Best Practice Sicheres Cloud-Office für Schweizer Hochschulen

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Hohe Datenschutzhürden und rechtliche Regularien erschwerten die Einführung einer flächendeckenden Office-Lösung für die Schweizer Hochschulen. Die Stiftung SWITCH, die die akademische IT-Infrastruktur in der Schweiz verwaltet, löste dieses Problem mit einer konsequenten On-Premises-Strategie und dem Einsatz einer Open-Source-Lösung, die sich individuell an die Bedingungen anpassen lässt.

Wissenschaftliche Forschung und Lehre werden umso besser, je grenzenloser sie sind. Egal ob es um den Zugang zu Forschungsergebnissen, die gegenseitige Qualitätssicherung im Rahmen von Peer-Review-Prozessen oder einfach nur um die Abstimmung des nächsten Referates geht: Mehr Kooperation bedeutet mehr Effizienz im akademischen Alltag. Es ist daher etwas paradox, dass Bildungsinstitutionen gerade bei der Bereitstellung von IT-Diensten oft hohen Beschränkungen unterliegen und sie die Möglichkeiten, die privaten Usern wie selbstverständlich zur Verfügung stehen, oft nicht nutzen können.

Dazu gehört insbesondere die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, wie sie Dienste wie Microsoft 365 oder Google seit Jahren bieten. Und weil auch Studierende und Forschende oft den Weg des geringsten Widerstands gehen, greifen sie auch auf solche Lösungen zurück – zum Beispiel durch die Nutzung ihrer privaten Accounts anstatt der „offiziellen“ universitären Dienste.

Das Ergebnis sind zerklüftete Schatten-IT-Landschaften, in denen auch kritische Daten ungeschützt auf öffentlichen Servern herumliegen und die durch die fehlende Interoperabilität der Dienste nur schwer zusammenzuführen und im Sinne bester Forschung optimal genutzt werden können. Das bedeutet im Umkehrschluss: Eine Universität – oder ein Netzwerk von Universitäten – arbeitet umso besser, je nutzerfreundlicher und einheitlicher die eingesetzten Dienste gestaltet sind.

Zentrale Lösung gefordert

Die gemeinnützige Stiftung SWITCH fungiert als zentrale Ansprechpartnerin für die gemeinsamen Digitalisierungsanliegen der Bildungs-, Forschungs- und Innovations-Community in der Schweiz. Sie stellt neben grundlegender IT-Infrastruktur und Beratungen auch diverse Software-Dienste zur Verfügung – alles mit dem Ziel, die Effizienz der jeweiligen Institutionen zu erhöhen und damit unmittelbar die Wettbewerbsfähigkeit des Landes zu steigern. Zu den Kunden gehören neben Einrichtungen aus der Bildungs-, Forschungs- und Innovations- (BFI) Community auch Unternehmen aus der Internetwirtschaft sowie Organisationen, die kritische Infrastrukturen betreiben. Im akademischen Alltag greifen mehr als 300.000 Hochschulangehörige in der Schweiz auf die Leistungen der Stiftung zurück.

Zum Leistungsangebot gehört unter anderem der Cloud-Speicherdienst „SWITCHdrive“. Ähnlich wie bei entsprechenden Angeboten kommerzieller Anbieter können Nutzerdaten in der Cloud gespeichert, synchronisiert, mit anderen Nutzern geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Der wesentliche Unterschied zu anderen gängigen Lösungen: Sämtliche Dateien werden im SWITCH-Rechenzentrum gespeichert und verarbeitet. Dieses ist direkt an das Hochschulnetzwerk angeschlossen und erfüllt besonders hohe Sicherheitsstandards, um überhaupt im Hochschulkontext eingesetzt werden zu können.

Mit Open Source zum Cloud Office

Was dem Cloud-Dienst jedoch noch fehlte, war ein integriertes Cloud-Office. Um gemeinsam über das Internet Dokumente bearbeiten zu können, mussten Nutzer bisher auf Drittanbieter-Lösungen zurückgreifen und waren dadurch nicht selten gezwungen, einen Teil der Dateien auf deren Servern zu lagern. Dies sorgte nicht nur für Bedenken bezüglich der Datensicherheit, sondern erforderte von den Nutzern auch, ständig zwischen verschiedenen Diensten und Lösungen hin- und herzuwechseln. Wer dies nicht wollte, musste bislang auf Desktop-Anwendungen ausweichen, und die lokal bearbeiteten Dateien anschließend wieder in die Cloud übertragen – ein umständlicher und wenig zeitgemäßer Weg, Dateien zu bearbeiten.

