NEGZ – Kompetenznetzwerk Digitale Verwaltung Impulse für eine Verwaltungstransformation mit Wirkung

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Stefanie Köhl, Jana Janze und Andreas Steffen erläutern die Inhalte des NEGZ-Impulspapiers „Mehr Transparenz und Kompetenz für mehr Transformation“ und das weitere Vorgehen – damit die Impulse nicht in der Schublade verschwinden.

Beschaffung, Mittelverwendung, Entscheidungsgrundlagen und Wirkung; vier Elemente, die die Verwaltungstransformation entscheidend prägen und dabei gleichzeitig intransparent sind. Das NEGZ-Impulspapier „Mehr Transparenz und Kompetenz für mehr Transformation“ von Stefanie Köhl, Jana Janze und Andreas Steffen setzt hier an und bringt die Perspektiven aus Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft zusammen.

„Der Staat sollte mit Geld nicht anders umgehen als ein privater Haushalt“, betont Stefanie Köhl, Wissenschaftliche Projektleiterin am Stein-Hardenberg Institut. Es dürfe nicht „im Blindflug“ darüber entschieden werden, wofür Steuergelder ausgegeben werden. „Es muss deutlich klarer werden, welche Mittel in welche Digitalvorhaben fließen, welches Zielbild dahintersteht und welche Wirkung wir damit erreichen wollen“, verdeutlicht Köhl. „An sich ist das die einfachste Sache der Welt – strukturell tun wir uns damit aber erstaunlich schwer“.

„Wir müssen Verwaltung wieder handlungsfähig machen – nicht durch neue Programme, sondern durch klare Verantwortlichkeiten, echte Wirkungstransparenz und systematischen Kompetenzaufbau“, bringt Andreas Steffen, Gründer von 5STEP und stellvertretender NEGZ-Vorstandsvorsitzender, den zentralen Impuls des Papiers auf den Punkt. Modernisierung scheitere nicht an der Technik, sondern an Strukturen, Rollen und Entscheidungswegen – „und daran, dass wir selten wirklich messen, welche Wirkung entsteht“.

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Verwaltungsmodernisierung scheitert auch an fehlender Transparenz, ergänzt Jana Janze, Geschäftsführerin von Janze & Janze und NEGZ-Vorstandsmitglied. Die Kompetenz sei an vielen Stellen da, müsse aber zielgerichtet eingesetzt werden. Klare Entscheidungswege, nachvollziehbare Vergaben, Wirkungstransparenz und echte Auftraggeberkompetenz bildeten das Fundament – bevor es überhaupt um die IT gehe.

Das Impulspapier formuliert fünf zentrale Handlungsbereiche:

• Transparenz ist Voraussetzung für Vertrauen und Wirkung. Es braucht nachvollziehbare, dokumentierte Entscheidungen für Bürger, Wirtschaft und Parlament.

• Kompetenz ist der blinde Fleck vieler Reformen und entscheidet über die Handlungsfähigkeit. Führungskräfte in der Verwaltung brauchen strategische, analytische und gestalterische Fähigkeiten – und eine neue Führungskultur, die auf Change-Leadership, klare Kommunikation und faktenbasierte Wirkung setzt.

• Vergabeprozesse modernisieren und innovationsfähig gestalten. Es braucht agile, lebenszyklusorientierte und technologieflexible Ausschreibungen – die öffentliche Beschaffung wird zum Lernraum für neue Ideen.

• Beratung und Dienstleistersteuerung neu denken. Das Wirkungsökosystem aus Staat und Dienstleister braucht Transfer- und Umsetzungsberatung statt klassischer Gutachten – inklusive verbindlicher Rollen, Qualitätsindikatoren und erfolgsabhängiger Vergütung.

• Wandel ist kulturell und organisatorisch – nicht nur technisch. Es braucht eine lernende Verwaltung, die überprüft, vereinfacht und sich anpasst sowie eine Trennung zwischen politischer Steuerung und operativer Facharbeit. Spitzenpositionen sollen nach Eignung und nicht nach Parteibuch besetzt werden.

Das Impulspapier will ein Weckruf für Politik und Verwaltung sein und adressiert die politische Führung auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene, oberste Verwaltungsleitungen inklusive CDOs und CIOs sowie Beschaffungsverantwortliche und IT‑Dienstleister.

