Best Practice: Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land Frischer Quell digitalen Lebens mit virtueller Hausanschlussakte

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Digitales, übergreifendes Arbeiten bedeutet im Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land mehr als bloßes Einscannen.

Knapp 167.000 Menschen jährlich mit elf Millionen Kubikmeter Trinkwasser zu versorgen, erfordert ein ausgedehntes Rohrsystem von 1.700 Kilometern Länge, eine Vielzahl von Gebäuden und Anlagen – und viel Schriftverkehr. Zwischen 500 und 600 Neuanträge auf einen Hausanschluss gehen beim Wasserversorgungsverband Tecklenburger Land (WTL) mit Hauptsitz in Ibbenbüren-Laggenbeck jährlich ein. Jeder Antrag muss bearbeitet werden und durchläuft dafür mit seinen Begleitdokumenten – Eigentumsnachweise, Lagepläne usw. – verschiedene Abteilungen im Haus.

Mittlerweile gibt es zu jedem fertiggestellten Hausanschluss eine große TIF-Datei, an die neue Dokumente angehängt werden – sodass alle Beteiligten darauf in Microsoft Sharepoint zugreifen können. „Mit einem richtigem Dokumentenmanagement hat dies aber noch nichts zu tun“, urteilen Bertram Albers und Florian Hagenau von der Projektgruppe DMS des WTL. „Zum einen sind die Dokumente in einem veralteten Dateiformat archiviert und zum zweiten gibt es keinerlei Register, Struktur und Möglichkeit, je nach Berechtigung nur Einsichten auf bestimmte Schriftstücke zuzulassen.“

Frei nach dem WTL-Claim „Mehr als nur Wasser“ bedeutet digitales, übergreifendes Arbeiten für den Verband daher mehr als bloßes Einscannen. Wie das funktioniert, erfahren die 80 Beschäftigten nach und nach seit Mitte 2020, als der WTL nach öffentlicher Ausschreibung mit der Einführung des Dokumentenmanagement-Systems „d.velop documents“ (zuvor d.3ecm) begann.

Digitale Vertrags-, Vollstreckungs- und Personalakte machen den Aufschlag

Startpunkt war ein neues Vertragsmanagement, über das die Rechtsabteilung nun jederzeit Überblick über Darlehens-, Wartungs-, Erschließungsverträge etc. und deren Fristen hat. Bereits produktiv sind eine Vollstreckungsakte (integriert in avviso) sowie die neue digitale Personalakte (seit April 2022). Ein Aktenplan zur systematischen Ordnung der internen Organisation und der elektronische Posteingang sind ebenfalls bereits realisiert bzw. stehen kurz bevor. Eingehende Schriftstücke werden künftig digital erfasst, klassifiziert und anschließend in die elektronischen Postkörbe der jeweiligen Empfänger verschoben – ein deutlicher Geschwindigkeitsvorteil gegenüber der klassischen Postverteilung. Der automatisierte Rechnungseingangsworkflow auf Basis der d.velop-Software mit Integration in Navision steht ebenfalls in der Startlöchern.

Revisionssicherheit für Finanzbuchhaltungs- und technische Dokumente

Derweil laufen die Vorbereitungen auf die Einrichtung einer virtuellen Hausanschlussakte auf Hochtouren. Der Hausanschlussprozess war immerhin ein Hauptauslöser, aus dem bisher rein papierbasierten Arbeiten auszusteigen. Mit neuen Hausanschlüssen hat der WTL tagtäglich zu tun und wollte die damit zusammenhängenden Geschäftsvorgänge daher digitalisieren. Die Ziele sind: ein flüssigeres Arbeiten sowie das Schaffen von Revisionssicherheit für Finanzbuchhaltungs- und technische Dokumente. Das DMS wird dafür mit dem ebenfalls neu eingeführten IT-System für das Hausanschlusswesen (Lovion) interagieren, außerdem ist eine Anbindung an die Software „Technischer Betriebsmanager“ in Vorbereitung.

Neue Dokumente sofort in die Akte integrieren

Mit der Hausanschlusswesen-Lösung kann der Verband die verschiedenen Aufgaben bei Planung, Projektierung und Bau von Netzanschlüssen durchgängig abbilden. Hauseigentümer können ihre Anträge künftig über eine neue Weboberfläche stellen; die dort eingegebenen Daten werden dann nach Lovion importiert. Mit dem Antrag lädt man zukünftig zugleich die geforderten Dokumente hoch, die anschließend im DMS abgelegt werden. Dort konstituiert sich daraufhin eine „virtuelle Hausanschlussakte“. Auf sie hat jeder WTL-Beschäftigte mit entsprechender Berechtigung jederzeit Zugriff. Florian Hagenau: „Wer bislang einen Antrag suchte, musste oft bei mehreren Stellen im Haus anfragen. Weiterer Nachteil des papierbasierten Arbeitens: Befindet sich der Vorgang gerade in der technischen Abteilung am Bauhof und trifft in der Verwaltung ein wichtiges Schreiben dazu ein, kann man es nicht einfach schnell der Akte beifügen.“

Vom ungeordneten Datenhaufen zur strukturierten Ansicht

Genau deshalb war die TIF-Datei eingerichtet und über Sharepoint für den Zugriff freigegeben worden – mit den erwähnten Nachteilen fehlender Struktur. Daher wird die Datei demnächst über ein von d.velop geschriebenes Skript in das DMS übernommen und darin als virtuelle Hausanschlussakte im PDF-Format weitergeführt. „In dieser gibt man dann nur noch den Straßennamen ein und erhält daraufhin – abhängig von der eigenen Zugriffsberechtigung – Anschlussbeiträge, Verbrauchsabrechnung, technische Dokumente oder reines Archivmaterial angezeigt, eingeordnet jeweils in eine digitale Unterakte“, erklären Bertram Albers und Florian Hagenau. „Was im TIF-Dokument daher eine einzige große Datenansammlung war, steht nun strukturiert in d.velop documents auf Abruf bereit.“

Angesichts des unternehmensweiten Einsatzes des DMS – ob im Kundenservice, Abrechnungswesen, in der Planung oder Instandsetzung – hat der WTL für jeden seiner Beschäftigten eine Softwarelizenz angeschafft. Begonnen während der Corona-Pandemie und unter erschwerten Home-Office-Bedingungen, befindet sich das Projekt nun fast überall auf der Zielgeraden. Alle Aktenarten, Rechnungsworkflow und Aktenplan stehen kurz vor ihrer Produktivsetzung beziehungsweise sind es bereits – ein frischer Quell digitalen Lebens im Tecklenburger Land.

* Der Autor: Frank Zscheile, IT-Journalist, München

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