Der Anbieter war daher auf der Suche nach einer Office-Lösung, die einerseits nahtlos in den Speicherdienst integriert werden konnte, andererseits aber auch die eigenen hohen Anforderungen an Datensicherheit erfüllen konnte. Fündig wurden sie bei der Open-Source-Lösung ONLYOFFICE. Als quelloffene Office-Suite lässt diese sich flexibel in bereits bestehende Infrastrukturen integrieren und gibt Organisationen beim Hosting freie Hand. Für Urs Schmid, Produkt Manager von SWITCH, war neben der einfachen Handhabung und der starken Performance vor allem die Nähe zum Kunden ausschlaggebend für die Entscheidung für die Lösung.

Entscheidend war außerdem, dass die Office-Lösung vollständig mit den Microsoft-Office-Formaten kompatibel ist. So können Nutzer ohne größere Umstellungen ihre Dateien zeitgleich gemeinsam bearbeiten und miteinander teilen.

Die Integration basiert auf der bereits existierenden ownCloud-Integration , wodurch die Einrichtung der Verbindung zwischen SWITCHdrive sowie der ownCloud-App und dem Server zügig vonstattenging. Der Cloud-Dienst verwendet Docker-Container für die Einbindung der Office-Lösung inklusive sämtlicher Online-Editoren, wodurch die Software einfach und regelmäßig aktualisiert werden kann.

Sowohl Cloud-Lösung als auch die für die Office-Instanz verwendeten Server befinden sich im Rechenzentrum der SWITCH-Stiftung und sind so direkt an das Hochschulnetzwerk angebunden. Somit haben zu keinem Zeitpunkt Dritte Zugriff zu privaten und sensiblen Daten.

Usability sorgt für schnelle Akzeptanz

Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten ist laut dem Feedback der Nutzer mittlerweile das meistgenutzte Feature bei der Arbeit im Online-Office. „Obwohl die gleichzeitige Bearbeitung eines Dokuments einige Vorsichtsmaßnahmen erfordert – Nutzer müssen beispielsweise auf die Nutzung ihrer lokalen Office-Anwendungen verzichten und die Web-Session nach der Bearbeitung schließen, um Änderungen zu speichern – scheinen unsere Kunden diese Stolperfallen überwunden zu haben“, kommentiert Urs Schmid. „Zudem wird die Software immer wieder mit neuen Features versorgt, sodass die Arbeit damit für unsere Nutzer immer noch komfortabler wird.“

Die dabei am häufigsten verwendeten Dateitypen sind die gängigen Office-Formate docx, xlsx und pptx. Laut Schmid ist auch eine deutliche Zunahme beim Anzeigen von PDF-Dateien zu sehen, da es innerhalb der Software möglich ist, einen Link an andere Benutzer zu senden, mit dem PDF-Dateien direkt im Browserfenster geöffnet werden können, ohne einen lokalen PDF-Viewer starten zu müssen.

Zudem erklärt Schmid, dass die Anwender durch die Integration einer eigenen Office-Lösung nicht mehr gezwungen werden, sensible Daten für die gemeinsame Bearbeitung in Rechenzentren außerhalb der Schweiz zu lagern. Selbst Kunden, die mehrere Cloud-Dienste nebeneinander nutzen, erhalten so eine sichere Alternative mit einer mehr als vergleichbaren User Experience gegenüber gängigen kommerziellen Anbietern:

„Es gibt sogar Nutzer, die komplett von Microsoft Office auf ONLYOFFICE umgestiegen sind und nur noch die Desktop-Editoren für die Arbeit mit lokalen Dateien verwenden“, so Schmid.

Und so ist es bei allen Appellen an das Sicherheits- und Datenschutzempfinden der User am Ende doch die einfache Benutzung, die darüber entscheidet, ob sich eine Lösung langfristig durchsetzt – ein Umstand, den die Hersteller von Office-Anwendungen universell berücksichtigen sollten, egal ob ihr Produkt nun Open Source oder proprietär ist.

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