Eine echte Alternative zum Aktenkoffer

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Optisch lehnt sich ProMIS deswegen an die Oberfläche von MS Outlook an, während die Tablet-Version etwas vereinfacht und mehr „Apple-like“ aufgebaut wurde. Damit die Ablagestruktur nicht jedes Mal neu erfunden wird, wurde eine einheitliche Projektstruktur hinterlegt. „Mit dieser standardisierten Ablage decken wir 90 Prozent aller Anforderungen ab und stellen sicher, dass sich jeder Mitarbeiter schnell zurechtfindet, auch wenn er neu in ein Projektteam aufgenommen wird. Bei Bedarf kann diese Struktur aber auch einfach angepasst werden“, erklärt Harald Walter, der tagtäglich mit ProMIS arbeitet, da er organisatorisch für die aktuell laufenden Großprojekte der Stadt Ulm verantwortlich ist.

Integriert wurde zudem eine Versionierung, so dass auch frühere Stände jederzeit abrufbar sind – gerade bei Projekten mit langen Laufzeiten eine unverzichtbare Funktionalität. Die Teamarbeit wird durch eine Benachrichtigungsfunktion unterstützt. So kann sich jedes Teammitglied aktiv per eMail informieren lassen, wenn an einem für ihn relevanten Dokument eine Änderung vorgenommen wird.

Kaum Administrationsaufwand

Gestartet werden die Projekte einfach und ad-hoc durch den Projektleiter. Er kann selbstständig Teilnehmer hinzufügen und die unterschiedlichen Berechtigungen vergeben. Die IT muss lediglich die Software auf dem Arbeitsplatzrechner des jeweiligen Benutzers aktiv schalten. „Das passiert ohne großen Aufwand, denn ProMIS gehört inzwischen zur Standardinstallation für die Arbeitsplatzrechner. Um das Programm zu aktivieren, genügt ein Mausklick“, berichtet Ute Besch, Abteilungsleiterin Zentrale Steuerung/Team IT der Stadt Ulm.

Auch IT-technisch ist die Anwendung einfach zu integrieren. Denn da von Anfang an geplant war, ProMIS als Standardprodukt zu vermarkten, wurde es als offene Lösung konzipiert. Damit kann sie sowohl auf Basis eines einfachen File-Servers implementiert werden, als auch mit einer SQL-Datenbank im Hintergrund, wie das in Ulm der Fall ist. Selbst die Anbindung einer bestehenden DMS-Lösung ist auf Basis der Schnittstellenarchitektur kein Problem. „Aus Sicht der IT ist ProMIS eine ausgesprochen sympathische Lösung, denn einmal installiert hat man damit so gut wie keine Arbeit mehr“, beschreibt Ute Besch ihre Erfahrungen.

Abgelegt werden können in ProMIS sowohl MS Office-Dokumente als auch PDFs, Bilddateien oder eMails. Die Ablage erfolgt einfach via „Drag & Drop“ in den entsprechenden Themenknoten oder über ein entsprechendes Fenster und den dazugehörigen Dialog für den Upload. Auf dieselbe Weise lassen sich auch schnell und einfach Vorlagenmappen zusammenstellen, die lediglich einen Auszug aus der Akte enthalten und während einer Sitzung über den Tablet eingesehen werden können.

„Gerade für jemanden, der wie ich in zahlreichen Aufsichtsgremien vertreten ist, bedeutet das natürlich eine immense Arbeitserleichterung“, so die Erfahrung von Gunter Czisch.

Effizient

Die Einfachheit des Systems hat zu einer schnellen Verbreitung innerhalb der Stadtverwaltung geführt. Zudem konnte die Effizienz drastisch gesteigert werden. So werden zwischen den ProMIS-Anwendern heute so gut wie keine eMails mehr verschickt. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten direkt mit der digitalen Projektakte. Auf diese Weise ist auch sichergestellt, dass keine unterschiedlichen Versionsstände einer Präsentation mehr durch das Haus geistern.

„Auch wenn der Zeitdruck mal sehr groß ist, beispielweise vor den Haushaltsberatungen, habe ich immer die Sicherheit, dass die Informationen, die ich auf dem Bildschirm habe, auf dem neuesten Stand sind. Dass dabei eine veraltete Präsentation oder Tabelle dazwischen rutscht, wie das früher schon ab und zu mal der Fall war, kann heute nicht mehr passieren“, so Gunter Czisch.

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