Digitaler Gewerbesteuerbescheid Ein Standard für alle Kommunen

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11.000 Kommunen, 600 Formate: Der Gewerbesteuerbescheid birgt großes Digitalisierungspotenzial. Bereits 2023 wurde der digitale Bescheid als länderübergreifende, automatisierte Lösung im ­Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eingeführt. Über den beschrittenen Weg berichten Brigitte Fink vom Hessischen Ministerium der Finanzen und Anna Kindhäuser von der ]init[ AG.

Es ist ein Kraftakt, der sich für alle Beteiligten mehr als lohnt. Kommunen, Fachverfahrenshersteller, 4,1 Millionen steuerpflichtige Unternehmen und 50.000 Steuerberatungen führen eine der wichtigsten steuerlichen Einnahmequellen in das digitale Zeitalter: die Gewerbesteuer. Das Ziel ist die elektronische und medienbruchfreie Zustellung des digitalen Gewerbesteuerbescheids. Das wird vom Bundesministerium der Finanzen und dem Hessischen Ministerium der Finanzen als federführende Ressorts aus dem OZG-Themenfeld „Steuern & Zoll“ heraus voran­getrieben.

Der digitale Gewerbesteuerbescheid ist ein echtes Highlight und Erfolgsmodell. Die menschen- und maschinenlesbaren Bescheide erfüllen eine zentrale Verpflichtung des OZG. Der hohe Nutzen wird vor allem bei Großunternehmen mit vielen Niederlassungen bzw. in Konzernsteuerabteilungen deutlich. Sie werden von personellen und finanziellen Aufwänden entlastet, die jährlich für die Bearbeitung der mitunter tausenden papiergebundenen Bescheide in ­Steuersoftware und IT-Systemen anfallen. Auch in den kommunalen Behörden wird der Verwaltungsprozess erheblich vereinfacht. Dort bietet die Digitalisierung angesichts des Fachkräftemangels weitere Vorteile: Sachbearbeitende, die bislang für die Erstellung der Bescheide zuständig waren, können nun in anderen Aufgabengebieten eingesetzt werden.

EfA, ELSTER und eine ­große Aufgabe

Der neue digitale Bescheid ist ein PDF-Dokument mit eingebettetem XML. Er wurde vom Hessischen Finanzministerium zusammen mit ]init[ so konzipiert, dass er Unternehmen direkt in ELSTER zugestellt wird. Hier wird das „Einer für Alle“-Prinzip (EfA-Prinzip) gelebt, denn nicht nur Kommunen nutzen die einmal entwickelte ­Lösung bundesweit nach. Unternehmen können den übermittelten ­Datensatz direkt aus ELSTER in ihren Steuerlösungen weiterverarbeiten und so von einer hohen Automatisierung profitieren.

Jedoch liegt es jetzt in der kommunalen Verantwortung, den Standortvorteil zu erkennen und den digitalen Gewerbesteuerbescheid in die Breite zu tragen. Die Kommunen müssen die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für die Anbindung an die digitale Lösung schaffen. Damit sie den Bedarf und Wunsch der ansässigen Unternehmen erkennen, wurde in ELSTER eine smarte Option eingeführt. Dort können Unternehmen neben dem Postversand den elektronischen Zustellwunsch auswählen. Steht die digitale Option in der Kommune noch nicht zur Verfügung, wird der Bescheid wie gewohnt per Post verschickt. Die Kommune weiß aber um den Wunsch.

Digitaler Gewerbesteuerbescheid

Steuerbescheid ohne Papier

Die technischen Grundlagen sind gelegt und den Kommunen stehen alle Infrastrukturkomponenten zur Verfügung, um die Bescheide rechtssicher bereitzustellen und damit das OZG zu erfüllen. Um den Umstieg in die digitale Ära so einfach wie möglich zu machen, unterstützt das Hessische Finanz­ministerium mit der Projektleitung sowohl die Kommunen als auch die 16 Systemanbieter kommunaler Haushalts-, Kassen- und Rechnungssysteme (HKR-Systemanbieter). Im Auftrag des Ressorts bietet ]init[ interessierten Kommunen zumindest bis Ende 2024 kostenfreien Support in Form von Länderarbeitskreisen und einem Servicedesk. Dazu gehört auch die Möglichkeit, den Versand in einem Testsystem zu erproben und sich mit anderen Kommunen mit den gleichen HKR-Systemen auszutauschen und zu vernetzen. Diesen Unterstützungsangeboten und der engen Zusammenarbeit aller Beteiligten ist es zu verdanken, dass dem kommunalen Rollout des ­digitalen Gewerbesteuerbescheids ein guter Start gelang.

Akzeptanz und Nutzung steigen

Derzeit nehmen 893 Kommunen am Projekt teil, 502 davon nutzen die Testumgebung und bereiten sich auf die Umstellung ihrer Systeme vor. Vorreiter mit den ersten digitalen Bescheiden waren Düsseldorf, Rostock und Essen. Bei insgesamt 11.000 Kommunen ist das Potenzial aber noch längst nicht ausgeschöpft.

Aktuell steuert das Projekt auf einen weiteren Meilenstein zu: Bis Ende 2024 sollen in jedem Bundesland mindestens ein digitaler Bescheid versendet worden und insgesamt 1.000 Pilotkommunen an Bord des Projekts sein.

Die Autorinnen:

Brigitte Fink ist Referentin im Hessischen Ministerium der Finanzen und u. a. Ansprechpartnerin für OZG in der Themenfeldführung Steuern & Zoll in Hessen.

Anna Kindhäuser ist Principal Project Manager bei der ]init[ AG. Sie leitet das OZG-Umsetzungsprojekt Kommunales ELSTER (Digitaler Gewerbesteuerbescheid).

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