Vertrauensbildung durch Business Intelligence Finanz-Monitor schafft Transparenz

Wo fließt das Steuergeld hin? Wie hoch ist der aktuelle Schuldenstand? Und welcher Haushaltsposten finanziert welche Projekte? Die Bürger Ostbelgiens können sich diese Fragen seit Sommer 2018 auf dem Bürgerinformationsportal ostbelgienlive.be mit nur ­wenigen Klicks beantworten.

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Seit dem Sommer 2018 gibt der sogenannte Finanz-Monitor auf Basis der Business-Intelligence-Lösung IBM Cognos BI jederzeit und weltweit einen Echtzeit-­Einblick in die Finanzlage der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens. Die valantic Business Analytics GmbH, ein IT- und ­Beratungsunternehmen mit Sitz in Hamburg, entwickelte das Online-Tool und arbeitete dafür eng mit dem Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft zusammen. Wie kam es zum Finanz-Monitor? Wie verlief dessen Entwicklung? Und welche Herausforderungen mussten gemeistert werden? Dies und mehr beantwortet Jennifer Kell, verantwortliche Projektleiterin und Consultant bei valantic, im Interview.

Frau Kell, was genau war der Anstoß für den Finanz-­Monitor?

Kell: Die Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft Belgiens verfolgte das Ziel, sämtliche Finanzinformationen und -entscheidungen offenzulegen, um das Vertrauen der Bürger zu ­gewinnen. Man wollte maximale Transparenz schaffen. Außerdem verschlang die Recherche zu aktuellen Haushaltszahlen auch intern im Parlament immer wieder zu ­viele Ressourcen. Mit dem Finanz-Monitor sollten neue Freiräume für die Regierungsmitglieder entstehen.

Was genau zeigt der Finanz-Monitor an?

Kell: Über den Finanz-Monitor hat jeder schnell und einfach Zugriff auf die aktuellen Haushaltszahlen der Deutschsprachigen Gemeinschaft. Dazu zählen Einnahmen, Ausgaben, Verbindlichkeiten, Schulden- und Kontostände, ­geplante und getätigte Investitionen sowie Infrastrukturpläne. ­Bürger können zum Beispiel nachsehen, wie viel in die Themen ­Gesundheit und Soziales investiert wird und wie viel sie von den verfügbaren Mitteln wieder zurückbekommen.

Wie kam es zur Zusammen­arbeit zwischen valantic und dem Ministerium?

Kell: Wir haben 2017 bereits eine Vorläuferversion des Finanz-­Monitors für das Ministerium ­umgesetzt, allerdings nur für ­interne Zwecke. Schon damals ­arbeiteten wir mit IBM Cognos BI und haben ein Dashboard entwickelt, das die Einnahmen, Ausgaben und Bilanzkennzahlen der Deutschsprachigen Gemeinschaft in tabellarischer Form darstellt. Als das Projekt für den Finanz-­Monitor europaweit ausgeschrieben wurde, haben wir uns erneut beworben und konnten wieder überzeugen.

Wie sind Sie den ersten Entwurf des Finanz-Monitors angegangen?

Kell: Die von uns entwickelte Vorläuferversion stellte automatisch die Basis für das Folgeprojekt dar – alles andere wäre doppelter Aufwand gewesen. Doch wir mussten einige Schritte weiterdenken: Wie sollte die neue Lösung aussehen? Wie können wir die Finanzen ­ansprechend darstellen? Mit ­welchen Farben und welchem ­Design? Wir holten Kollegen aus Marketing, Vertrieb und Consulting ins Boot, um diese Fragen für einen zeitgemäßen Vorschlag ­beantworten zu können. Der erste Designvorschlag überzeugte den Ministerpräsidenten und wir ­erhielten den Zuschlag.

Was waren dann die ersten Schritte im Finanz-Monitor-­Projekt?

Kell: Zuerst mussten wir genau überlegen, wie das Endergebnis aussehen sollte. Dazu arbeiteten wir eng mit dem Ministerium der Deutschsprachigen Gemeinschaft zusammen. Wir fragten, was in dem Tool dargestellt werden soll und wie. Am Anfang schickten wir uns also verschiedene Ideen und Entwürfe hin und her, bis wir ­eine konkrete Vorstellung vom finalen Finanz-Monitor hatten. Am Ende sollte ein Instrument entstehen, das einfach und intuitiv zu bedienen sowie interaktiv und visuell ansprechend ist. Deshalb haben wir mit der aktuellen BI-Version von Cognos Analytics gearbeitet, um eine moderne Oberfläche und die neu hinzugefügten Funktionen nutzen zu können.

