Fusionen verändern die Verwaltungslandschaft

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Erfolgsstrategien im Fusionsprozess

Besondere Herausforderungen einer Fusion, ob privat oder öffentlich, sind die Verschmelzung von (mindestens) zwei Vermögensbeständen, zwei Finanzkreisläufen, zwei Steuerungssystemen, zwei Produktkatalogen, zwei Personalkörpern und so weiter. Jede der an der Fusion beteiligten Parteien bringt ihre Ressourcen ein und wacht mit Argusaugen darüber, wie damit künftig umgegangen werden soll. Jede Organisation urteilt nach ihrem Entscheidungs- und Kontrollsystem und kann sich meist keine andere Steuerungslogik vorstellen. Und jede Organisation verfügt über eine eigene kulturelle Identität, die nicht selten bei dem Fusionspartner auf Unverständnis stößt.

Werden diese Herausforderungen vor dem Hintergrund der oben beschriebenen Rahmenbedingungen nicht adäquat in einem spezifisch auf die Öffentliche Verwaltung ausgerichteten Fusionsmanagement berücksichtigt, so ist das sprichwörtliche Austauschen der Namensschilder häufig das Einzige, was von einer anfänglichen Fusions- und Synergieeuphorie überbleibt.

In einer Studie hat die Unternehmensberatung BearingPoint eigene Projekterfahrung bei Fusionen im öffentlichen Sektor ausgewertet. Dabei wurden Erfolgsfaktoren identifiziert und in einem integrierten Vorgehensmodell zusammengestellt (siehe Abbildung).

Nach diesem Modell kommt es in der Vor-Fusions-Phase darauf an, im Zuge einer Stakeholder-Analyse die Promotoren des Vorhabens zu formieren und eine klare Zielbestimmung vorzunehmen. Ergebnis dieser Phase ist ein Fusionsvertrag, in dem wesentliche, politisch zu entscheidende Rahmenbedingungen zur Fusion (zum Beispiel zu Standortfragen, Personalentscheidungen im Top-Management usw.) geklärt werden und der weitere Fusionsprozess (zum Beispiel Grad der Beteiligung) geregelt ist.

Ziel der Fusions-Phase ist es, ein Organisationsmodell zu konzipieren, das bei allen Beteiligten Akzeptanz findet. Hierbei sollten auch strategische Entwicklungsziele beschrieben werden, um langfristige Chancen aufzuzeigen. Entscheidend in dieser Phase ist schließlich eine Roadmap, die klar den Umsetzungsweg beschreibt.

In der Nach-Fusions-Phase erfolgt die operative Umsetzung des Fusionsmodells und die tatsächliche Integration der Organisationseinheiten. Dabei stehen Harmonisierungs-, Integrations- und Konsolidierungsmaßnahmen im Vordergrund: IT-Systeme und -Landschaften müssen integriert, Kernprozesse an Best-Practice-Fällen ausgerichtet, Finanz- und Unterstützungsprozesse optimiert, Verwaltungsprozesse konsolidiert und Kommunikationsprozesse vereinheitlicht werden.

Die fachlichen Stränge stellen die notwendige konzeptionelle Basis für die Fusion dar. Den Erfolg des Vorhabens sichert aber erst ein ebenso sensibles, wie auch konsequentes Projekt- und Veränderungsmanagement, das auf die unterschiedlichen Kulturen der Fusionspartner eingeht und integrierend wirkt.

Fusionsformen in der Öffentlichen Verwaltung

Dieses Phasenmodell gilt für alle Formen von Verwaltungsfusionen. BearingPoint legt den Begriff bewusst sehr weit aus, um das gesamte Spektrum an Kooperationsmöglichkeiten einzubeziehen.

Strategische Kooperationen werden gebildet, um in getrennter Organisation gemeinsame Aufgaben zu bearbeiten, dabei inhaltliche Synergien zu heben und Kosten zu sparen. Regionale Partnerschaften von mehreren Landkreisen zum Zwecke der übergreifenden Wirtschaftsförderung und des Regionalmarketings können als Beispiel genannt werden. Durch den gemeinsamen Marktauftritt werden Größen- und Imagevorteile generiert.

Shared Service Center werden gebildet, um Querschnittsaufgaben verschiedener Institutionen in einer Organisation zu bündeln. Ein Shared Service Center fungiert als Servicedienstleister (Auftragnehmer) der Bereiche, aus denen heraus die Dienstleistungsprozesse zusammengeführt wurden (Auftraggeber). Die Bündelung von IT-Dienstleistungen in gemeinsamen Rechenzentren sowie planender und bauender Bereiche im Tief- und Hochbau der Länder in gemeinsamen Landesbetrieben sind hier Beispiele. Derzeit werden auf Landes- und Bundesebene auch Shared Service Center für eine gemeinsame Personalverwaltung, Haushaltsabwicklung oder Beschaffung konzeptionell erarbeitet und umgesetzt.

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