Best Practice: Gemeinde Horw Schweizer Gemeinde setzt auf intelligente Geräteverwaltung

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Digitalisierung in der Gemeindeverwaltung von Horw: Neben einer automatisierten Softwareverteilung, schlanken Bestellprozessen und einem effizienten Ticketing hat sich auch das Onboarding neuer Mitarbeiter verbessert.

Die kleine Gemeinde Horw im Schweizer Kanton Luzern verfügt über rund 200 Endgeräte für etwa 150 User. Hinzu kommen 60 Clients im Alten- und Pflegeheim vor Ort sowie Rechner, die in der Primär- und Oberstufenschule im Einsatz sind: Neben den 180 Lehrkräften gibt es auch für einen großen Teil der Schülerinnen und Schüler einen Computer. Insgesamt kümmert sich die Informatik-Abteilung der Gemeinde um etwa 1.200 Clients. Da nur fünf Mitarbeitende für die Steuerung der gesamten IT zuständig sind, suchte die Gemeinde Horw nach einer Lösung, mit der sich die Clients einheitlich und automatisiert managen und die Prozesse standardisieren sowie dokumentieren lassen.

Umstellung

Im Zuge einer Umstrukturierung der IT-Landschaft hatte die Gemeinde ihre Client-Verwaltung im Jahr 2017 auf eine Lösung von Matrix42 umgestellt, um standardisierte Prozesse zu schaffen. Für die Optimierung der Abläufe am IT-Service-Desk, eine schnellere Ticket-Bearbeitung und das unkomplizierte Einrichten von Arbeitsplätzen kam zunächst die Enterprise-Service-Management-Lösung (ESM) des Anbieters zum Einsatz.

Wenig später erneuerte die Gemeindeverwaltung ihre komplette IT-Infrastruktur und führte, aufbauend auf dem ESM-System, „Matrix42 Empirum“ für das Client Management und die Softwareverteilung ein. Die Abteilung muss Installationen von Betriebssystemen oder Aktualisierungen von Anwendungen nicht mehr manuell an jedem Gerät vornehmen, da solche Aufgaben nun automatisiert ablaufen. Gerade die Schulen nutzen eine Vielzahl verschiedener Geräte, und es finden häufig Nutzermutationen statt. Die neue Lösung unterstützt die Gemeindeverwaltung beispielsweise auch bei Änderungen an Nutzeraccounts – zum Beispiel, wenn neue Berechtigungen für Zugriffe auf Projektdaten benötigt werden.

Ein zentrales Element der Workspace-Management-Lösung ist das Ticketing-System des Service Desks, das alle relevanten Stammdaten und IT-Assets einliest und die Service-Anfragen von Usern aufnimmt. Zusätzlich kommt intern ein Asset-Modul für die Lagerbewirtschaftung zum Einsatz. Dadurch gewinnt die IT-Abteilung einen Überblick über den IT-Lagerbestand und kann ihn effizienter organisieren.

Onboarding

Um neue Kolleginnen und Kollegen in der Gemeindeverwaltung sowie in den Schulen und im Alters- und Pflegeheim schnell und reibungslos ins System aufnehmen zu können, fasste das IT-Team vor der Umstellung alle notwendigen Prozesse und Informationen in Excel zusammen. Dazu zählten neben persönlichen Daten auch Berechtigungen – etwa für bestimmte Mailverteiler – sowie Zusatzleistungen wie Parkkarten. Die Verwaltung wünschte sich ein Modul, das all diese Inhalte in den Benutzer-Accounts zuverlässig und einheitlich abbildet, neuen Usern einen automatisierten und reibungslosen Onboarding-Prozess ermöglicht und damit die IT-Abteilung entlastet.

Nach der Evaluierung gemeinsam mit der IT-Abteilung baute Matrix42 innerhalb von wenigen Tagen drei Masken: für die Gemeindeverwaltung, für die Schulen sowie für das Alters- und Pflegeheim. Ob Passwort, Software, Postfächer oder E-Mail-Signatur: Wenn heute ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin anfängt, ist alles installiert und vorbereitet – vom ersten Passwort bis zur Parkberechtigung. „Mit Matrix42 können wir für einen optimalen Start sorgen, da alles nahezu automatisiert abläuft und rechtzeitig erledigt ist“, sagt Adrian Rakic, stellvertretender Leiter Informatik bei der Gemeinde Horw.

Fazit

Mit der neuen Lösung konnte die Gemeinde Horw die gewünschte Standardisierung ihrer Prozesse und die damit verbundenen Arbeitserleichterungen optimal umsetzen. „Vor der Einführung von Matrix42 hatten wir eine sehr heterogene Verwaltung, viele Vorgänge mussten aufwändig manuell abgearbeitet werden. Diese Zeiten sind vorbei: Wir haben an Prozesssicherheit gewonnen und können unsere personellen Ressourcen besser nutzen. Davon profitieren sowohl die Endanwender als auch das IT-Team“, freut sich Rakic. Der gesamte Workflow habe sich dank der gemeinsam entwickelten, intelligenten Eingabemasken deutlich verbessert. „Die Applikation ist so intuitiv, dass wir sogar selbst Anpassungen daran vornehmen können.“

Aufgrund der guten Erfahrungen sollen die Lösungen sukzessive auch in anderen Bereichen eingeführt werden. Zum Beispiel haben die Bereichsleiterinnen und Bereichsleiter neuerdings innerhalb der Gemeinde Zugriff auf einen Online-Service-Katalog – hier können die Führungskräfte neue Arbeitsplätze und Software bei der IT-Abteilung bestellen. Durch die limitierte Zugangsberechtigung fallen dabei keine aufwändigen Genehmigungsprozesse an.

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