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Eines der zentralen Projekte in Berlin – wie in anderen Bundesländern auch – ist die Einführung der elektronischen Akte. Wie sehen die nächsten Projektschritte aus?

Smentek: Die Einführung der elektronischen Akte in allen Berliner Verwaltungen mit rund 65.000 Arbeitsplätzen ist nur vordergründig ein Technik-Projekt. Die Erfahrungen aus den Berliner Pilotprojekten zeigen, dass vor dem praktischen Einsatz viele arbeitsorganisatorische Vorbereitungen in den jeweiligen Behörden erforderlich sind.

Nach der aktuellen Planung wird die angestrebte standardisierte und verwaltungsweit einsetzbare eAkten-Lösung im 4. Quartal 2020 verfügbar sein. Auf dieser Basis soll dann in parallelen Prozessen die Einführung der elektronischen Aktenführung mithilfe zentraler und externer Unterstützung – aber letztlich in Eigenverantwortung der Berliner Behörden – erfolgen.

Neben der Beschaffung von Lizenzen für eine landesweite eAkten-Software ist auch die Vergabe externer Dienstleistungen, etwa zur Erstellung von Konzepten zum Aufbau des IKT-Basisdienstes sowie insbesondere zur Organisationsberatung bei der Einführungsunterstützung der eAkte in den einzelnen Behörden vorgesehen. Die Gesamtsteuerung des Prozesses übernimmt die IKT-Steuerung in der Senatsverwaltung für Inneres.

Im Vorfeld werden wir landesweite Regelungen, wie zum Beispiel die gemeinsame Geschäftsordnung (GGO) anpassen. Und wir erarbeiten derzeit ein Umsetzungskonzept, das wir den Berliner Behörden zur Verfügung stellen werden. Hierbei werden auch die Erfahrungen der bisher durchgeführten eAkten-Pilotprojekte der Berliner Verwaltung berücksichtigt. So können sich alle Berliner Verwaltungen organisatorisch – mit der notwendigen externen Unterstützung – auf die Einführung der elektronischen Akte vorbereiten. Dieses im Ergebnis handlungsleitende Umsetzungskonzept „eAkte-Ready“ wird Anfang 2018 vorliegen.

Welches sind die nächsten großen Projekte in Berlin und die dazugehörende Roadmap?

Smentek: Neben der eAkte arbeiten wir gerade mit Hochdruck an der Einführung eines Service-Kontos für die einheitliche Identifizierung der Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen zu den Online-Angeboten der Berliner Verwaltung. Das Motto hier ist – wie zum Beispiel beim Online-Banking: einmal anmelden, identifizieren und dann loslegen! Dabei werden wir zunächst vier Online-Dienste mit hohen Fallzahlen an das zentrale Service-Konto anbinden: die Beteiligungsplattform mein.berlin.de, den Gewerbeservice des Einheitlichen Ansprechpartners unter ea.berlin.de die Online-Beantragung von Kita-Gutscheinen sowie die Online-Bestellung von Parkvignetten für die in den Bezirken ausgewiesenen Anwohnerparkzonen. Der Start dieses den personalisierten Zugang eröffnenden Service-Kontos ist zum Jahreswechsel 2017/18 vorgesehen. Auf dieser Basis werden wir sukzessive unser „Online-Portfolio“ unter dem Dach des zentralen Service-Portals erweitern, welches bereits heute rund 75 Online-Verfahren unterschiedlicher Art und Qualität bereithält.

Im Fokus steht dabei eine im Wesentlichen nach den Dimensionen „Kundennutzen“ und „Wirtschaftlichkeit“ priorisierte „TOP-100-Liste“ von Verwaltungsleistungen. Zur effizienten Umsetzung von gebührenpflichtigen Verwaltungsleistungen steht uns dabei auch ein verwaltungsweit einsetzbares ePayment-Verfahren zur Verfügung. Damit erreichen wir sukzessive unser Ziel, künftig viele Verwaltungsbesuche überflüssig zu machen.

Darüber hinaus entwickeln wir derzeit ein digitales Antragsmanagement, das künftig die einheitliche technische Schnittstelle vom Serviceportal zu den jeweiligen Fachverfahren sein wird. Dieser technische Dienst wird auch die Barrierefreiheit, die Nutzerfreundlichkeit und die standardisierte Abwicklung formularbasierter Prozesse sicherstellen. Dieses, auf der Basis einer bereits beim Einheitlichen Ansprechpartner eingesetzten Prozessplattform weiterentwickelte System wird im 1. Quartal 2019 zur Verfügung stehen.

Insgesamt bilden Service-Portal, Service-Konto, ePayment und Antragsmanagement die wesentlichen verfahrensunabhängigen Bausteine zur Umsetzung der gesetzlich ab 1. Januar 2020 vorgeschriebenen elektronischen Verfahrensabwicklung.

Sie sehen also, wir haben arbeiten an allen Baustellen gleichzeitig für die Umsetzung des E-Government-Gesetzes, um die gesetzlichen Fristen zu erreichen und vor allem die Servicequalität der gesamten Berliner Verwaltung zu erhöhen.

Insgesamt denke ich, dass das Land Berlin mittlerweile gut aufgestellt ist; auch vor dem Hintergrund des Online-Zugangsgesetzes, welches ja bekanntermaßen Bund und Länder verpflichtet, innerhalb von 5 Jahren ihre Verwaltungsleistungen online über Portale anzubieten und darüber hinaus die Portale zu einem Portalverbund mit einheitlichen, interoperablen Nutzerkonten zu verknüpfen.

Wir haben die letzten 11 Monate seit Beginn der Legislaturperiode gut genutzt. Die Roadmap steht, die Rahmenbedingungen stimmen – und wir legen jetzt richtig los!

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