Mit Digital-Konzept und Digital-Kompetenz So gelingt die Transformation zur Verwaltung 4.0

Wie kommen Öffentliche Verwaltungen auf den digitalen Weg? Wie können sie das große Spannungsfeld zwischen budgetärem Notstand, Einsparungen und erforderlichen Investitionen in die eigene Zukunftsfähigkeit bewerkstelligen? Und welche Beiträge kann und muss die Verwaltung leisten, um die Mitarbeiter mit auf diesen Weg zu nehmen? Kurzum: Wie schafft der öffentliche Sektor die Reise hin zur Verwaltung 4.0 und Arbeit 4.0? Wer dem digitalen Wandel offen gegenübertritt und sich den neuen Entwicklungen öffnet, kann auch die Chancen der Digitalisierung erkennen und im nächsten Schritt die Potenziale nutzen.

Im Interview berichtet Frank Schöneberg, Head of Public Sector Sales Germany bei CHG-MERIDIAN, aus seiner langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern. Er zeigt auf, wie diese mit entsprechenden zukunftsfähigen IT-Lösungen und Konzepten den Herausforderungen der Zeit begegnen können und welche Schritte nötig sind, um auf den digitalen Weg zu gelangen.

Frank Schöneberg, Head of Public Sector Sales Germany bei CHG-MERIDIAN, ermutigt Öffentliche Verwaltungen die Potenziale der Digitalisierung auszuschöpfen

Weiterentwicklung von eGovernment und Maßnahmen der Digitalisierung sind weiterhin zentrale Themen im öffentlichen Sektor. Der Deutsche Städte- und Gemeindebund hat in einer aktuellen Umfrage aus diesem Jahr festgestellt, dass rund 90 Prozent der Kommunen die Chancen der Digitalisierung erkennen. Gleichzeitig haben ebenfalls 90 Prozent der Befragten derzeit aber noch keine Strategie für den erforderlichen Umstrukturierungsprozess. Wie helfen Sie Ihren Kunden auf den digitalen Weg zu kommen?

Schöneberg: Mit unserem ganzheitlichen Ansatz beleuchten wir die aktuelle, individuelle Situation unserer Kunden und zwar technisch, prozessual und kaufmännisch. Wir analysieren die gesamte IT-Infrastruktur, die Prozesse und Abläufe sowie den technologischen Lebenszyklus. Somit optimieren wir die IT-Infrastruktur und reduzieren obsolete Technologien. Das führt zur Verschlankung von Prozessen und zur Steigerung der effizienten Ressourcennutzung.

Die Folgen sind automatisierte, schnellere Workflows, eine höhere Produktivität und Kosteneinsparungen. Auf diese Weise können Freiräume für Investitionen geschaffen werden. Ebenso setzen wir effiziente Technologien und IT-Lösungen passend zur bestehenden Infrastruktur ein – dadurch können unsere Kunden im öffentlichen Sektor Fahrt aufnehmen in Richtung Modernisierung und digitaler Transformation. Wichtige Faktoren sind bei uns die individuellen, flexiblen Nutzungsmodelle sowie transparente Controlling-Möglichkeiten. So gehen wir auf den individuellen Bedarf an neuen Arbeitsplatzsystemen, Druckern, Notebooks, Smartphones oder Tablets ein und ermöglichen gleichzeitig Transparenz über alle Kosten und verbrauchsabhängigen Daten. Bei den alten, aussortierten Geräten übernehmen wir zudem die gesamte Abwicklung von der Abholung vor Ort bis zur zertifizierten, DSGVO-konformen Datenlöschung in unserem eigenen Technologiezentrum.

Wer mit einer Strategie wie dieser an die digitale Transformation rangeht, der kann die Digitalisierung nicht nur als Chance begreifen, sondern diese auch nutzen. Zudem können so auch die Gegensätze zwischen Stadt und Land abgebaut werden. Gerade für ländliche Regionen ist die Modernisierungschance eine echte Zukunftsperspektive. Digitale Lösungen können dazu beitragen Städte wie auch ländliche Regionen attraktiver zu machen, Potenziale zu stärken und die Lebens- und Standortqualität deutlich zu erhöhen. Diese These stammt von Willi Kaczorowski und Gerald Swarat aus deren aktuellem Buch „Smartes Land – von der Smart City zur Digitalen Region“ und ich kann mich dem nur anschließen und die Verwaltungen dazu ermutigen, die Reise in Richtung digitale Transformation anzutreten und die in ihr liegenden Potenziale auszuschöpfen.

Budgetärer Notstand, Einsparungen und Transparenzdruck beschreiben den Alltag vieler Akteure im öffentlichen Bereich. Zugleich soll in den digitalen Wandel investiert werden. Wie kann das funktionieren? Wie kann CHG-MERIDIAN hier unterstützen?

Schöneberg: Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass wir im öffentlichen Bereich eine besondere Herausforderung haben, ganzheitliche IT-Nutzungskonzepte zu entwickeln, die zum einen standardisiert und transparent und zum anderen aber auch flexibel, selbstbestimmt und auf die individuellen Bedürfnisse angepasst sein müssen. Das fängt bei den individuellen Finanzierungskonzepten für Technologie-Investitionen an, damit öffentliche Auftraggeber den politischen und rechtlichen Vorgaben nachkommen. Es geht bis zur Umsetzung des eGovernment-Gesetzes weiter und endet bei der TÜV-zertifizierten Datenlöschung auf allen Geräten. Dem Transparenzdruck können wir mit unserem online-basierten Technologie- und Service-Management-Tool namens TESMA^® begegnen.

