Consulting Verwaltungsberatung und die Nutzung von KI

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Detecon International GmbH

The Boston Consulting Group GmbH

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mgm technology partners GmbH

Die digitale Transformation in Verwaltungsdienstleistungen erfordert Prozessoptimierung innerhalb rechtlicher, technischer und fachlicher Rahmenbedingungen. Um den Herausforderungen der Modernisierung zu begegnen, könnte die Expertise von IT-Consultants der Hebel für die Digitalisierung sein. Das und wie sich KI auf die Arbeitsleistung von Consultants auswirkt, zeigen nun aktuelle Studien.

Die Digitalisierung treibt Transformationsprozesse im öffentlichen Sektor voran, die teilweise zu ­hohen Erwartungen an die Handlungs­fähigkeit von Verwaltungen in Deutschland führen. Consulting kann helfen, diese Digitalisierungsziele zu verwirklichen: Die genauen Dienstleistungen und Angebote variieren je nach Beratungs­unternehmen. Auch ist Consulting immer eine Projekt­arbeit, sodass es eher selten zu identischen Aufgaben mit ähnlichen Ergebnissen kommt. Das kann von Vorteil sein: Beratungsdienstleister passen sich den spezifischen Anforderungen der Verwaltung oder der Kommune an. Durch die Zusammenführung ihres Fachwissens, ihrer Erfahrung und Ressourcen tragen sie zu einer Steigerung der Leistung und Effektivität bei, um komplexe Probleme anzugehen und innovative Lösungsansätze zu entwickeln.

Detecon-Studie

Warum die Digitalisierung im Public Sector stockt – zwei Blickwinkel

Detecon – ein deutscher Beratungsdienstleister im Bereich ­Management und Technologie – hat 2023 eine Studie über die ­Erfolgsfaktoren zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ­veröffentlicht und dabei die Zusammenarbeit mit externen ­(IT-) Dienstleistern analysiert. ­

Dafür wurden im vergangenen Jahr 100 Personen aus der öffentlichen Verwaltung als verantwortliche IT-Entscheider und 33 Personen in leitender Funktion von Verwaltungsdienstleistungsunternehmen in der IT mittels telefonischer Befragung interviewt. Aus der öffentlichen Verwaltung kamen 4 Prozent aus der Bundes-, 22 Prozent aus der Landes- und 7 Prozent aus der kommunalen Ebene.

Verwaltung & Consultants

Gemäß der Erhebung kooperieren 92 Prozent der befragten öffentlichen Verwaltungen mit IT-Beratern aus dem öffentlichen Sektor. Das sind vor allem die modernen und fortschrittlicheren Verwaltungen. Mehr als die Hälfte von ihnen arbeitet zusätzlich mit privaten ­IT-Dienstleistern zusammen. Allerdings sehen 42 Prozent der befragten öffentlichen Verwaltungen die mühsame und langwierige Prozedur bis zur Auftragsvergabe als Herausforderung an und diese Einschätzung teilen sogar noch mehr IT-Consultants: 55 Prozent empfinden die Verfahren auf Seiten der Auftraggeber als zu komplex und langatmig. Während nur 13 Prozent der öffentlichen Verwaltung denken, dass ihnen die nötige Kompetenz fehlt, um entsprechende Vergabeprozesse aufzusetzen, sind es mehr als ein ­Drittel im IT-Beratungssektor. Fest steht aber, dass ausreichend Kapazitäten vorhanden sein müssen, um sich mit den Verfahren bei der Digitalisierung auseinanderzusetzen, sie anzustoßen und zu begleiten. Bezüglich der Bedenken bei der Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern, wurden folgende Bewertungskriterien an die Verwaltungen gestellt, die aufzeigen, wie zufrieden Verwaltungen mit ihren Consultants sind:

• Gesamtzufriedenheit: 56 %

• Arbeitsqualität: 62 %

• Umsetzungstempo: 43 %

• Preis-Leistungs-Verhältnis: 43 %

Die Unzufriedenheit mit IT-Dienstleistern lässt sich auf verschiedene Faktoren zurückführen. Detecon nennt in der Studie folgende­ Gründe:

• Unzureichende Kommunikation,

• träge Reaktionszeiten und

• mangelnde Flexibilität bei der Leistungserbringung.

Um dieses Problem anzugehen, könnten IT-Berater mehr Transparenz zeigen, beispielsweise durch die Bereitstellung von Informationen über Dienstleistungen, Prozesse, Zeitpläne und Preismodelle. Des Weiteren können ­effiziente Eskalationsstrukturen und klare Service-Level-Vereinbarungen dazu beitragen, Anfragen zeitnah zu bearbeiten und Probleme schnell zu lösen. Flexibilität ist wichtig, um auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden einzugehen. Die Bündelung von Beratungsleistungen kann zur Kosteneinsparung beitragen. Die Kosten lassen sich auch minimieren, indem die Unterstützung der Bedarfsträger in allen Projektphasen von Anfang an eingeplant wird, was letztlich auch die Umsetzungsgeschwindigkeit verbessert.

Wie Consultants KI nutzen

Jedes sechste Unternehmen plant den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI), heißt es in einer Studie des Bitkom von 2023. „Die aktuellen Entwicklungen in der Künstlichen Intelligenz ermöglichen es uns, erstmals direkt mit der KI zu interagieren und schaffen völlig neue Einsatzbereiche quer durch alle Branchen“, sagt Bitkom-Präsident Achim Berg. Die meisten Befragten setzen derzeit auf vorgefertigte Lösungen in der Nutzung von generativer KI: Dazu gehören Produktivitätsanwendungen, Unternehmensplattformen, generative KI-Standard­anwendungen und öffentlich zugängliche große Sprachmodelle (LLMs) wie ChatGPT. Weniger Befragte gaben an, differenziertere generative KI-Lösungen zu verwenden, wie z. B. branchenspezifische Softwareanwendungen, private LLMs und/oder maßgeschneiderte Open-Source-LLMs für das Unternehmen.

Generative KI

Chancen, Möglichkeiten und Risiken von KI

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