„In den kommenden Monaten müssen wir vor allem aus der Komfortzone der reinen Projekt- und Technikdebatten herauskommen und endlich die Grundlagen anpacken“, fordert Stefanie Köhl. Sie schlägt einen offenen politischen Diskurs über folgende Fragen vor:

• Wo wollen wir hin?

• Was wollen wir mit den Milliarden für Verwaltungsdigitalisierung konkret erreichen?

• Wie messen wir das?

Parallel brauche es Netzwerke und Formate, in denen Verwaltungsleitungen, Politik, IT-Dienstleister, Wissenschaft und Zivilgesellschaft gemeinsam an den Grundlagen Wirkungsmessung, Nachnutzung, bessere Vergabe und Rollenverständnisse arbeiten. „Nicht als weitere Blasenveranstaltungen, sondern so, dass Menschen aus der Praxis damit wirklich weiterarbeiten können“, betont Köhl. Auch die bestehenden Modernisierungsprogramme müssten dahingehend überprüft werden.

Gerade das Thema Vergabe muss nach Ansicht der Autorinnen und Autoren wirkungsorientierter werden. „Wir müssen bitte weg von ‚der günstigste Anbieter gewinnt‘ und hin zu Aufträgen und Verträgen, die Ergebnisverantwortung, Nachnutzung und Lebenszykluskosten einfordern“, fordert Andreas Steffen. „Vergabe ist heute ein systemisches Nadelöhr, hier muss sich – für wirklich alle Beteiligten – dringend einiges verändern“, ergänzt Steffen und fügt hinzu: „All das sind keine technischen Vorhaben, sondern Führungsthemen.“

Das sieht auch Jana Janze so. „Viele Projekte ersticken an Formalismus“, sagt sie. „Wir brauchen iterative Verfahren, Experimentierkorridore und lebenszyklusorientierte Ausschreibungen.“ Die Mitarbeitenden in den Verwaltungen müssen sich laut Janze teilweise so tief in Themen einarbeiten, für die sie Unterstützung beschaffen wollen, dass sie es am Ende selbst machen könnten. „Das lähmt die Organisation“, so Janze.

„Ich arbeite seit vielen Jahren im Kontext Transformation – in ganz unterschiedlichen Organisationen“, erläutert Stefanie Köhl. „Und mir begegnen dort immer wieder dieselben Muster: Wir diskutieren neue Technologien, Programme und Strategien, aber an den Grundlagen wird erstaunlich wenig gearbeitet.“ Genau da will das Impulspapier ansetzen: Transparenz und Kompetenz als zentrale Hebel, ohne die Transformation nicht funktionieren kann. „Wenn eines von beiden fehlt, kippt das System. Transparenz ohne Kompetenz führt zu Empörung und Lähmung – man sieht Probleme, kann sie aber nicht professionell bearbeiten. Kompetenz ohne Transparenz schafft Abhängigkeiten und Blindflug – Entscheidungen werden getroffen, sind aber nicht nachvollziehbar und damit kaum lernfähig“, erläutert Köhl. Beide Aspekte – Transparenz und Kommunikation – seien gleichermaßen wichtig. „Architektur, Standards, Register, Vergabe, KI, alles baut darauf auf“, ergänzt Andreas Steffen.

Auftakt, nicht Endpunkt

Damit das Impulspapier nicht in den Schubladen der CIOs & Co. verschwindet, soll es gezielt als Werkzeug positioniert werden. „Unser Anspruch war nie, ein weiteres Dokument zu produzieren, das kommentarlos abgeheftet wird. Das Papier war als Startschuss gedacht“, macht Jana Janze klar. „Das Ziel ist daher, mit Behördenleitungen, CDOs und anderen Digitalverantwortlichen plus den politischen Spitzen durch Gespräche, Impulse, Workshops und Selbstchecks an individuellen wie auch übergreifenden Roadmaps zu arbeiten“, erklärt Steffen das weitere Vorgehen.

Die Inhalte sollen zudem in den laufenden Modernisierungsdiskurs eingespeist werden. Steffen: „Das betrifft ebenso die Modernisierungsagenda der Bundesregierung wie auch NKR-Empfehlungen, FITKO-Ziele, kommunale CDO-Zirkel und die kluge Zusammenarbeit mit Forschung und Hochschulen. Wir verstehen das Papier als Auftakt – nicht als Endpunkt.“ Konkret weitergehen soll es mit Follow-ups für Messstandards, der Entwicklung von Vergabe-Guidelines, Fallstudien und Good-Practice-Praxisbeispiele sowie Community-Formaten für Peer-Learning. Natürlich soll das Papier auch im NEGZ-Umfeld mit bestehenden Initiativen verknüpft werden.

