Einheitliches Wissensmanagement bei der Stadtverwaltung Karlsruhe

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Schnelle Einführung – Corporat­e Design inklusive

Die Initiative für die Einführung von Wissensmanagement ging bei der Stadt Karlsruhe vom Personal- und Organisationsamt aus. Die Personalarbeit für 5.500 Mitarbeiter wird bei der Stadtverwaltung Karlsruhe zentral und dezentral bei den Dienststellen erledigt. Es ist deshalb notwendig, dass alle Personalsachbearbeiter über eine einheitliche Wissensbasis verfügen.

Auf Basis einer genauen Analyse der Anforderungen entschied sich deshalb die Projektleitung für das Abonnement zweier für die Personalarbeit zentraler Module: „Haufe Personal Office Premium“ und „Hauf­e TVöD Office Professional“.

Während „Haufe Personal Office Premium“ allgemeines Fachwissen zur Personalarbeit umfasst, bietet „Haufe TVöD Office Professional“ zusätzlich spezielle Informationen für den Tarifvertrag Öffentlicher Dienst. Nachdem sich die Stadt für die Online-Version der Module entschieden hatte, war die Einführung schnell vollzogen. Nach vier Wochen war alles geschafft. Es waren nicht nur fünfzig User sowie ein Administrator geschult.

Die Lösung präsentierte sich auch im Corporate Design der Stadtverwaltung Karlsruhe – für eine auch optisch nahtlose Integratio­n in das Intranet der Organisation.

Statt an verteilten Stellen nach Informationen suchen zu müssen, nutzen die Sachbearbeiter heute mit der „Haufe Suite“ ein professionelles und multimediales Informationssystem. Über ein einziges, über das Intranet bequem erreichbares Portal stellt die „Haufe Suite“ Fachwissen, Programme, Arbeitshilfen und Weiterbildung zur Verfügung.

Der One-Stop-Shop: Alles an einem Platz

„Die Rückmeldungen unserer Mitarbeiter sind durchwegs positiv; die Suchen nach Informationen führen schneller zu Treffern, die Ergebnisse sind qualitativ besser als früher. Deshalb können Mitarbeiter schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen. Es gibt keinen Personal­bereich, der nicht abgedeckt ist:

• Handbücher,

• umfassende Gesetzeskommen­tare,

• zigtausend Entscheidungen

– alles nur einen Mausklick entfernt“, zeigt sich Sabine Gebhart überzeugt. „Dadurch, dass es sich um eine Online-Lösung handelt, ist dabei alles tagesaktuell. Wir sind in unserer Arbeit also stets auf der sicheren Seite.“

Zusätzlich profitieren die Mitarbeiter von den im Abonnement enthaltenen Online-Seminaren. Ohne Reiseaufwand erfahren sie darüber die neuesten Entwicklungen bequem von ihrem Arbeitsplatz aus. Wer live keine Zeit hat, kann sich das Seminar jederzeit als Aufzeichnung ansehen.

Als Premium-Nutzer hat das Personal- und Organisationsamt zudem Zugriff auf Hörbücher und Pod­casts. Wissensaufbau wird so unabhängig von Zeit und Ort.

Höchste Trefferqualität mit semantischer Suche

Viel Wissen – langwierige Suche? „Nein, das wäre wenig hilfreich“, sagt Barbara Pöggeler, Produktmanagerin Haufe Suite bei Haufe- Lexware.

„Eine der Stärken der Lösung ist die semantische Suche, das bedeutet, dass die Suchmaschine automatisch Zusammenhänge eines Suchbegriffs erkennt, Schreibfehler korrigiert und verwandte sowie alternative Begriffe vorschlägt.

Das erhöht Benutzerfreundlichkeit und Trefferqualität. Filtermöglichkeiten erlauben dar­über hinaus eine weitere Feinjustierung der Ergebnisse.“

Die Zukunft: Internes Wissen aufs Podest!

Nach dem erfolgreichen ersten Schritt ist mit der Erweiterung um das Modul Eigene Inhalte aktuell Phase zwei des Wissensmanagement-Projektes in Planung. Wie der Name verrät, wird es damit möglich sein, bestehende Informationen und Dokumente nutzbar zu machen.

Beispielsweise sollen aktuelle Meldungen des Personal- und Organisa­tionsamtes für die Personalstellen in den jeweiligen Dienststellen zur Verfügung gestellt werden. Auch eine Kommentarfunktion ist angedacht.

„Die Akzeptanz eines solchen Systems steht und fällt mit seiner Benutzerfreundlichkeit. Einerseits müssen die gefundenen Dokumente tatsächlich relevant sein, andererseits muss das Einstellen der Informationen schnell und einfach funktionieren. Was zusätzliche Arbeit verursacht, wird sonst binnen kürzester Zeit wieder vernachlässigt.“

Wieder konnten die Funktionalitäten der „Haufe Suite“ überzeugen. Neben der semantischen Suche, die auch auf eigene Inhalte Anwendung findet, gewährleistet vor allem die automatische Verschlagwortung eine hohe Nutzerakzeptanz:

Relevante Dokumente können unmittelbar nach ihrer Erstellung hochgeladen werden – direkt aus der gewohnten Arbeitsumgebung heraus. Das System übernimmt den Rest, indem es die Dokumente automatisch ausliest und nach allen relevanten Begriffen verschlagwortet.

Bei zukünftigen Suchanfragen werden dadurch sowohl Haufe-Inhalte als auch die dazugehörigen Dateien der Stadtverwaltung Karlsruhe angezeigt.

Sabine Gebhart: „Wir sind überzeugt, für die Zukunft gut aufgestellt zu sein. Schließlich möchten wir in der täglichen Zusammenarbeit nicht ständig das Rad neu erfinden, sondern Wege gehen, um vorhandenes Wissen besser nutzen und austauschen zu können. Die ‚Haufe Suite‘ unterstützt unsere Prozesse und bietet den richtigen Mix aus Werkzeugen und Datenbanken.“ gs

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