Messerundgang über die DMS Expo Praktische Informationen für den Public Sector

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IT- und eGovernment-Entscheider in Bund, Ländern und Kommunen haben anspruchsvolle Aufgaben. Unter dem Druck eines engen Kostenkorsetts sind sie gefordert, Verwaltungsabläufe effizienter zu gestalten und Unternehmen sowie Bürger mit neuen Angeboten vertraut zu machen. Um dies zu vereinfachen, vermittelt die DMS Expo praktische Informationen.

Die Leitmesse für Enterprise Content Management (ECM) findet vom 8. bis 10. Oktober 2014 statt und führt Anbieter, unabhängige Branchenexperten, Anwender und Entscheider auf der Messe Stuttgart zusammen. An den Ständen der Aussteller können sich IT-Entscheider darüber informieren, wie Lösungen für Dokumenten-, Business-Process- und Output-Management sie unterstützen.

Beispiele für zuverlässige Dokumentenerfassung

Eine Aufgabe im Public Sector ist das Digitalisieren von Dokumenten. Dafür stellt Inotec am Stand 6E32 seinen neuen Farb-Produktionsscanner Scamax 8x1 vor, der ab dem vierten Quartal 2014 ausgeliefert wird. Mit seiner hohen Verarbeitungsgeschwindigkeit von bis zu 300 Blatt pro Minute (600 Images) und Funktionen für einen nahezu unterbrechungsfreien Erfassungs-Workflow ist er für die Digitalisierungsanforderungen im behördlichen Umfeld konzipiert.

Dokumentenmanagement im Vergleich

Klassisches DMS versus SharePoint – welche Unterschiede gibt es?

Am Stand 6D22 können die Besucher bei Kodak Alaris den Kodak ScanMate i1150 in Augenschein nehmen. Dabei handelt es sich um einen Duplex-Scanner, der auf die Ansprüche im Dialog mit dem Bürger zu­geschnitten ist. Ein Beispiel ist die Erkenntnis, dass die Mehrzahl der Scans im direkten Bürgerkontakt maximal zehn Scanvorgänge umfasst. Daher bietet der Scanner einen speziellen Transaktionsmodus, der die Scanleistung für die ersten zehn Blatt um 60 Prozent beschleunigt. Dies entspricht einer Leistung von 40 Blatt pro Minute, während der normale Modus 25 Blatt pro Minute verarbeitet. Dabei können unterschiedliche Dokumente in einem Vorgang erfasst werden.

Eine andere wichtige Aufgabe besteht im sicheren Integrieren von Multifunktionsgeräten in IT-Infrastrukturen. Dafür stellt Genius Bytes Software Solutions am Stand 6C58 Lösungen vor. Mit den Funktionen des Produkts GeniusMFP, wie Pull Printing, Scan2Me, Scan2DMS, Kostenstellenverwaltung und Druckregeln, behalten Kunden ihre Dokumente und Kosten im Griff. Nutzer in der Öffentlichen Verwaltung schaffen mit GeniusMFP den Spagat zwischen Kostendruck auf der einen Seite und Anforderung an die IT-Sicherheit sowie Effizienz auf der anderen Seite. Mit Hilfe der in der Software integrierten Prozess-Engine lassen sich beliebige kundenindividuelle Funktionen und Arbeitsabläufe kostengünstig gestalten und implementieren.

Effiziente Steuerung komplexer Prozesse

Öffentliche Verwaltungen sind aber nicht nur mit physischen Dokumenten konfrontiert, sondern auch mit einer großen Menge an digitalen Dokumenten, zum Beispiel Anträgen, Anfragen, Fragebögen, Formularen und Rechnungen, die per eMail oder über Portale eingehen. Dabei stehen sie vor der Aufgabe, die Bearbeitung dieser Dokumente zielgerichtet und effizient zu steuern – von ihrem Eingang über die Verteilung und Bearbeitung bis hin zur Beantwortung. Mit der Input-Management-Lösung Smart Fix, die Insiders Technologies am Stand 6C38 vorstellt, werden die Dokumente kontextsensitiv Vorgängen zugeordnet, alle relevanten Informationen automatisch ausgelesen und den Bearbeitungsprozessen elektronisch zur Verfügung gestellt. Proaktive automatische Antwortvorschläge unterstützen zudem bei einer schnellstmöglichen und zugleich passgenauen Antwort.

Am Stand 6E26 präsentiert The Quality Group die Product Suite LCM (Lifecycle Management), eine Lösung für die Optimierung und Strukturierung der Prozesse im Vertrags-, Dokumenten-, Risiko- sowie Compliance Management. Das Team stellt sich als erfolgreiches Beratungs- und Softwareunternehmen vor, das seit mehr als 25 Jahren Unternehmen und Öffentlichen Verwaltungen hilft, ihre Verträge zukunftssicher, transparent und bedienerfreundlich zu managen und ihre Effizienz zu steigern. Dabei zeigt es, wie Anwender ihr Vertragsmanagement und ihre Vertragsverwaltung mit LCM nachhaltig sichern.

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