Behörden als Unternehmen Verwaltungsmodernisierung von unten nach oben

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Was wäre, wenn wir jede Behörde als eigenständiges, kleines Unternehmen betrachten und sich die öffentlichen Verwaltungsorgane mit digitalen IT-Werkzeugen im Rahmen einer Bottom-Up-Planung von unten nach oben modernisieren? Das bewahrt ihre Handlungsfähigkeit und steigert die Effizienz in Krisenzeiten. Einheitliche IT-Standards und bundesweite Sicherheitsanforderungen lassen sich durch Integration an eine zentrale Digitalisierungsplattform realisieren.

In Krisenzeiten wie derzeit ist es wichtiger denn je, eng zusammenzuarbeiten. Dazu gehört auch der effiziente Austausch von Daten und Informationen. Der öffentliche Sektor in Deutschland ist jedoch in weiten Teilen weiter desintegriert. Kommunen, Landkreise, öffentliche Institutionen und das Gesundheitswesen setzen landesübergreifend unterschiedliche, teils autarke IT-Systeme und Datenbanken ein. Sie arbeiten autonom und getrennt voneinander. Neue Datensilos entstehen und wachsen. Die fehlende Datenintegration und unzureichende Digitalisierungsprozesse verhindern effizientes Handeln, aussagekräftige Daten und eine gegenseitige Unterstützung im plötzlich auftretenden Krisenfall wie der Corona-Pandemie.

Datensilos in Landkreisen und Städten

Rund 294 Landkreise oder Regierungsbezirke und 107 kreisfreie Städte/Stadtbezirke gibt es laut Statistischem Bundesamt aktuell in Deutschland. Sie verantworten und organisieren die öffentliche Grundversorgung mit vielfältigen Dienstleistungen für ihre Bewohner, darunter die Schulverwaltung, das Verkehrswesen, Gesundheits- und Sozialdienste. Dabei entstehen enorme Datenmengen, die im optimalen Fall nahtlos fließen und ausgetauscht werden müssen – sowohl innerhalb verschiedener Abteilungen als auch im externen Austausch mit anderen Kommunen sowie Ressorts, Landes- und Bundesbehörden.

Zentrale Datenintegration und Analysen fehlen

In der Praxis erfolgt der Datenaustausch vielerorts noch immer manuell und zeitaufwändig: mit Fax, eMails und Batch-Exporten. Es fehlt ein integriertes System und ein Datenanalysezentrum, mit dem kritische Daten schnell und lückenlos weiterverarbeitet und ausgewertet werden können. Autarke Insellösungen und manuelle Arbeitsschritte führen zu Ineffizienz, Rückständen und Verbindungsabbrüchen. Das beeinträchtigt Statistiken und angebotene Dienstleistungen für Menschen. Die jüngste Covid-19-Krise hat die fehlende Datenintegration und die dringend notwendigen Digitalisierungsprozesse schonungslos offengelegt. Das spiegelt sich unter anderem in den aktuellen Schwierigkeiten wider, die nationalen Impf- und Testmaßnahmen in einem Land mit einer großen Bevölkerung effizient zu verwalten. IT-Integration – einst Domäne der Entwickler und Administratoren – wird zu einem breiten Diskussionsthema. Fachbegriffe wie „API-Schnittstellen“ und „Big Data“ werden auf breiter Ebene salonfähig. Bundesweit einheitliche Systeme, möglichst kurze Bearbeitungszeiten in den Behörden vor Ort, eine medienbruchfreie und schnelle Kommunikation sowie eine wirtschaftliche Arbeitsweise der MitarbeiterInnen sind das Ziel. Ein hochkomplexes und kostenintensives Mammutprojekt, das einen sehr langen Umsetzungszeitraum erfordert.

Behörden agieren wie kleine Unternehmen

Ist das nicht ein guter Zeitpunkt, über einen alternativen, schnell realisierbaren und effizienten IT-Ansatz wie eine Bottom-Up-Planung bei der lokalen IT-Strategie nachzudenken? Diese ermöglicht Landkreisen und Städten eine schnelle Modernisierung ihrer Verwaltungsprozesse. Auf kommunaler Organisationsebene werden dabei zunächst relativ enge Ziele und der benötigte IT-Bedarf festgelegt. Die Verwaltungsorgane können sich auf regionale und spezifische Dienstleistungen konzentrieren. Die dafür notwendigen IT-Systeme beruhen auf einer Standort- und Ist-Analyse sowie auf weiteren Informationen wie lokalen Strukturen, abteilungsspezifischen Kosten, Personalkapazitäten, Dienstposten- und Stellenverwaltung (PVS), Haushaltsbewirtschaftung, Kosten- und Leistungsrechnung, Liegenschaftsverwaltung, der Beschaffung in der Materialwirtschaft sowie auf Erfahrungswerten und Einschätzungen der Verantwortlichen. Jeder Landkreis und Stadtbezirk kann seine bevorzugten, schnell umsetzbaren digitalen Systeme und Anwendungen implementieren. Aufgrund der dezentralen Vorgehensweise erfolgt die Planung direkt von den lokalen Angestellten und Verantwortlichen. Die vorhandenen Berufserfahrungen gestalten die Planung praxisnah und realistisch. Und die aktive Einbindung kann Motivation, Akzeptanz und den digitalen Mindset in einer Verwaltung spürbar steigern.

Offene Digitalisierungsplattform als Datendrehscheibe

Über eine unabhängige Digitalisierungsplattform lassen sich alle eingesetzten, heterogenen ERP-Softwarelösungen, Finanz- und Personalsysteme, Dokumentenmanagement- und Dokumentenverwaltungssysteme, Netzwerk-Management-Software, Anwendungen zur IT- und Datensicherheit sowie weitere spezielle Lösungen für die öffentliche Verwaltung, Behörden und Kommunen zentral integrieren. Unabhängig davon, in welcher Region sie eingesetzt werden. Aus den einzelnen Silos werden Daten behördenübergreifend synchronisiert, datenschutzkonform verarbeitet und weitergeleitet: ohne kritische Datenlücken oder manuellen Aufwand.

Der Einsatz bedarfsgerechter IT-Lösungen vor Ort und das Zusammenführen auf einer unabhängigen, zentralen Digitalisierungsplattform versetzt Kommunen und Landkreise in die Lage, im Krisenfall schnell zu handeln und ihre Mitbürger sowie Landes- und Bundesbehörden effizient zu unterstützen. Die landes- und bundesweit festgelegten Ziele, IT-Standards und Strategien werden dabei datenschutzkonform in vollem Umfang berücksichtigt.

*Der Autor, Markus Bleichner, ist Director of Marketing Europe bei Magic Software Enterprises (Deutschland) GmbH.

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