gesponsertGovernikus-Lösungen für sichere elektronische Siegel und Signaturen Flexibilität und Sicherheit in der Digitalen Verwaltung

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Governikus GmbH & Co. KG

Während der Pandemie erhielt die Digitalisierung von Behördengängen sowie weiteren administrativen Aufgaben einen Aufschwung. Vorbei sind die Zeiten gestapelter Aktenberge und das Herumreichen von Umlaufmappen – zumindest in der Theorie. In der gelebten Praxis sieht es teilweise anders aus: Nicht selten finden Dokumente den „klassischen“ Weg in die Unterschriftenmappe und werden händisch signiert und gestempelt.

Moderne und intuitive Arbeitsplatzlösungen sind die Voraussetzung, um schnelle und effiziente Vorgänge zu ermöglichen. Hierbei sind Themen wie die „Digitale Unterschrift“ bzw. das „Digitale Siegel“ essentiell und können so manche Behörde vor eine Herausforderung stellen. Die Frage, die sich viele stellen, ist u.a., wie man weiterhin medienbruchfrei und rechtskonform signieren und siegeln kann, wenn man einen Ortswechsel, das mobile Arbeiten und zeitliche Flexibilität mitberücksichtigt. Seit der Pandemie ist das flexible und ortsunabhängige Arbeiten ein wichtiges Kriterium bei der Arbeitsplatzsuche geworden, dem sich Unternehmen stellen müssen.

Wichtigkeit elektronischer Siegel und Signaturen

Im Zuge der Digitalisierung wird deutlich, dass die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes nur mit elektronischen Signaturen bzw. Siegeln möglich ist. Hierbei müssen bei digitalen Dokumenten zwei elementare Eigenschaften erhalten bleiben: Integrität und Authentizität. Hinzu kommen die Themen Rechtsverbindlichkeit bzw. Willenserklärung im juristischen Sinn.

Um dem Effizienzprinzip und der Wirtschaftlichkeit Rechnung zu tragen, sollen keine Insellösungen geschaffen werden. Vielmehr ist es das Ziel, eine nachhaltige Nutzung in vielfältigen Szenarien sicherzustellen.

Unter der „echten Digitalisierung“ versteht sich dabei der Anspruch, nicht nur bestehende Abläufe ohne Veränderung in digitaler Form umzusetzen, sondern die Prozesse, deren Zweck und Nutzen als Ganzes zu betrachten. Damit verändern sich Fokus und Perspektiven: Neue Anwendungsfälle, fachliche Szenarien und Nutzerbetrachtungen werden in den Vordergrund gestellt.

Hier geht es hauptsächlich um die Umsetzung zentraler Siegel- und Signaturlösungen mit einer flächendeckenden Verfügbarkeit für eine hohe Anzahl von Nutzenden. Zudem muss der wachsende und immer komplexere IT-Betrieb berücksichtigt werden, was oftmals zur Konsolidierung von Betriebsszenarien führt. Ein integriertes Rechte- und Rollenmanagement erlaubt dabei die effiziente Steuerung der immer größer werdenden Gruppen von Nutzer:innen.

Verschiedene Umsetzungsmöglichkeiten anhand des Projektziels

Es werden sowohl Szenarien unterstützt, die eine Erstellung von Signatur/Siegel und auch das Validieren kontextfrei aus einem Fachverfahren heraus erlauben, als auch über eine eigene graphische Oberfläche, bedienbar durch die Nutzenden. Bereits mehrere Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung sowie Partner verwenden schon diese Schnittstelle von Governikus und ermöglichen eine nahtlose Integration.

Folgende Kategorien von Geschäftsszenarien können unter Beachtung der jeweiligen organisatorischen Rahmenbedingungen und des Rollenprofils abgedeckt werden:

• Nutzende können direkt und mobilkontextfrei über eine Webapplikation auf das Siegeln und Signieren zugreifen.

• Durch die Integration in die jeweiligen Fachverfahren und DMS-Lösungen werden unsere fachlichen Funktionen direkt in das führende System eingebettet. Dies ermöglicht einen präzisen und effizienten Zugriff für die Nutzenden.

• Als autarker Client ermöglicht die Anwendung DATA Boreum von Governikus einfach, schnell und sicher die Signatur direkt am Arbeitsplatz.

