Einführung einer Projektmanagement-Software Naturschutz ist kein Brückenbau

Vor drei Jahren hat die Naturschutzstiftung WWF Deutschland ein Projektmanagement-Tool eingeführt. Es gab einige Erwartungen an solch eine Software. Nicht alle davon haben sich erfüllt. Dafür hat die neue Lösung an anderen Stellen Nutzen offenbart, wo der WWF ihn gar nicht erwartet hatte.

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Net at Work GmbH

Fujitsu Technology Solutions GmbH

Nortal AG

Sciforma GmbH

Eine Erkenntnis: Die größte He­rausforderung besteht in der Veränderung der Unternehmenskultur. Sie stellt die Grundvoraussetzung dafür dar, dass die Anwender ein Tool weitreichend nutzen. Eine weitere Herausforderung ist es, den Nutzern immer wieder zu vermitteln, dass das Tool ihnen selbst Zeit spart und einen Mehrwert verschafft. Was leistet eine Projekt- und Portfoliomanagement (PPM)-Software bei einer Non-Governmental Organization (NGO) wie dem WWF?

Projektdatenbank gesucht

„Können Sie uns sagen, was aus dem Projekt geworden ist, das wir 1997 finanziell unterstützt haben?“ so lautete im Jahre 2009 die Anfrage eines WWF-Spenders. Das Projekt – die Einrichtung eines Schutzgebiets in Südamerika – war damals schon seit fast zehn Jahren abgeschlossen. Der ehemalige Projektleiter hatte den WWF verlassen, die Organisation hatte zwei Umzüge hinter sich, wir hatten uns neue Arbeitsschwerpunkte gesetzt und auch einiges an Dokumenten ausgelagert. Kurz: In der damaligen Situation konnten wir auf den verständlichen Wunsch des Spenders nach Auskunft einfach nicht adäquat reagieren.

Spätestens da wurde deutlich, dass der WWF eine Projektdatenbank dringend nötig hatte, eine Möglichkeit also, Basisinformationen und gegebenfalls Dokumente zu allen Projekten dauerhaft und systematisch zu speichern. Als wir anfingen, diesen Bedarf zu formulieren, kamen weitere Wünsche hinzu. Zum einen wurde der WWF mit immer größeren und komplexeren Projekten betraut. Entsprechend groß war der Wunsch nach einem Tool, um diese großen Projekte besser und vor allem transparenter steuern zu können.

So etwas wie Microsoft Project – allerdings nicht als Desktop-Tool auf einzelnen Rechnern, sondern in Gestalt einer zentral zur Verfügung gestellten und verwalteten Lösung. Hinzu kam die Idee, solch ein Tool könne doch auch interne Prozesse wie Bewilligungen und Freigaben unterstützen.

In dieser Situation machte sich im WWF eine kleine Gruppe daran, den Markt der Projektmanagement-Software zu sondieren. Bei weit über 200 Anbietern allein in Deutschland war das für uns eine gigantische Aufgabe. Es gelang uns schließlich doch, eine Vorauswahl zu treffen.

Eine klare Vorgabe war zum Beispiel, dass es sich um eine möglichst universelle, preisgünstige Software handeln müsse, die auf den eigenen Servern laufen sollte. Nach einem mehrwöchigen Auswahlprozess entschieden wir uns, zwei Tools im direkten Vergleich intensiver zu testen. Dabei setzte sich „Sciforma 4.0“ durch, die Lösung des gleichnamigen Anbieters aus Taunusstein.

Für Sciforma sprach damals unter anderem die völlige Browserunabhängigkeit des erprobten webbasierten Systems. Als die PPM-Lösung installiert war, war die Erwartungshaltung groß. Trotz aller Mahnungen vorab herrschte ein wenig das Gefühl, das Tool werde – allein durch sein Vorhandensein – unsere damaligen hausinternen Probleme in der Projektarbeit schon lösen, wie etwa fehlende Prozessdefinitionen, unklare Verantwortungen, wenig strukturierte Ablagen et cetera.

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