Videokonferenz- und Telepresence-Systeme Optimale Ressourcennutzung durch Softwaresteuerung

Videokonferenz und TelePresence sind in vielen Verwaltungen und Organisationen alltäglich. Und im Hardwarebereich sind auch zahlreiche gute Lösungen verfügbar. Beim Thema Buchungs-Tool werden dagegen Lösungen oft in der Planungsphase nicht berücksichtigt und die Auswirkungen für den User und den Betreiber gleichermaßen unterschätzt.

Anbieter zum Thema

cit GmbH

SmartDocuments Deutschland GmbH

S-Management Services GmbH

Für normale Kunden stellt die Prozess-Parallelität der Buchungen eine der größten Herausforderungen in den Videokonferenz- und TelePresence-Projekten dar. Das bedeutet in der Praxis, dass der User

• die Video- / TelePresence-Konferenz bei der Fachabteilung „Videokonferenz“ buchen muss,

• die dazugehörige Räume an den unterschiedlichen Standorten bei anderen Fachabteilungen buchen muss und

• unter Umständen benötigte Technik (wie zusätzliche Computer) oder Catering nochmals bei anderen Abteilungen / Ansprechpartnern ordern muss.

Dabei sind nicht nur getrennte Prozesse zu durchlaufen, die absolut nicht miteinander verzahnt sind. Auch die Tools, um die Bestellungen zu generieren, sind in der Regel unterschiedlicher Natur: hier ein Webformular, da eMails oder ein selbstentwickeltes Tool für die Technik.

In der Praxis bedeutet das für den User sehr viel Zeitaufwand, um die Buchungen initial zu erzeugen. Gleichzeitig muss er selbst aufpassen, dass die Videokonferenz zu den gebuchten Räumen passt – und dann auch mit den weiteren Bestellungen harmonisiert.

Und die Problemstellung wird mit jeder neuen Änderung an der geplanten Konferenz noch verzwickter. Jedes Mal müssen die parallelen Prozesse wieder durchlaufen werden – einfach weil keine Synchronisation da ist. Somit sind auch zu keiner Zeit in der Prozesskette Einsparungen oder Optimierungen zu erreichen.

Die hohen Zeitaufwendungen kommen auf den User also auch bei jeder Änderung zu. Gleichzeitig ist aber auch aufseiten der Dienstleister (Fachabteilungen) der Zeitaufwand sehr hoch, da alle Anforderungen und Buchungen in vielen manuellen Arbeitsschritten zu erledigen sind.

Die „Problemstellung Zeit“ hat bei den meisten Kunden zur Folge, dass für die Buchung der Videokonferenzräume maximal zwei Buchungen pro Tag zulässig sind – um natürliche Puffer zu schaffen und unauflösbares Chaos in den verschiedenen Abteilungen zu vermeiden.

Hoher Zeitaufwand bei Usern und Fachabteilungen führt also zur Beschränkung der Ressourcen-Nutzung (Räume & Geräte) – das ist eine vollkommen paradoxe Situation. Sowohl für die User – als auch für den Kunden, der für viel Geld Systeme, Räume und die Fachleute bereitstellt.

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