eAkte: Stand der Einführung in den Bundesländern

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Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, NRW und Rheinland-Pfalz

Hamburg: Nach einer Pilotierung Ende der 90er Jahre ist die elektronische Akte Hamburg-weit im Einsatz. Sie wird einerseits als Ersatz für die klassische Dokumentenhaltung in Papierakten verwendet, ist aber auch an verschiedene, teils sehr große Fachverfahren angebunden. Die eAkte bildet in Hamburg außerdem die Basis für die nach dem Hamburgischen Transparenzgesetz zu veröffentlichenden Dokumente.

In den hessischen Ministerien und der Staatskanzlei wurde weitgehend eine Vollausstattung erreicht, die elektronische Aktenführung wurde in mehreren Häusern bereits per Hauserlass als Standard festgelegt. In weiteren Häusern wurde die Umstellung auf die verbindliche elektronische Aktenführung in Teilbereichen abgeschlossen. Im nachgeordneten Bereich werden derzeit verstärkt Einführungsaktivitäten gestartet, wobei auch hier die elektronische Aktenführung mit der führenden eAkte, beispielsweise im Justizvollzug, der Oberfinanzdirektion Frankfurt, bei den IT-Dienstleistern oder in Teilbereichen der Regierungspräsidien bereits umgesetzt ist. Die Nutzung der eAkte wird zudem am normalen Büroarbeitsplatz im Rahmen von Fachanwendungen immer wichtiger.

In Mecklenburg-Vorpommern wurde die eAkte in Form von Domea für das Ministerium für Inneres und Sport und unter Federführung des Finanzministeriums auch in allen anderen Ressorts der Landesregierung eingeführt. Das Projekt „Einführung von Domea auf der obersten Ebene der Landesverwaltung“ wurde am 30. Juni 2014 zeitlich als auch inhaltlich erfolgreich umgesetzt. Damit ist Mecklenburg-Vorpommern das einzige Bundesland, in dem nicht nur ein einheitliches elektronisches Dokumentenmanagement, sondern auch die vollständige elektronische Vorgangsbearbeitung vom Posteingang bis zum Postausgang eingeführt wurde. 2.300 Nutzer haben damit Zugang zur elektronischen Akte und zur elektronischen Vorgangsbearbeitung in den obersten Landesbehörden mit einem Gesamtbestand von mehr als sieben Millionen Dokumenten.

In Niedersachsen ist das Ministerium für Inneres und Sport für die Einführung eines landesweiten DMS zuständig; bereits seit 2005 beschäftigt sich die Landesverwaltung mit der Einführung der elektronischen Akte in Niedersachsen. Zunächst wurde im Rahmen eines Pilotbetriebes die Einführung der eAkte mit einem Domea-zertifizierten Produkt erprobt. Die angestrebte Nutzerzahl in der Pilotierung von 1.200 Arbeitsplätzen konnte jedoch nie erreicht werden. Daran änderte auch ein Re-Start Ende 2009 nichts. Die Software erwies sich als nicht Anwender-freundlich. Vor dem Hintergrund dieser Erfahrungen beschloss die Landesregierung Ende 2012 einen Systemwechsel.

Leider wurden uns von Nordrhein-Westfalen auch auf mehrmalige Anfrage hin keine Informationen zum Stand der eAkte bereitgestellt. Auch auf den Websiten des Innenministeriums waren keine verwertbaren Informationen zu finden.

In Rheinland-Pfalz ist – in Anlehnung an das Vorgehen des Bundes – geplant, ein eGovernment-Gesetz zu erlassen. Es wird erwogen, in diesem Gesetz auch die Einführung der eAkte in der unmittelbaren Landesverwaltung zu regeln.

Wo die eAkte in den einzelnen Bundesländern bereits eingesetzt wird und welcher Zeitplan für die weitere Umsetzung ansteht, erfahren Sie in unserer Bildergalerie.

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