Wie genau erfolgte dann die technische Umsetzung?

Kell: Wir konnten für die neue ­Lösung die Haushaltszahlen und -berichte verwenden, die bereits in der Vorläuferversion vorlagen. Dafür mussten wir neben dem im Ministerium bereits bestehenden Data Warehouse ein zweites aufbauen und die vorliegende Datenbank anzapfen. Dabei mussten wir die Datenstruktur vereinfachen, um sie erfolgreich für die neue Plattform nutzen zu können. Die Datenübertragung sollte performant und schnell ablaufen, weshalb wir die Datenbank-Basis auf einen neuen Server transferierten. Im Mittelpunkt stand zudem die ständige Verfügbarkeit der Daten, die wir sicherstellen mussten.

Wie gelang das?

Kell: Hinter den Kulissen spielen hier im Ministerium verschiedene Systeme zusammen. Zunächst pflegen die Mitarbeiter täglich ihre Zahlen in eine ERP-Unternehmenssoftware ein. Über Nacht läuft dann ein automatisierter ETL-­Prozess, durch den diese Daten in den Finanz-Monitor einfließen. Hier mussten wir den Sicherheitsaspekt beachten, da es keine Möglichkeit geben durfte, die ­Leitung zwischen der Vorläuferversion und dem Finanz-Monitor zu unterbrechen oder unbefugt ­darauf zuzugreifen. Das erforderte die Integration von zusätzlichen Sicherheitsmechanismen und Vorkehrungen, wie zum Beispiel die Anonymisierung von Lieferanten in Belegtexten.

Welche Herausforderungen oder Hürden stellten sich bei dem Projekt?

Kell: Kurz vor dem Go-Live im ­Juli 2018 trat die Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Woraufhin wir Anonymisierungen von Personen und Vereinen vornehmen mussten. Dennoch haben wir alle Möglichkeiten der Offenlegung versucht auszuschöpfen, indem wir beispielsweise Reisekosten, Spesen und dergleichen zumindest als Kategorie erkennbar gemacht ­haben, damit die Bürger deren Höhe einsehen können. Eine weitere Herausforderung war die Integration in das Bürgerinformationsportal ostbelgienlive.be. Derzeit binden wir den Finanz-Monitor via iFrame in das Portal ein, jedoch suchen wir bereits nach einer ­Alternative, da sich die Darstellung in manchen Browsern als schwierig erweist.

Welche Erfolge können Sie durch den Finanz-Monitor schon vorweisen?

Kell: Zu den ersten Erfolgen zählt definitiv die große Zustimmung im Parlament. Ministerpräsident ­Oliver Paasch lobt den Finanz-­Monitor immer wieder in Interviews und die Mitglieder des ­Ministeriums profitieren vom schnellen Zugriff auf die Haushaltszahlen. Beispielsweise kommt er regelmäßig in Regierungs- und Haushaltssitzungen zum Einsatz. Außerdem erleichtert er die Arbeit in den Gemeinden, da sie nun ­direkt nachsehen können, mit welchen Zuschüssen sie rechnen dürfen.

Gibt es Zukunftspläne in Sachen Finanz-Monitor?

Kell: Natürlich gibt es Pläne. Der Finanz-Monitor soll inhaltlich ­weiterentwickelt werden, durch detailliertere Berichte aufgeteilt für verschiedene Gemeinden. ­Außerdem ist eine gute Performance ein wichtiges Anliegen, um noch schnellere Ladezeiten sicherstellen zu können, damit niemand lange auf die gewünschten Zahlen auf der Website warten muss. Dann stehen noch die Erweiterung des responsive Webdesigns und der Ausbau zur Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien auf der Agenda. Generell möchte die Regierung der Deutschsprachigen Gemeinschaft die Transparenz für die Bürger weiter erhöhen und wir werden sie mit der Weiterentwicklung des Finanz-Monitors dabei unterstützen.

Autorin Tatjana Müller

*Die Autorin: Tatjana Müller ist Redakteurin bei dieleutefürkommunikation

Weitere Informationen...

...zu Produkten und Lösungen von valantic finden Sie unter: www.valantic.com

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