam mit dem Anbieter der Lösung Virtuelles Bauamt (VBA), cit GmbH, und dem Fachverfahrenshersteller Prosoz auch die technische Basis bereitstellten. Die Datenschutzbeauftragten vom Land und den jeweiligen Kommunen brachten darüber hinaus die notwendigen datenschutzrelevanten Anforderungen ein und das Ministerium des Innern und für Kommunales (MIK) stellte gemeinsam mit dem MIL Fördermittel bereit.

Projektphasen

In der ersten Ausbaustufe des Virtuellen Bauamts in Brandenburg wurden die Antragstellung und Baugenehmigung digitalisiert. Alle Beteiligten registrieren sich dafür zunächst in einem einheitlichen Prozess. Je Bauaufsicht steht ein virtueller Projektraum bereit, in dem die Bauherren und Entwurfsverfasser ihre Anträge stellen. Unterlagen können darüber nachgefordert und nachgereicht werden und auch die Erteilung der Baugenehmigung inklusive des Gebührenbescheides wird auf diesem Weg kommuniziert. Dabei arbeiten die Sachbearbeiterinnen und -bearbeiter in den unteren Bauaufsichtsbehörden direkt aus ihrem gewohnten Fachverfahren heraus.

Auch die in der zweiten Projektphase umgesetzte digitale Beteiligung der Träger öffentlicher Belange wird direkt im Fachverfahren ausgelöst. Die betreffenden Stellen können sich – nach zentraler Registrierung – an der VBA-Lösung anmelden und die Anfragen bearbeiten. Der Austausch zwischen den Systemen erfolgt über xBau-Nachrichten und XTA.

Seit rund einem Jahr ist die Lösung nun bei aktuell sieben Kommunen im Einsatz, regelmäßig werden weitere Bauaufsichtsbehörden live geschaltet – zuletzt startete am 14. Juli die Landeshauptstadt Potsdam mit der digitalen Abwicklung von Baugenehmigungsverfahren.

Zuständigkeit, Rückhalt, fester Wille

Der Schlüssel zum Erfolg eines derart komplexen Vorhabens lag in der klaren Aufteilung der Verantwortlichkeiten, dem dauerhaften politischen Rückhalt über alle Ebenen hinweg und dem festen Willen, gemeinsam eine bürgernahe und effiziente Lösung zu schaffen.

„Gemeinsam“ war und ist dabei ein Schlüsselwort für das gesamte Projekt: Gemeinsam wurde für den Datenschutz der Schutzbedarf festgestellt und entsprechende Regelungen verfasst. Auf der gemeinsamen Plattform erhält jede Bauaufsicht einen eigenen Mandaten, für den sie verantwortlich ist. Auch die Priorisierung der Weiterentwicklung wird gemeinsam vorgenommen und eine koordinierende Stelle beim LK Oberspreewald-Lausitz organisiert die notwendigen Abstimmungen.

So wurde die Vision „Von der Antragstellung bis zum Bescheid, alles online und unkompliziert“ erfolgreich umgesetzt und eine dank Standards und gemeinsamer Plattform zukunftsfähige Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens landesweit für Brandenburg etabliert. Mit dem VBA Brandenburg haben Antragssteller und beteiligte Stellen einen zentralen und einheitlichen Zugang zu den Bauaufsichtsbehörden in Brandenburg – auch wenn die Bauvorhaben in unterschiedlichen Regionen liegen. Alle relevanten Parteien im Genehmigungsprozess können digital eingebunden werden, was das Verfahren beschleunigt und einen durchgängigen Prozess ohne Medienbrüche ermöglicht. Die enge Kopplung von VBA mit dem Fachverfahren sorgt für reibungslose interne Abläufe.

Ohne Frage von Vorteil war, dass alle Bauaufsichtsbehörden das gleiche Fachverfahren – ProBAUG von Prosoz – nutzen, wenn auch in unterschiedlichen Versionen und Einstellungen. Auch für die der VBA-Lösung zugrundeliegende Low-Code-Plattform cit intelliForm bestand aus zahlreichen anderen eGovernment-Projekten in Brandenburg beim ZIT-BB bereits umfassendes Know-how. Der xBau-Standard erwies sich in der Umsetzung immer wieder als gelungener Wegweiser für die Strukturierung der Kommunikation zwischen den einzelnen Komponenten. Allerdings betrat das Projektteam nach eigener Einschätzung in der xBau-Kommunikation über die Antragsstellung hinaus vielerorts Neuland. Das spiegelt sich auch in der kontinuierlichen Weiterentwicklung des xBau-Standards wider, der mit einer Ausweitung der Möglichkeiten einhergeht.

„Kein einmaliges Projekt“

„Das VBA ist kein einmaliges Projekt, sondern bleibt eine Daueraufgabe. Um alle Beteiligten abzuholen und erfolgreich in das Projekt zu integrieren, war nicht der zentrale große Wurf das Erfolgsrezept, sondern der Weg der kleinen Schritte“, umschreibt Christian Welzel, beim ZIT-BB technisch verantwortlich für das Vorhaben, den langfristigen Charakter der Digitalisierung des Baugenehmigungsverfahrens. Die Vielzahl der Akteure sorgt für einen stetigen Zuwachs an Anforderungen. Insbesondere die Beteiligung bundesweit agierender Behörden hatte sich als aufgrund mangelnder Standardisierung als schwierig erwiesen. Auch der rechtliche Rahmen – beispielsweise bei der Schriftformerfordernis – sei für die Digitalisierung anzupassen gewesen.

Der Mut und der Wille aller Akteure zu einem gemeinsamen, einheitlichen Ansatz und der Einsatz breit etablierter, moderner Technologien machen das VBA in Brandenburg zu einem Projekt mit Vorbildcharakter für die Digitalisierung der Verwaltung in Deutschland. Hier wurde ohne Kleinstaaterei und ohne das Rad zum x-ten Mal neu zu erfinden, eine zukunftsfähige Lösung geschaffen, von denen Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und die Kommunen profitieren.

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