TESMA^® bündelt alle kaufmännischen und technischen Geschäftsinformationen und stellt sie den unterschiedlichsten Abteilungen in Echtzeit zur Verfügung. Das sorgt für Entlastung auf allen Ebenen und bringt die gewünschte Transparenz in die Abläufe. Mittlerweile hat TESMA^® mehr als 15.000 Nutzer und seit unserer Firmengründung in 1979 haben wir bereits diverse Projekte im Bereich öffentliche Auftraggeber erfolgreich gemeistert – wir kennen den Markt, die politischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie die Bund-, Länder- und kommunal spezifischen Besonderheiten und wir sind mit den Entwicklungen und Anforderungen der Zeit mitgewachsen.

Was ist Ihnen denn in Ihrer langjährigen Erfahrung in der Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern an gemeinsamen Themen und Herausforderungen aufgefallen? Und welche Faktoren sind allen Nutzungskonzepten gemein, die Sie etabliert haben?

Schöneberg: Der zentrale Punkt ist, Digitalisierung als Chance zu begreifen und den Veränderungsprozess positiv zu sehen – eben als Möglichkeit zur Verwaltungsmodernisierung und als Investition in die eigene Zukunftsfähigkeit. Das Mindset aller Beteiligten sollte darauf ausgerichtet sein. Der digitale Wandel ist auch ein Kulturwandel, er erfordert strategisches Veränderungsdenken und -management sowie die Bereitschaft, nicht mehr in Silos zu denken, sondern vernetzt zu agieren. Die digitale geht mit der organisatorischen Transformation einher.

Durch die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen entsteht eine effizientere Leistungsfähigkeit. eGovernment sollte ganzheitlich angegangen werden, das heißt nach außen und nach innen ausgerichtet. Nur so können alle Prozesse optimiert sowie elektronisch und rechtssicher abgewickelt werden. Zudem ist es wichtig, die digitale Transformation als Prozess zu verstehen, dessen Endziel offen ist. Flexibilität und feste strategische Leitlinien sind gleichermaßen gefragt und im Fokus steht der Nutzen für die Bürger, Unternehmen und für die Gesellschaft. Ausgehend davon ist es wichtig, eine sorgfältige Bestandsaufnahme der eigenen IT-Infrastruktur zu machen, Ziele festzustecken sowie technologische Megatrends zu beleuchten und die für den eigenen Bedarf passenden einzurichten.

Das Infrastrukturkonzept sollte dabei langfristig angelegt werden und zwar so, dass es dem raschen technologischen Wandel mit genügend Flexibilität begegnen und auf ihn eingehen kann. Natürlich spielt auch das Thema Datenschutz eine sehr große Rolle und die Bedenken, die mit diesem Thema einhergehen. Übersetzt heißt dies: Die Nutzungszeiträume der eingesetzten Geräte sind aufgrund des schneller werdenden technologischen Wandels deutlich kürzer in einem langfristig ausgelegten Konzept. Wir von CHG-MERIDIAN kennen diese Herausforderung sowie die rechtlichen Rahmenbedingungen und Besonderheiten im öffentlichen Bereich, daher können wir auch ganzheitlich unterstützen.

Die Digitalisierung hat Auswirkungen auf jeden einzelnen Mitarbeiter. Welchen Beitrag kann die Verwaltung leisten, um den Mitarbeiter mit auf die Reise zu nehmen?

Schöneberg: Fakt ist, der digitale Wandel gelingt nicht nur durch technisch moderne Infrastrukturen, er braucht vor allem auch digital geschultes Personal, ein zukunftsorientiertes Führungsmanagement und eben die Offenheit gegenüber neuen Entwicklungen. Die Verwaltung der Zukunft geht diese Themen an. Eine moderne Arbeitsplatzgestaltung sowie die entsprechende Förderung der Digitalkompetenz der gesamten Belegschaft sind von großer Wichtigkeit, um alle Mitarbeiter an Bord zu nehmen und zu halten. Hier können wir mit unserer sogenannten Employer Benefit Solution einen Beitrag leisten – die Mitarbeiter erhalten hochwertige Kommunikationsgeräte steuerbegünstigt unter Berücksichtigung von § 3 Nr. 45 EstG zur privaten Nutzung.

Dies ist ein Vorteil, den der Öffentliche Dienst als Arbeitgeber seinen Mitarbeitern anbieten kann, was die Attraktivität als Arbeitgeber steigert. Zum anderen wird dadurch auch die Digitalkompetenz des Personals gestärkt. Ein weiterer Punkt: Viele Verwaltungsmitarbeiter stehen vor der Rente, gleichzeitig mangelt es an Nachwuchs. Die Digitalisierung kann auch in diesem Punkt eine große Chance sein: Engpässe können durch effiziente Nutzungskonzepte teilweise aufgefangen und Prozesse können ressourcenschonender gestaltet werden.

Ein moderner Arbeitsplatz mit intelligenten IT-Lösungen ist zudem attraktiv für den Nachwuchs. Konzepte zur Etablierung einer sich mitentwickelnden Digitalkompetenz und zur Qualifizierung der Belegschaft für den digitalen Wandel, Visionen und Perspektiven für die Arbeit 4.0 sowie eine Strategie zur schrittweisen digitalen Transformation sind die Stellschrauben für die Zukunftsfähigkeit des öffentlichen Sektors.

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