Rechtssicherheit und Kostenersparnis Einheitliches Wissensmanagement bei der Stadtverwaltung Karlsruhe

Beste Wirtschafts- und Arbeitsbedingungen, die günstige Lage sowie eine hohe Lebens- und Freizeitqualität: V­iele Gründe sprechen für Karlsruhe. Einen wichtigen Beitrag hierzu leistet die Stadtverwaltung. Ein einheitliches Wissensmanagement soll die Mitarbeiter in Zukunft dabei unterstützen, ihre Aufgaben noch besser und effizienter zu erfüllen.

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Wissen ist eine wertvolle, aber schwierig zu handhabende Ressource: Während die Halbwertszeit bestehenden Wissens ständig abnimmt, wächst seine Menge exponentiell. Eine – gerade im professionellen Kontext – besonders gravierende Eigenschaft ist, dass es zudem üblicherweise personengekoppelt ist. Verlässt ein Mitarbeiter eine Organisation, nimmt er sein Wissen mit.

Diese „Diva“ unter den Ressourcen bestmöglich zu nutzen ist für öffentliche Einrichtungen angesichts notorisch knapper Budgets besonders wichtig, weshalb es in Bund, Ländern und Gemeinden inzwischen zahlreiche Wissensmanagement-Initiative­n gibt.

Zwei Schritte zum Erfolg

Die Stadt Karlsruhe beabsichtigt hierbei einen besonders umfassenden Ansatz zu verfolgen. „Wir verstehen Wissensmanagement als Verbindung von Verfahren, Methoden und Instrumenten, um erfolgskritisches Wissen nicht nur zu bewahren, sondern auch, um es auszubauen und Möglichkeiten zu finden, es intern weiter zu geben“, erklärt Sabine Gebhart, Projektbeauftragte Wissensmanagement im Personal- und Organisationsamt der Stadt Karlsruhe.

Das Projekt sieht zwei Phasen vor. Inhalt der ersten Phase ist die effizientere Nutzung extern bezogener Informationen. In einem zweiten Schritt soll das intern bereits vorhandene, bislang aber verteilte, Fakten- und Erfahrungswissen den Mitarbeitern organisationsweit zur Verfügung gestellt werden. Grundlage beider Phasen ist eine leistungsfähige technische Basis.

Gesucht – gefunden

Wie für jede Kommune ist Rechtssicherheit auch für die Tätigkeit der Stadtverwaltung Karlsruhe von zentraler Bedeutung. Um sie zu gewährleisten, hatten die Mitarbeiter bislang eine Vielzahl von Loseblattwerken und CD-ROM verschiedener Anbieter genutzt.

Die Nachteile der Arbeit mit diesen Informationsquellen wurden in den letzten Jahren immer offensichtlicher. Während Internet-Recherchen in Sekundenbruchteilen zu relevanten Treffern führen, ist vor allem der Umgang mit Loseblattwerken vergleichsweise benutzerunfreundlich und zeitaufwendig.

Um den Mitarbeitern die jeweils benötigte Literatur zur Verfügung stellen zu können, mussten manche Werke – verbunden mit entsprechenden Kosten – mehrfach beschafft werden. Alternativ waren die Mitarbeiter gezwungen, sich die benötigten Informationen mit erhöhtem Zeitaufwand von zentraler Stelle zu besorgen.

Aktualisierungen mussten für jedes der an verschiedenen Standorten befindlichen Loseblatt-Exemplare regelmäßig von Hand eingeordnet werden. Stets auf dem letzten rechtlichen Stand zu sein, war so bisweilen schwierig.

Sabine Gebhart: „Aus all diesen Gründen haben wir nach einer zentral nutzbaren Lösung gesucht, die rechtssichere Informationen bietet und gleichzeitig moderne Arbeitsprozesse unterstützt. Unsere Entscheidung fiel schließlich auf das Angebot von Haufe. Die Kombination von verlässlichen Inhalten, Funktionsumfang und Benutzerfreundlichkeit haben uns überzeugt.

Ein weiteres Argument war die Aussicht auf eine schnelle und unkomplizierte Einführung der Cloud-Lösung. Schließlich haben auch Kosten-Nutzen-Verhältnis und Investitions­sicherheit gepasst – zwei Punkte, auf die Körperschaften des öffentlichen Rechts angesichts strenger vergaberechtlicher Bestimmungen besonderes Augenmerk legen müssen.“

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