Software-Migration bei der Bahn BKK Krankenkassen mittels IT zukunftsfähig gestalten

Aktuell sind Krankenkassen gefordert, Antworten auf Veränderungen in der Gesundheitsversorgung zu finden und gleichzeitig ihre Position im Wettbewerb zu stärken. Für eine effiziente Gestaltung des Geschäftes nimmt IT eine zentrale Rolle ein, so dass Management und Mitarbeiter das Geschäft flexibel und individuell anpassen können.

Anbieter zum Thema

Nortal AG

mgm technology partners GmbH

S-Management Services GmbH

Bitmarck Holding GmbH

Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit basieren innovative IT-Lösungen weitgehend auf Marktstandards und werden von IT-Dienstleistern wie Bitmarck entwickelt. Zurzeit wird die GKV-Branchensoftware „iskv_21c“ bei rund 120 Krankenkassen ausgerollt. Zentrales Element dieser Kernsoftware ist die zeitgemäße Abbildung der gesetzlichen Regelungen des Sozialgesetzbuches als Grundlage für die Leistungserbringung der gesetzlichen Krankenkassen. Mit dieser standardisierten Lösung erhalten Krankenkassen eine zeitgemäße prozedurale Anwendung für ihr Kerngeschäft.

Gesamtsystem für das Krankenkassen-Management

Aktualisieren statt Neuausstellung

Software veraltet

Die Software ersetzt das ISKV-Basissystem, dessen technischer Lifecycle sich dem Ende nähert. „In der digitalen Welt ist IT für dienstleistungsorientierte Unternehmen wie Krankenkassen ein wesentliches Element der Wertschöpfungskette“, fasst Andreas Strausfeld, Geschäftsführer bei der Bitmarck Holding GmbH, den Anspruch der Branchensoftware zusammen: „iskv_21c versetzt Kassen in die Lage, wirtschaftlich sinnvoll zu agieren und Kunden serviceorientiert zu beraten und Leistungsfälle schnell zu bearbeiten“.

Die BAHN-BKK zählt mit rund 680.000 Kunden zu den größten Betriebskrankenkassen in Deutschland. Um sich im Wettbewerb hervorzuheben, bietet die Krankenkasse den Kunden Extras wie Zuschüsse für alternative Heilmethoden oder Terminservice für Facharzttermine. Und legt großen Wert auf einen exzellenten Kundenservice. In Zusammenarbeit mit Bitmarck hat die BAHN-BKK die Software eingeführt. Im Rahmen eines Umstellungsprojekts hat die Kasse insbesondere von den gesammelten Best-Practice-Erfahrungen des IT-Dienstleisters profitiert. So sind Abläufe, Aufgaben, Meilensteine und Verantwortlichkeiten genau definiert.

Start der Migration

Das Projekt begann Anfang August 2012. In einer Vorbereitungsphase wurden ein Testsystem eingerichtet, Key-User-Schulungen durchgeführt sowie Arbeitsschritte für Prozesstests definiert. Ein wesentliches Element dieser Phase war die Nachpflege der Datensätze. Dabei wurden Schriftweisen sowohl maschinell als auch manuell vereinheitlicht und Daten bereinigt. Darüber hinaus wurde die Kompatibilität der eingesetzten Add-ons überprüft und notwendige Anpassungen etwa bei Schnittstellen vorbereitet.

Die heiße Phase des Umstellungsprojekts startete im Januar 2013 und reichte bis zum Go-Live-Termin am 3. Oktober 2013. Die unterbrechungsfreie Arbeitsfähigkeit während des Übergangs war eine zentrale Anforderung, so dass die Umstellung im Rahmen eines Big Bang erfolgte. Alle Aufgaben wie Prozesstests, die Abarbeitung der Migrationslisten, die Anbindung der Add-on-Produkte und die Anpassung der Kundenschreiben mussten zeitlich und inhaltlich auf diesen Zeitpunkt abgestimmt und erledigt werden. Die Krankenkasse war gemäß ihrem Servicestandard rund um die Uhr erreichbar und blieb während der gesamten Projektlaufzeit auskunftsfähig.

Weitere Anpassungen geplant

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war das konstruktive und lösungsorientierte Zusammenspiel zwischen dem IT-Dienstleister und der BAHN-BKK. Auch die dauerhafte Anwesenheit des Bitmarck-Teams vor Ort und nach dem Go Live als Ansprechpartner für die hausinterne Fachberatung trug zum Erfolg des Projekts bei. Nach dem gelungenen Umstieg hat das Unternehmen gemeinsam mit dem IT-Dienstleister weitere Themen für Anpassungen identifiziert wie etwa den Umgang mit dem Zahlungsverkehrskonto.

Die Mitarbeiter konnten dank umfassender Schulungen unmittelbar nach der Umstellung im neuen System arbeiten und profitieren von den Vorteilen der Software: Dazu zählen etwa eine intuitive Bedienung, selbsterklärende und ergonomische Masken und Menüs sowie ein durchdachtes Rollen- und Benutzerkonzept.

So arbeiten Sachbearbeiter jetzt in einer Oberfläche ohne Medienbrüche und müssen nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln. Dank Logikprüfungen werden spätere Nacharbeiten durch Fehlerlisten vermieden. Die Nutzung von Workflows in maschinellen Meldeverfahren macht manuelle Nacherfassungen überflüssig. „iskv_21c bringt als moderne Branchensoftware für die Anwender in Sachen Qualität und Produktivität eine wesentliche Verbesserung“, sagt Hans-Jörg Gittler, Vorstandsvorsitzender der BAHN-BKK. „Hier profitiert die BAHN-BKK von Skalen- und Synergieeffekten im Zuge des gemeinschaftlichen Projekts vieler Krankenkassen. Auf diesem Weg konnten wir im Bereich IT deutliche Kostensenkungen erzielen.“

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