Zwischen Modernisierung und Regularien Passende Cloud-Lösungen für die öffentliche Verwaltung

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Die Cloud eröffnet Privatpersonen und auch Behörden neue Möglichkeiten der Digitalisierung. In der öffentlichen Verwaltung fehlt ihre Implementierung aber oft noch. Der richtige Ansatz für den Weg in die Cloud wird damit zum entscheidenden Wendepunkt.

Die Digitalisierung der Welt schreitet immer weiter voran. Aber auch in den deutschen Behörden? Wie eine Umfrage im Auftrag des Digitalverbands Bitkom zeigt, fordern 90 Prozent der deutschen Bürger von ihrer Stadt- oder Gemeindeverwaltung mehr Nachdruck bei der Digitalisierung. Es besteht also Handlungsbedarf, um eine digitale Verwaltung zu schaffen und Bürgern entsprechende Dienste bieten zu können. Vor allem kommt es auf die richtigen technologischen Voraussetzungen an. Es liegt in der Verantwortung der Behörden, ihre vorhandene IT-Infrastruktur zu überdenken und gegebenenfalls im Sinne einer Modernisierung anzupassen.

In diesem Zusammenhang gewinnt die Migration in die Cloud immer mehr an Bedeutung. Die Cloud birgt ein enormes Potenzial dafür, die Arbeit der IT-Teams in der öffentlichen Verwaltung zu vereinfachen. Behörden müssen bei ihrer Implementierung und Nutzung allerdings einige Regularien beachten. Außerdem stehen Behörden vor der grundsätzlichen Entscheidung, welche Art der Bereitstellung und welches Cloud-Modell sie wählen.

Chance und Herausforderung der Migration in die Cloud

Neben dem Wunsch der Bevölkerung nach Fortschritt zwingt auch der demografische Wandel die öffentliche Verwaltung zu mehr Digitalisierung und Automatisierung. Traditionell werden IT-Systeme aus dem Bereich bei externen Hostern oder in Behörden selbst betrieben. Nun gehen aber nach und nach viele erfahrene Fachkräfte in Rente und zugleich mangelt es an qualifiziertem Nachwuchs. Deshalb gibt es den Trend, verstärkt auf Automatisierung zu setzen – ob beim Management einer IT-Infrastruktur, in einzelnen Anwendungen oder im Rahmen bestimmter Prozesse innerhalb von Behörden. Dabei muss nicht gleich künstliche Intelligenz (KI) zum Einsatz kommen. Zwischen dem Status quo und einer vollständig digitalisierten und KI-gestützten Prozesslandschaft liegen einige Zwischenschritte, die alle Optimierungspotenzial versprechen. An diesem Punkt kommt die Cloud ins Spiel: Sie umfasst eine Reihe von Funktionen, die den Personalaufwand für die IT-Infrastruktur reduzieren und den Automatisierungsgrad erhöhen. So trägt die Cloud gezielt zur digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung bei.

Doch wenn Behörden die Implementierung in Betracht ziehen, erwartet sie ein Balanceakt. Sie möchten auf der einen Seite die Fähigkeiten der Cloud nutzen und von ihnen profitieren. Auf der anderen Seite gelten mit Blick auf Datenschutz und -sicherheit strenge rechtliche Rahmenbedingungen, gerade in der Europäischen Union (EU). In der Wirtschaft vertrauen Unternehmen bereits häufig auf die Public Cloud – von kleinen Start-ups bis zu großen Konzernen. Im Bereich der öffentlichen Verwaltung passt sie in der Form einer weltweit zur Verfügung stehenden Cloud jedoch nicht zu den besonderen Vorgaben und regionalen Compliance-Richtlinien. Das wissen die Cloud-Anbieter und handeln gemäß den Anforderungen.

Mehr Services vor Ort

Bundesweit adressieren regionale Rechenzentrumsbetreiber den Bedarf der Behörden mit jeweils einer lokalen Cloud, die den Regularien an ihrem Standort unterliegt und sie erfüllt. Bei dieser Art der Bereitstellung ist die Skalierbarkeit in der Regel aber geringer als bei anderen Optionen.

Hinzu kommen Hoster aus Deutschland, die eine gewisse IT-Infrastruktur auf Basis von Service Level Agreements (SLAs) vermieten und ihre Verfügbarkeit garantieren. Diese lokale IT-Infrastruktur ermöglicht die Einrichtung einer gesetzeskonformen Cloud. Jedoch fällt der Automatisierungsgrad beim Hosting gering aus. Die IT-Teams von Behörden müssen Aufgaben übernehmen und selbst viel leisten.

Ein moderner Ansatz in Bezug auf die Bereitstellung: Einige regionale Rechenzentrumsbetreiber übernehmen auch Brokerages, Vermittlungsdienste zwischen Cloud-Anbietern und -Nutzern. Hier können Behörden von verschiedenen Anbietern einzelne Services wählen, die ihren Anforderungen und den Regularien gerecht werden. Anschließend integrieren die Rechenzentrumsbetreiber diese Services von Hyperscalern und lokalen Partnern in ein gemeinsames Ökosystem, um die Verwaltung und den Zugriff zu vereinfachen.

