In drei Schritten zur passenden Microsoft-Lösung Office in Behörden: kaufen oder leasen?

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Microsoft Office ist bei öffentlichen Einrichtungen so gefragt wie nie. Beim Kauf glauben viele Behörden, für sie führe kein Weg am 365-Abo oder am teuren Office 2019 vorbei. Dabei gibt es wesentlich günstigere Optionen: Gebrauchtsoftware bietet Behörden nicht nur die Möglichkeit, ihre IT-Kosten zu senken. Die Kaufversionen können auch aus datenschutzrechtlichen Gründen eine Alternative zu den Cloud-Diensten von Office 365 sein.

Software lässt sich heutzutage neu oder gebraucht kaufen, leasen oder abonnieren. Für welche Bezugsart sich öffentliche Einrichtungen entscheiden, hängt maßgeblich vom Preis ab. Denn Behörden sind dem verantwortungsbewussten Umgang mit Steuergeldern verpflichtet. In der Regel sind gebrauchte Lizenzen die günstigste Wahl und bis zu 50 Prozent preiswerter als neue Software – die Qualität bleibt, ob neu oder gebraucht, dieselbe. Auch das Vergaberecht schreibt Behörden vor, wann immer es möglich ist, Gebrauchtsoftware bei öffentlichen Ausschreibungen zu berücksichtigen.

Die Idee, Software gebraucht zu handeln, wurde von usedSoft entwickelt und zur Marktreife gebracht. Das Unternehmen hat die zugrundeliegende Rechtsfrage durch den Europäischen Gerichtshof (EuGH) und den Bundesgerichtshof (BGH) klären lassen. Rechtlich basiert der Handel mit gebrauchten Lizenzen auf dem sogenannten Erschöpfungsgrundsatz. Dieser besagt, dass sich das Verbreitungsrecht eines Herstellers an seinem Produkt „erschöpft“, wenn er es zum ersten Mal in Verkehr gebracht hat. Im Jahr 2012 urteilte der EuGH, dass der Erschöpfungsgrundsatz auch bei jedem erstmaligen Verkauf einer Software gilt. Bereits rund 1.500 Behörden, Städte und Gemeinden zählt der Anbieter für Gebrauchtsoftware mittlerweile zu seinen Kunden. Dazu gehören zum Beispiel das Bundessozialgericht in Kassel, die Datenzentrale Baden-Württemberg sowie zahlreiche Städte von Flensburg bis München.

Welche Office-Variante für eine Behörde am Ende die richtige ist, lässt sich grundlegend mit den drei folgenden Schritten herausfinden.

Kaufen oder abonnieren? Das passende Bezugsmodell auswählen

Kleine Abo-Preise wirken auf den ersten Blick verlockend. Vor allem öffentliche Einrichtungen mit knappem Budget zahlen lieber monatlich einen überschaubaren Betrag, als einmalig zu investieren. Dies kann sich allerdings auf Dauer als Kostenfalle entpuppen – während beim Hersteller dank wiederkehrender Einnahmen die Kasse klingelt. Kostet beispielsweise Microsoft 365 Business Standard pro Nutzer 10,50 Euro im Monat, entspricht dies 126 Euro pro Jahr. Der Preis für eine gebrauchte Standard-Lizenz liegt je nach Version zwischen 80 und 190 Euro – und das nur einmalig. Schon nach 8 bis 18 Monaten schlägt das Abo in Summe also deutlich höher zu Buche als eine gekaufte Lizenz. Die Ausgaben sollten daher unbedingt über einen längeren Zeitraum kalkuliert werden. Hinzu kommt, dass plötzliche Anpassungen der Abo-Preise und Richtlinien für böse Überraschungen sorgen können.

Datenschutzkonformität bei Office 365 nicht sichergestellt

Gerade Behörden müssen personenbezogene und sensible Daten besonders schützen. Mit den Cloud-Diensten von Office 365 kann dies jedoch nicht sichergestellt werden. Denn als US-amerikanisches Unternehmen ist Microsoft laut dem sogenannten „CLOUD Act“ verpflichtet, US-Behörden den Zugang zu gespeicherten Daten zu gewähren – selbst dann, wenn diese nicht auf Servern in den USA gespeichert sind, sondern in deutschen oder europäischen Rechenzentren. Daher ist der Einsatz amerikanischer Cloud-Dienste nicht EU-DSGVO-konform.