Siegel- und Signaturen können dabei auf verschiedene Arten angebracht werden, wobei jede Variante ihre eigene Charakteristik aufweist, und aufgrund des jeweiligen Projektes bzw. Ausgangssituation ausgewählt werden:

• Siegel- und Signaturkarten
Die „klassische“ Variante ist die Verwendung von Siegel- und Signaturkarten (Smart Cards). Dabei ermöglicht Governikus die Verwendung von individuellen Signatur- und Siegelkarten, die direkt am Arbeitsplatz verwendet werden können. Aber auch Massensiegelkarten bzw. -signaturkarten, die direkt am Server angeschlossen sind, werden unterstützt. Durch das Zusammenschalten von mehreren Karten können mehrere 100.000 Dokumente in kürzester Zeit elektronisch geschützt werden – auch lassen sich so Scanstraßen realisieren.

• Fernsiegel und Fernsignaturen
Über einen Fernsignaturdienstleister besteht die Möglichkeit, Dokumente zu siegeln bzw. zu signieren, ohne dabei eine physikalische Karte benutzen zu müssen. Ideal geeignet um auch große Anwendergruppen mit der „elektronischen Unterschrift“ auszustatten. Wir stellen dabei sicher, dass nur ein Fingerabdruck (Hash) vom Dokument erzeugt und an den Anbieter übermittelt wird, der diesen Abdruck signiert zurückgibt, und wir diesen dann wiederum in das Dokument einbetten. Die Vorteile liegen hier in der Hardwareunabhängigkeit (keine Signatur-/Siegelkarte als auch Kartenlesegerät für die Anwendenden notwendig), die Dokumente verbleiben in ihrer Infrastruktur und keine kritischen Informationen werden an den Anbieter übermittelt. Lediglich der Fingerabdruck, ergänzt um ein paar wenige Metadaten wie den Dateinamen, werden nach extern übermittelt. Das bedeutet, dass neben dem Datenschutz auch die Performance im Netzwerk profitiert, da nicht die mitunter mehrere Megabyte großen Quelldateien hin und her gesendet werden.

• HSM und SoftToken
In vielen Fällen werden keine qualifizierten Signaturen benötigt, sondern lediglich Signaturen mit fortgeschrittenem Niveau. Das kann dann sowohl organisatorische wie kostenoptimierte Vorteile in der eigenen IT bedeuten. Denn dafür können auch sogenannte SoftToken über einen Vertrauens-Diensteanbieter eingekauft oder aber über eine hauseigene PKI bereitgestellt werden. Auch über die Verwendung einer dedizierten Hardware Sicherheits-Lösung (HSM) können fortgeschrittene Signaturen und Siegel erstellt werden. SoftToken dienen als Schlüssel, mit denen Dokumente fortgeschritten signiert werden können. Besonders sicher ist dabei die Anbindung der HSM, da hier die Schlüssel niemals die sichere Umgebung der HSM verlassen, auch nicht beim Signieren der Dokumente.

Zu beachten ist bei allen Szenarien aber Folgendes: Nur durch eine vertrauenswürdige Validierung bspw. der elektronischen Signatur eingereichter Unterlagen (wie etwa die Einreichung eines digitalen Bauantrages) – können die Integrität des Inhalts und die Authentizität des Antragstellers sicher und zutreffend festgestellt werden. Die Validierung digitaler Signaturen schützt so vor Missbrauch und schafft Rechtssicherheit. Wie das Signieren und Siegeln können Sie die Validierung direkt aufrufen oder über die technischen Schnittstellen einbinden. So schließt sich der medienbruchfreie Kreis und ganzheitliche Lösungen können realisiert werden.

Der Siegel- und Signaturserver von Governikus dient als Basisdienst in der landesinternen Verwaltung und Infrastruktur und bietet eine ganzheitliche Lösung für die Nutzung in vielfältigen Fachszenarien und für vielfältige Fachanwendungen:

Governikus stellt im Rahmen des Produktes des IT-Planungsrates „Anwendung Governikus“ seit vielen Jahren Bund, Ländern und Kommunen rund um die Erzeugung und Validierung von Signaturen und Siegeln alle notwendigen IT-Komponenten zur Verfügung, die sie für sichere, rechtsverbindliche und durchgängig digitale Verwaltungsarbeit benötigen. Alle 16 Bundesländer sind dem Vertrag zur „Anwendung Governikus“ beigetreten und in enger Kooperation mit Vertreter:innen aus diesen Ländern und deren Kommunen werden diese Komponenten und Produkte kontinuierlich angepasst, erweitert und gepflegt. Kommunen können die „Anwendung Governikus“ bzw. einzelne Komponenten daraus über die sog. Benannten Stellen beziehen.

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