Software verknüpft technische und kaufmännische Drucker-Daten Fleetmanagement für Ihre Druckerlandschaft

Neben der Administration und Verwaltung von Druckern ist die ­Verknüpfung von technischen und kaufmännischen Daten durch ein Fleetmanagement ein entscheidendes Controlling-Instrument. SEAL Systems hat eigens dafür eine Softwarelösung entwickelt.

Die Softwarelösung von SEAL ­Systems verknüpft technische ­Daten wie beispielsweise Druckername, Seriennummer, IP-Adresse und Zählerstände mit den relevanten kaufmännischen Daten wie ­etwa Leasingzeitraum, Garantie, Kaufdatum, Besitzer, Kostenstelle und alle dazugehörigen ­Belege. Somit entsteht eine einheitliche Sicht auf die globale Druckerflotte und das herstellerunabhängig und neutral.

Professionelles Fleetmanagement

Vier wichtige Anforderungen ­werden durch Fleetmanagement gelöst:

• Aktuelle Seitenzahlen für ­Kopien und Ausdrucke, z.B. im Monat oder Jahr

• Auslastung der Multifunktionsdrucker/ Optimierungs­potenzial

• Volumina der Füllstände / Supply Meldungen/ automatische Bestellung

• Alle aktuellen und historischen Systemmeldungen

Über verschiedene Reports ­können Abrechnungen, Klick-Kosten und Pay-per-Page jederzeit überprüft werden, sodass die notwendige Transparenz gegenüber dem ­Drucker-Leasinggeber bzw. MPS-Anbieter gewährleistet ist. Alle Drucker im Unternehmen werden dabei über einen integrierten ­Prozess automatisch erfasst. Dem IT-Service, Support und ­Einkauf steht somit eine aktuelle Übersicht über alle Drucker und Modelle zur Verfügung.

Workflows anhand von Alarmen definieren

Da alle Daten eines Druckers ausgewertet werden können, ist es möglich, Grenzwerte und Warnmeldungen festzulegen. Aus ­diesen Alarmzuständen lassen sich definierte Workflows ­aktivieren. Zum Beispiel wird bei ­einem zu niedrigen Tonerstand oder einer ­vollen Rest-­Toner-Box ­automatisch ­eine ­Bestellung beim Lieferanten ausgelöst und der ­Servicedienstleiter ­beauftragt. Wer gleichzeitig das Output Management von SEAL ­Systems nutzt kann außerdem einen Fail­over-Drucker definieren, falls der eigentliche Drucker durch einen Fehler nicht ­erreichbar ist. Eine prozessrelevante Ausgabe kann ­dadurch auf ­einen funktionierenden Drucker umgeleitet ­werden. Zusätzlich wird der IT-­Service per E-Mail informiert.

Zu jedem Druckermodell lassen sich Beschaffungsdaten wie Lieferadresse, Lieferant für Verbrauchsmaterialien, Servicedienstleister sowie interne und externe Abrechnungsmodelle hinterlegen. Diese Datenbasis erlaubt die voll­ständige Integration von Prozessen für die Bereiche Beschaffung und Service. Für den Bestellprozess kann auf Schnittstellen zu OpenTRANS und XML-Struktur zurückgegriffen werden. Somit werden manuelle Prozesse abgelöst sowie Fehlzeiten und Ausfälle von Druckern ­signifikant reduziert.

Herstellerneutrale Ausrichtung

Durch die herstellerneutrale ­Ausrichtung des Fleet- und Output ­Managements erreichen ­Unternehmen die Unabhängigkeit von Druckerlieferanten und ­Herstellern. Erst dadurch werden die ­Vergleichbarkeit von Druckern (MFPs) und deren Kosten bei der nächsten Ausschreibung trans­parent.

Ebenso verschafft dies einen ­Einkaufs- und Verhandlungsvorteil. Die Systeme von SEAL ­Systems lassen sich dabei sowohl on-­premise als auch in der Cloud-­Umgebung integrieren.

André Schnibbe, Business Development Manager bei SEAL Systems

*Autor: André Schnibbe, Business Development Manager bei SEAL Systems

Bei Fragen und für weitere Informationen

andre.schnibbe@sealsystems.de
Telefon: 09195 926 137

oder unter: www.sealsystems.de

(ID:45705997)