Zwar gab es bis vor kurzem das EU-USA-Datenschutzabkommen „Privacy Shield“, das Behörden und Unternehmen die Sicherheit personenbezogener Daten versprach. Doch im Juli dieses Jahres erklärte der Europäische Gerichtshof dieses Abkommen für unwirksam. Die Konferenz der unabhängigen Datenschutzbehörden des Bundes und der Länder (DSK) kam erst vor wenigen Wochen zu dem Ergebnis, dass ein datenschutzkonformer Einsatz von Microsoft Office 365 nicht möglich sei. Öffentliche Einrichtungen und Behörden, die die Cloud-Variante von Programmen wie Word oder Excel nutzen, verstoßen laut DSK gegen geltendes Recht.

Bei sogenannten On-Premise-Lizenzen, also den Kaufversionen, können die Software selbst sowie die Daten in der eigenen IT-Umgebung gespeichert und vor fremden Zugriffen geschützt werden. Natürlich muss auch hier die Datensicherheit stets im Blick behalten werden: Zum Beispiel sollten für die eingesetzte Office-Software stets alle aktuellen Sicherheits-Updates installiert werden. Daher müssen Behörden, die noch Office 2010 einsetzen, schnellsten auf eine neuere Version upgraden. Denn seit Mitte Oktober gibt es für das Programm keinen Support und keine Updates mehr. So können Sicherheitslücken enstehen.

Office 2013, 2016 oder 2019? Die passende Version auswählen

Fällt die Wahl auf den einmaligen Kauf einer Office-Suite, stehen die Versionen 2019, 2016 und 2013 zur Auswahl:

• Office 2019: Die neueste Version: Microsoft selbst bietet ausschließlich Office 2019 an, das deutlich teurer ausfällt als seine Vorgänger. Auf dem Gebrauchtmarkt ist die neueste Version aber immerhin deutlich günstiger und bis zu 50 Prozent unter Neupreis erhältlich. Gegenüber früheren Versionen bringt Office 2019 einige verbesserte Details mit sich. Dazu gehören zum Beispiel neue Animationsarten in PowerPoint. Bei vielen Behörden kommen diese allerdings niemals zum Einsatz. Käufer sollten daher hinterfragen, ob sie die neuen Funktionen überhaupt benötigen und wieviel ihnen diese wert sind. Wer Office 2019 bevorzugt, sollte außerdem die Systemanforderungen beachten. Im Gegensatz zu früheren Versionen ist die Installation auf einem Rechner nur noch unter Windows 10 möglich. Laut Microsoft werden außerdem mindestens ein 1.6 GHz-Prozessor und 4GB freier Speicher benötigt.

• Office 2016: Für viele die erste Wahl: Geringer fallen die Systemanforderungen bei der Vorgängerversion 2016 aus, die weiterhin gebraucht erhältlich ist. Unter usedSoft-Kunden ist Office 2016 am beliebtesten. Die Version ist wesentlich günstiger als Office 2019 und bietet trotzdem einen breiten Funktionsumfang, der den meisten öffentlichen Einrichtungen vollkommen genügt. Das Programm hat sich außerdem in der Praxis bewährt und ist frei von Kinderkrankheiten. Sowohl Office 2016 als auch 2019 werden mindestens bis zum 14. Oktober 2025 unterstützt – ein weiterer Grund, warum viele Käufer das günstigere Office 2016 vorziehen.

• Office 2013: Günstiges Basis-Paket: Die preiswerteste Variante ist Office 2013. Diese Version reicht etwa Behörden aus, die vor allem die grundlegenden Funktionen von Word, Excel und PowerPoint nutzen.

Standard oder Professional Plus? Die passende Edition auswählen

Die Office-Versionen 2019, 2016 und 2013 werden in unterschiedlichen Editionen angeboten, die unterschiedliche Komponenten enthalten. Interessant für Behörden sind „Standard“ und „Professional Plus“. Bereits das Standard-Paket liefert eine umfangreiche Grundausstattung. Zum Beispiel enthält „Office 2019 Standard“ neben Outlook, Word, Excel und PowerPoint auch das Publishing- und Layout-Programm Publisher sowie Zugang zum digitalen Notizblock OneNote. Das reicht den meisten Behörden mehr als aus. Die „Professional Plus“-Edition beinhaltet darüber hinaus auch die Datenbankanwendung Access und einige zusätzliche Funktionen und Add-Ins.

Fazit

Die beste Version ist nicht unbedingt die neueste, sondern die, die am besten zum Bedarf passt. Die Software muss alle benötigten Funktionen bieten, sich in die bestehende IT-Landschaft einfügen und dabei so günstig wie möglich sein. Unter diesen Aspekten lohnt es sich, alle erhältlichen Office-Optionen zu vergleichen.

*Die Autorin: Jennifer Schneider ist Geschäftsführerin beim Gebrauchtsoftware-Anbieter usedSoft.

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