Souveränität, Sicherheit, Compliance

Der Public Sector und die Cloud

Zudem sehen Hyperscaler das große Marktpotenzial von regional abgestimmten Angeboten. Auf ihrer Seite gibt es daher eine Bewegung, die Public Cloud in lokale Rechenzentren zu bringen – mitsamt der ganzen Vorteile wie der Skalierbarkeit und Automatisierung. Manche Hyperscaler verfolgen zusätzlich das Treuhandmodell, bei dem ein vertrauenswürdiger Dritter zwischen ihnen und einem Cloud-Nutzer steht. Dieser Treuhänder überwacht in seiner Kontrollfunktion die Cybersicherheit, den Datenschutz und insgesamt die Compliance-Konformität.

Cloud-Modelle für die öffentliche Verwaltung

Um die passende Lösung für ihre Anforderungen und die gesetzlichen Vorgaben zu finden, müssen Behörden neben den Arten der Bereitstellung auch die grundlegenden Cloud-Modelle verstehen. Die Dienste einer Public Cloud stehen mehreren Kunden parallel zur Verfügung. Dagegen nutzt bei einer Dedicated Cloud ein einziger Kunde die gesamte IT-Infrastruktur exklusiv. Mit Blick auf die Kosten und die erforderliche Technik im eigenen Rechenzentrum kommt das meist nur für große Behörden in Frage, aber nicht für kleine Kommunen.

Eine Hybrid Cloud verbindet die Vorteile verschiedener Cloud-Modelle. Im Fall der öffentlichen Verwaltung kombiniert sie eine von einer Behörde lokal betriebene Cloud mit den Diensten einer Public Cloud. So können Behörden sensible Daten intern verarbeiten und speichern und gleichzeitig von einer noch größeren IT-Infrastruktur profitieren. Trotz der Modernisierung bleibt innerhalb der neuen technologischen Landschaft aber ein lokaler Part bestehen, der weniger Skalierbarkeit und Automatisierung aufweist. Das Benutzererlebnis hängt zudem maßgeblich von der Latenz ab: Wenn externe Server physisch weit entfernt sind, treten bei der Bedienung von Systemen und Anwendungen potenziell Verzögerungen auf, die Interaktionen häufig erheblich beeinträchtigen. Deshalb gilt es, auf eine gewisse Latenz zu achten und in dieser Hinsicht den Standort von Servern zu bedenken.

Bei einer Sovereign Cloud wird durch mehrere Rahmenbedingungen digitale Souveränität gewährleistet. Anbieter hosten sie innerhalb der EU beziehungsweise der Region ihrer Kunden und gestalten die IT-Infrastruktur nach den dort geltenden Regularien, wie zum Beispiel der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Alle Daten verbleiben stets sicher und gesetzeskonform im Rechenzentrum. Außerdem stammen die Anbieter aus der EU und ausschließlich EU-Bürger betreiben die Cloud. Das schützt effektiv vor dem Einfluss oder sogar der Kontrolle von Behörden aus Drittstaaten.

Strategisch vorgehen

Von der Planungsphase über die Ausschreibung bis zum Ende der Umsetzung dauert eine Cloud-Migration mehrere Jahre. Im Hinblick auf die Notwendigkeit einer Modernisierung starten Behörden daher besser frühzeitig damit, Ziele der Implementierung zu formulieren, alle weiteren Schritte auf sie auszurichten und sich über die aktuellen Angebote zu informieren. Neben dem Umfang und der Art der Services müssen auch die Datenresidenz und die Kosten stimmen. Manchmal reicht Behörden statt einer komplett neuen Cloud-Lösung sogar eine Anbindung an verfügbare IT-Infrastruktur in den Rechenzentren des Bundes oder einer Landesregierung.

Cloud-Strategie des BSI

So will das BSI die Cloud souverän und sicher machen

Zu einer perfekten Umsetzung gehört zudem, sorgfältig zu analysieren, welche Anwendungen und Daten welche Schutzklassifizierung benötigen. Alle Maßnahmen genau an die tatsächlichen Anforderungen anzupassen, erspart Aufwand, vermeidet Kosten und sichert Komfort. Ein weiterer wichtiger Punkt: Behörden dürfen von der Bestimmung des eigenen Bedarfs bis zur Ausschreibung der Cloud-Migration nicht zu viel Zeit verlieren. Ansonsten überholt die technologische Entwicklung potenziell den Stand der Technik während der Planungsphase.

Es kommt darauf an, die neue IT-Infrastruktur zukunftsfähig zu konzipieren und nicht durch zu langes Warten weitere Jahre an Innovationen zu versäumen. Außerdem dürfen die Hürden in Bezug auf die angestrebte Cloud in der Ausschreibung nicht zu niedrig liegen, da anderenfalls eine große Zahl an Antworten eingeht, was den Aufwand der Sichtung erhöht und die richtige Entscheidung erschwert.

Bei der Cloud-Migration selbst erhalten Behörden durchweg Unterstützung von den Anbietern. Gemeinsam gestalten sie die digitale Transformation optimal und bringen sie in Einklang mit der gewählten Cloud-Strategie.

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