Neue Lizenzen, Gebrauchtsoftware oder Cloud: Behörden haben die Wahl

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Vorteile einer Bestands- und Bedarfsanalyse

Der Autor: Andreas E. Thyen, Geschäftsführer LizenzDirekt Deutschland GmbH

Die Bestands- und Bedarfsanalyse findet vor Ort statt und umfasst Softwareinvestitionen und das Hardwareinventar. Dabei werden die Gültigkeit von Wartungsverträgen und Softwarelizenzen sowie lückenhafte Einstellungen im Betriebssystem oder der Datenbank erfasst und Über- beziehungsweise Unterlizenzierungen erkannt. Ebenso wird bei einer geplanten oder bevorstehenden Systemanpassung der kurz- und mittelfristige zusätzliche Lizenzbedarf aufgezeigt. Bereits bei der Beschaffung von Lizenzen kann ein Licensing-Profi für Unternehmen wertvolle Selektionsarbeit leisten und dabei helfen, die effizientesten Optionen zu sondieren, um erhebliche Kosten und Folgekosten zu vermeiden.

Durch eine Zusammenarbeit mit einem unabhängigen Lizenzierungspartner ergibt sich zugleich die Möglichkeit, nicht benötigte Softwarelizenzen wieder zu verkaufen. Dies stellt eine echte Einnahmequelle dar, durch den Verkauf lässt sich gebundenes Kapital in Liquidität verwandeln.

Behörden können durch ein unabhängiges SAM mit geringen Mitteleinsatz signifikant Risiken reduzieren, erhebliche Kosten und Folgekosten vermeiden und gegebenenfalls auch Einnahmen erzielen. Es empfiehlt sich vor allem bei der Anschaffung neuer Software, in diesem Verfahren zudem eine Wirtschaftlichkeitsberechnung inklusive der „Nebenkosten“ wie die der Schulungen (siehe oben) durchzuführen.

Überblick über die Auswahlmöglichkeiten

Wenn Behörden sich bei der Softwarebeschaffung flexibel verhalten und neben den Ratschlägen von Herstellern und Händlern auch den fundierten Rat eines unabhängigen Fachmanns einholen, verschaffen sie sich mehr Freiheit und Sicherheit. Anders als noch vor wenigen Jahren haben sich auch im Umfeld der Standardsoftware wichtige Alternativen zur Bedarfsdeckung ergeben. Die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung stehen dabei unumstößlich im Vordergrund. Hier die Optionen in der Übersicht:

Neue Software: Die Hersteller sind bekannt, die oftmals hoch komplexen Lizensierungsbedingungen sind es nicht – in kaum einem Unternehmen und in kaum einer Behörde. Hinzu kommen die Wahlmöglichkeiten Miete oder Kauf, mit oder ohne Softwareassurance, Fragen der Installation et cetera. Dass viele Behörden über- beziehungsweise unterlizenziert sind, ist daher wenig überraschend. Auch vor dem Hintergrund künftiger Entwicklungen empfiehlt es sich, vor der Beschaffung neuer Lizenzen einen externen Rat einzuholen.

Doch lieber zu gebrauchter Software greifen? Lesen Sie weiter!

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