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Kommentar Ganzheitliche kommunale Digitalstrategien statt starrer EfA-Logik

Ein Gastkommentar von Denis Herth 1 min Lesedauer

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Lorenz Orga-Systeme GmbH
G DATA CyberDefense AG
Ceyoniq Technology GmbH
PROSOZ Herten GmbH

Das EfA-Prinzip ist eine sinnvolle Idee, doch stößt sie in der Praxis an Grenzen. Denis Herth erläutert die Hürden und Lösungsansätze.

Eine durchdachte Strategie führt zum Ziel.(Bild: © Meow Creations – stock.adobe.com)
Eine durchdachte Strategie führt zum Ziel.
(Bild: © Meow Creations – stock.adobe.com)

Das Motto „Was einmal gut ist, sollte mehrfach genutzt werden“ bildet den Kern des EfA-Ansatzes („Einer für Alle“) zur Bereitstellung digitaler Verwaltungsangebote auf kommunaler, Landes- und Bundesebene. Die Idee dahinter: Anwendungen, die einmal entwickelt wurden, sollen anderen Verwaltungen unkompliziert zur Verfügung stehen, sodass nicht an vielen Orten parallel ähnliche Lösungen entstehen.

Zahlreiche solcher Dienste finden sich bereits auf dem govdigital-Marktplatz. Doch das Modell stößt in der Praxis an Grenzen. Zum einen bleiben Finanzierungsfragen nach der ersten Entwicklungsphase häufig ungeklärt. Zum anderen sind viele kommunale Anwendungen – insbesondere solche mit hohem Anpassungsbedarf – für EfA nur bedingt geeignet. Das betrifft ausgerechnet zentrale Bausteine einer modernen digitalen Verwaltung, wie etwa die elektronische Aktenführung.

Auch der Nationale Normenkontrollrat hält das EfA-Modell in seiner bisherigen Ausprägung für wenig tragfähig und fordert anstelle komplexer Nachnutzungsprozesse die konsequente Entwicklung und Etablierung offener Standards und klar definierter Schnittstellen.

Im Dokumentenmanagement existiert mit CMIS (Content Management Interoperability Services) längst ein solcher offener, technologieunabhängiger Standard, der die Zusammenspielbarkeit unterschiedlicher Systeme ermöglicht. Daneben formuliert das BMI eindeutige Vorgaben für die Strukturierung von Akten, Vorgängen und Dokumenten. Auf Ebene der Bundesländer haben sich zudem verschiedene Aktenplanstandards etabliert – allerdings nicht ohne Kritik. So wird der rheinland-pfälzische Standard häufig als übermäßig komplex bewertet, während das Beispiel Hessen zeigt, wie eine stärker fokussierte, weniger verschachtelte Lösung aussehen kann.

Für Kommunen bedeutet dies: Wer langfristig tragfähige Digitalisierungslandschaften aufbauen will, sollte weniger auf eine Vielzahl isolierter Einzellösungen setzen, sondern auf durchdachte Gesamtarchitekturen kommunaler IT-Dienstleister.

Der Autor
Denis Herth, Geschäftsführer der LORENZ Orga-Systeme GmbH

Bildquelle: LORENZ Orga-Systeme GmbH

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