Damit die gesamte Zielgruppe –Politik- und Verwaltungsspitzen, Beschaffungsverantwortliche, IT-Dienstleister – nicht nur adressiert, sondern auch zur Zusammenarbeit animiert wird, schlägt Köhl „eine gemeinsame Programmsteuerung mit geteilten Wirkungsindikatoren und transparenter Mittelverwendung – also kein ‚oben‘ und ‚unten‘, sondern ein gemeinsames Verantwortungsmodell“ vor. „Wenn es gelingt, das an einem priorisierten Thema – etwa Registermodernisierung oder einem zentralen Lebenslagen-Service – exemplarisch zu leben, kann daraus eine Blaupause für andere Bereiche werden“, ist Köhl überzeugt. Zuträglich wäre ein gemeinsames Programmverständnis statt vieler Einzellogiken:

• Politik definiert wenige, klare Wirkungsziele.

• Verwaltungsleitungen schaffen Governance, Prioritäten und Ressourcen.

• CDOs, CIOs und Architektinnen sorgen für das fachlich-technische Fundament und Standards.

• Beschaffung übersetzt Wirkung, Standards und Nachnutzung in Verfahren und Verträge.

• IT-Dienstleister bringen Umsetzungs- und Innovationskompetenz ein – auf Augenhöhe, nicht nur als „verlängerte Werkbank“.

„Wenn alle Ebenen dieselben Begriffe, Standards und Wirkungskriterien nutzen, entsteht das, was wir im Papier beschreiben: Steuerungsfähigkeit statt Symbolpolitik“, ergänzt Andreas Steffen. „Wenn die Politik eine klare Richtung vorgibt, wenn die Verwaltung operative Verantwortung trägt, und wenn Dienstleister echte Partner sind, dann entstehen Lösungen, die skalieren.“ In seinen Augen wäre ein Governance-Modell ideal, das vier Dinge verbindet:

• Transparenz: Wer entscheidet? Mit welchem Ziel und welcher realen Wirkung?

• Verantwortung: Wer ist accountable für Ergebnis und Wirkung?

• Kompetenz: Welche Rollen und Fähigkeiten braucht es genau?

• Wirkungslogik: Was genau bedeutet Erfolg – und für wen? Wie messen wir ihn?

„Es geht also nicht nur um Zusammenarbeit, sondern um eine gemeinsame Wirkungsbasis“, betont Steffen. Jana Janze stimmt zu: „Realistisch ist es dann, wenn wir eines anerkennen: Keine Ebene kann die Modernisierung alleine stemmen!“ Idealtypisch sollten daher alle Ebenen auf ein gemeinsames Zielbild statt auf parallele Einzelstrategien hinarbeiten. „Darauf aufbauend schaffen gemeinsame Standards für Wirkungsindikatoren, Vergabemodelle und Produktmanagement die Grundlage für Skalierung und verhindern das, was wir im Papier als ‚Adam-Prinzip‘ (Alle digitalisieren alles mehrfach) beschreiben“, sagt Janze.

Mitmachen und Impulse nutzen

„In einiger Zeit sollten wir schauen, was aufgegriffen wurde, was gescheitert ist und welche Lehren wir ziehen. Nur dann bleibt das Impulspapier lebendig“, macht Stefanie Köhl klar. „Ab 2026 werden wir Inhalte daraus bei einigen Kongressen und Konferenzen vorstellen und diskutieren“, erklärt Andreas Steffen und ergänzt: „Damit es nicht bei ‚ach wie nett, mal wieder ein Papier‘ bleibt, sondern einige der darin beschriebenen Dinge sich tatsächlich verändern und Teile der konkret genannten Wirkungen bald erreicht werden, stehen Jana, Steffi und ich für Gespräche, Impulsvorträge, Workshops und Projekte zur Verfügung, wenn sich dadurch Menschen angesprochen fühlen, die den Sinn und Nutzen von verbesserter Wirkungsorientierung durch mehr Transparenz und Kompetenz verstehen.“

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