eGovernment in Zeiten von Corona Krise beweist Leistungsfähigkeit der Verwaltung in Deutschland

Auch nach der Bewältigung der Corona-Krise wird es für die Verwaltungen keinen Weg zurück zum alten Status quo geben. Das Homeoffice zum Beispiel wird bleiben und die Digitalisierung weiter zunehmen. Den damit verbundenen Herausforderungen muss sich die Leitungsebene stellen. eGovernment Computing hat darüber mit dem Staatssekretär für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung, Thomas Popp, in Sachsen gesprochen.

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Herr Popp, das Interview wird mitten in einer historischen Krise geführt. Wie stark haben die bisherigen Auswirkungen der Corona-Pandemie die Verwaltung getroffen?

Thomas Popp: Gemessen an der Tragweite der Pandemie und ihrer Folgen haben wir in der sächsischen Staatsverwaltung schnell und umfassend reagiert. Wir haben umgehend die notwendigen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen geschaffen, sodass die meisten Bediensteten im Homeoffice arbeiten konnten. So war die Arbeitsfähigkeit der Verwaltung weiterhin gewährleistet.

Die Voraussetzungen dafür wurden bereits vor gut einem Jahr geschaffen. Schon im März 2019 hatte die Sächsische Staatsregierung beschlossen, beim Austausch oder Neukauf von Computern darauf zu achten, dass die Endgeräte mobil und damit auch für Telearbeit eingesetzt werden können. Auf dem mittlerweile erreichten Stand konnten wir zu Beginn der Corona-Pandemie aufbauen. Flächendeckend war zwar noch nicht jeder Bedienstete mit einem mobilen Endgerät und der notwendigen Technik für die Einwahl ins dienstliche Netz ausgestattet, aber die IT-Fachkräfte in den Behörden, im Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste und in der Abteilung für Digitalisierung der Verwaltung der Sächsischen Staatskanzlei reagierten schnell. Es wurde umgehend weitere Technik angeschafft, verteilt und in Betrieb genommen. Im Ergebnis konnten in der Sächsischen Staatskanzlei ungefähr zwei Drittel der Bediensteten zeitweise oder sogar komplett von ihrem Zuhause aus arbeiten.

Wie geht es denn nach der Krise weiter? Alle zurück ins Büro oder bleibt eine gewisse Wahlfreiheit für die Bediensteten, wo sie künftig – je nach persönlicher Präferenz – arbeiten wollen?

Thomas Popp: Auch wenn es dank sinkender Infektionszahlen jetzt wieder die Möglichkeit gibt, dass viele Bedienstete in ihre Büros zurückkehren, dürfen wir beim Thema Telearbeit nicht nachlassen. Das mobile Arbeiten im Homeoffice hat sich in vielen Bereichen bewährt. Besonders technikaffine Bedienstete oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zu Hause Beruf und Familie besser vereinbaren können, sollten dies auch in normalen Zeiten nutzen können. Natürlich müssen dafür die passenden Rahmenbedingungen herrschen. Die Technik ist dabei die eine Seite. Die andere Seite die organisatorischen Prozesse und notwendige feste Präsenzzeiten am Arbeitsplatz. Eine generelle Wahlfreiheit wird es also nicht geben können.

Die starken Einschränkungen während der Pandemie haben außerdem vielen Bediensteten bewusst werden lassen, wie wichtig regelmäßige persönliche Kontakte mit den Kolleginnen und Kollegen am Arbeitsplatz sind. Austausch, Ideenfindung, kurze Absprachen – das alles geht natürlich viel besser, wenn man sich sieht. Hinzu kommt, dass auch die Führungskräfte durch die Zeit im Homeoffice ganz anders gefordert sind.

Sie müssen ihre Teams jetzt virtuell führen und zugleich für einen kollektiven Zusammenhalt sorgen. All diese Faktoren müssen wir sorgsam prüfen, wenn Telearbeit künftig nicht mehr die Ausnahmeoption sein soll. Jede Dienststelle muss einen Ausgleich zwischen den fachlichen Anforderungen der Verwaltung und den Wünschen der Bediensteten finden und jeweils die zuständige Personalvertretung angemessen beteiligen.

Die Corona-Krise hat also verwaltungsintern – gerade bei Aspekten des mobilen Arbeitens – einige Dynamik ins System gebracht. Wie sieht es denn generell bei der Umsetzung von digitalisierten Verwaltungsleistungen aus?

Thomas Popp: Wie in der aktuellen Situation schnelle und bedarfsgerechte Lösungen für Verwaltungsleistungen entwickelt werden können, zeigt das Beispiel Antrag auf Entschädigung bei Verdienstausfällen, wenn Kita oder Schule wegen der Corona-Pandemie geschlossen wurden. Ein Ausgleich kann den Eltern entsprechend des Infektionsschutzgesetzes gezahlt werden. Die Komm24 GmbH, die kommunale IT-Gesellschaft des Freistaates Sachsen, und die Sächsische Staatskanzlei stellten einen Onlineassistenten bereit, der über das sächsische Serviceportal Amt24 nutzbar ist.

Antragsteller können hier über ein persönliches Servicekonto das Formular vollständig online ausfüllen, die erforderlichen Nachweise per Mausklick beifügen und den Antrag digital an die Landesdirektion Sachsen übermitteln. Besonders bemerkenswert ist der Zeithorizont, in dem dieses Onlineangebot bereitgestellt wurde. Innerhalb eines Monats wurde eine fertige Lösung entwickelt, getestet und zur Nutzung freigegeben. Ein Erfolg, der als Maßstab für Digitalisierungsvorhaben der Zukunft dienen sollte. Alle Beteiligten haben gezeigt, dass es schnell und effektiv möglich ist, einen neuen Verwaltungsprozess digital umzusetzen.

Daneben bietet die Komm24 GmbH den Kommunen den Onlineantrag „Wirtschaftsförderung Corona – Wir helfen sofort“ als Muster an. Dieser Antrag kann individuell angepasst und ebenfalls über Amt24 angebunden werden. In den letzten Tagen konnten wir beispielsweise für das Angebot der Stadt Leipzig zur Soforthilfe für Soloselbständige einen rasanten Anstieg in der Nutzung des Amt24 beobachten.

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