Bedarfsgerechte Beschaffung für die Öffentliche Verwaltung Neue Lizenzen, Gebrauchtsoftware oder Cloud: Behörden haben die Wahl

Bei der Beschaffung von IT-Leistungen gilt es, viele verschiedene Ansprüche unter einen Hut zu bringen: Der Haushalt ist knapp, die Bedarfsträger haben hohe Anforderungen, die interne Informationstechnik muss die Infrastruktur beherrschbar halten, und die Vergabestelle möchte eine rechtssichere, hersteller- und produktneutrale Ausschreibung.

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Gerade wenn es um größere Investitionssummen geht, wünschen sich Behörden Sicherheit im gesamten Beschaffungsprozess. Eine „sichere“ bedarfsgerechte Beschaffung ist schon für Unternehmen schwierig – für Behörden ist sie aufgrund diverser Haushalts- und Vergaberichtlinien aber ungleich schwieriger. Wie kann also eine bedarfsgerechte Softwarelizenzbeschaffung mit höherer Entscheidungssicherheit funktionieren?

Ausgangslage

Vor allem wenn es um Standardsoftware geht, etwa Betriebssysteme oder Office-Programme, werden auf einen Schlag hunderte oder gar tausende Lizenzen benötigt. Wer beispielsweise ein neues Office-Programm für 1.000 Rechner braucht, muss beim Kauf neuer Lizenzen mit Kosten von rund 200.000 Euro rechnen – und das oft alle paar Jahre wieder, wenn neue Versionen auf dem Markt sind oder der Support von Vorgängerversionen ausläuft. Die erheblichen zusätzlichen Kosten für neue Hardware, der Schulungsaufwand und die Anbindung an weitere Systeme – wie Fachanwendungen – sind nicht mitgerechnet.

Spielräume und Flexibilität schaffen

Die Abläufe im Einkauf sind meist ebenso standardisiert wie die Softwareprodukte selbst. Viele Behörden wenden sich an einen Ansprechpartner direkt beim Hersteller oder an einen der wenigen Großhändler, die den Markt unter sich aufteilen. Diesen gewohnten Weg zu gehen, mag auf den ersten Blick eine Erleichterung sein. Doch für die Behörden hat es zur Folge, dass sie sich in ihrer Wahlfreiheit einschränken – und nicht unbedingt die Lösung bekommen, die am besten zu ihrem Bedarf passt.

Denn Softwarehersteller stehen natürlich unter dem Druck, ihre neuesten Produkte zu verkaufen. Und auch Großhändler befinden sich stets in dem Konflikt, Herstellervorgaben erfüllen zu müssen. Wenn der Vertreter eines Herstellers empfiehlt, 500 Lizenzen seiner neuen Softwareversion zu kaufen, darf und sollte die Behörde nachprüfen:

• Muss es die neuste Version sein?

• Und brauchen wir tatsächlich so viele Lizenzen?

• Können wir neue und gebrauchte Software einsetzen?

• Wenn ja, wo genau?

• Oder können wir Software-Lösungsbedarfe auch ganz anders umsetzen als bisher üblich?

Auch außerhalb sogenannter Rahmenverträge, zum Beispiel mit den großen amerikanischen Softwarekonzernen, kann und muss eine Beschaffung erfolgen. Städte und Gemeinden sollten daher den Wettbewerbsgrundsatz für sich nutzen und sich für ihre Entscheidungen in der Beschaffung von IT-Lösungen mehr Spielräume und Flexibilität verschaffen.

Kundenorientierte Beratung

In vielen Lebensbereichen ist es üblich, sich vor wichtigen Entscheidungen einen unabhängigen Rat einzuholen. Insbesondere im Rahmen der Beschaffung von Standardsoftware scheint es aber schwierig zu sein, die oben beschriebenen gewohnten Wege zu verlassen.

Ein rascher Blick auf den Softwaremarkt genügt, um zu erkennen, dass im Bereich der Standardprodukte ein Angebotsoligopol vorherrscht. Deshalb werden über Ausschreibungen in der Regel Produkte eines bestimmten Herstellers beschafft. Dies engt per se bereits die Auswahl an unabhängigen Beratern ein. Da das Vertriebsnetz der Standardsoftwarehersteller ebenso oligopolistisch und reglementiert ist, scheint die Hoffnung auf eine unabhängige Beratung vergeblich.

Der hohe Spezialisierungsgrad in der IT-Branche schafft – neben einer Reihe von Vorteilen – ebenfalls Abhängigkeiten, egal ob es um Produkte, Hersteller oder Dienstleistungen geht. Es gibt sie aber, die unabhängigen IT-Dienstleister und Händler, die breiter aufgestellt sind und dabei ausschließlich kundenorientiert arbeiten.

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