Präsenzworkshops erfinden sich neu OZG-Digitalisierungslabore im Corona-Modus

Die UX-Spezialisten von Init machen aus der Not eine Tugend. Eigentlich herrscht bei User Experience Workshops im Rahmen der OZG-Digitalisierung physische Anwesenheitspflicht für alle Teilnehmenden. Weil sich das in Zeiten von COVID-19 nicht verwirklichen lässt, aber die konzeptionellen Vorarbeiten zur Umsetzung des OZG bis 2022 zügig voranschreiten müssen, geht Init gemeinsam mit Projektträgern aus Bund und Ländern neue Wege.

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Normalerweise führt Init die Digitalisierungslabore im dafür konzipierten Berliner Lab Space durch. Dafür reisen Experten aus ganz Deutschland an – vom Referatsleiter aus dem Bundesministerium, über Fachreferenten aus den Ländern, Stakeholdern aus Verbänden bis hin zu Endnutzern der Verwaltungsleistungen. Im intensiven Austausch werden dann in zwei Tagen auf Grundlage einer gemeinsamen Zielvision nutzerfreundliche Prototypen für Online-Services gestaltet und getestet. Wie geht man nun damit um, wenn Präsenztermine Tabu sind und die essenzielle Gruppenarbeit auf unbestimmte Zeit verschoben werden müsste?

Neukonzipierung des Labor-Formats

„Wir haben uns mit den Federführern darauf verständigt, die Labore wie geplant umzusetzen – nur im virtuellen Raum“, so Benjamin Becker, Projektleiter für das OZG-Themenfeld Forschung & Förderung bei Init. Das physische Digitalisierungslabor wurde kurzerhand selbst digitalisiert. Ein UX-Team konzipierte passende Arbeitspakete und straffte das Remote Labor auf zwei Stunden vormittags und zwei Stunden nachmittags. Dazwischen und in den Randzeiten sorgen Hausaufgaben für einen Tapetenwechsel und geben Raum für Einzelarbeiten wie zum Beispiel das Ausarbeiten von Konzeptideen.

Als Tools für die kollaborative Zusammenarbeit und Kommunikation wird auf das digitale Whiteboard von Miro und GoToMeeting als Konferenzlösung gesetzt. „Die Werkzeuge fangen viele Aspekte der physischen Zusammenarbeit auf. So stehen riesige Whiteboards im Mittelpunkt der Labore, auf denen alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ideen simultan generieren und weiterentwickeln können. Der Fortschritt wird auf den digitalen Boards automatisch gespeichert – eine gute Grundlage für die Weiterarbeit im Design Sprint.“, so Nicole Lössner, Professional UX Consultant und Moderatorin der Remote Workshops.

Digitale Tools haben Grenzen

Damit die Zusammenarbeit möglichst produktiv und strukturiert verläuft, üben die Teilnehmerinnen und Teilnehmer bereits vorab den Umgang mit der Technik. In zwei virtuellen Trainings konnte sich jeder mit den Tools vertraut machen. So ließen sich Startschwierigkeiten von Anfang an ausschließen.

Einzig die direkte zwischenmenschliche Kommunikation mit Mimik, Gestik und Körpersprache lässt sich nicht vollständig auffangen, was in weiteren Remote Labs mit stärkerem Einsatz von Video ausgebaut werden soll. Außerdem fordert das neue Format mehr Disziplin von allen Teilnehmenden, da streckenweise Ansätze erst selbständig entwickelt und dann in der Gruppe diskutiert werden können. Alleine hat sich dennoch niemand gefühlt – die digitalen Whiteboards stehen jedem für Ergänzungen offen und Chatfunktionen für inhaltliche Anmerkungen und Fragen werden gerne genutzt.

Setzen sich Remote Labore durch?

„Die Ergebnisqualität der virtuellen Digitalisierungs­labore steht den echten Workshops in nichts nach“, fasst Benjamin Becker zusammen. „Am Ende des Prozesses steht eine klar umrissene Nutzerreise und ein ausdifferenziertes Storyboard als Basis für die Prototypenentwicklung.“

Die Remote Labore könnten sogar Schule machen: In den Feedbackrunden der bislang stattgefundenen Workshops kam vielfach die Anregung auf, das volldigitale Workshopformat auch nach der derzeitigen Krise als sinnvolle Ergänzung komplexer Konzeptphasen beizubehalten.

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