SEAL Systems erstellt Konzept zur Vereinheitlichung der Namensverwaltung Druckernamen in ­Unternehmen managen

Welcher IT-Service-Mitarbeiter kennt nicht das Problem von historisch gewachsenen Druckernamen in der eigenen IT-Landschaft?

Drucker wurden in der Vergangenheit einfach nach Belieben angelegt, ohne auf eine gewisse Systematik zu achten. Da unterschiedliche IT-Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten Drucker anlegen und verwalten, ist ein Wildwuchs von Druckernamen üblicherweise nicht zu vermeiden. Dieser initiale Mangel macht es den späteren Endanwendern sehr schwer, Drucker im Unternehmen zu finden und zu nutzen, vor allem dann, wenn Mitarbeiter aus Fachabteilungen an verschiedenen Standorten eingesetzt werden. Auch der IT-Service kann dann beispielsweise ausgediente Drucker nicht mehr eindeutig identifizieren.

Daher ist es entscheidend, eine Druckernamenskonvention im Unternehmen zu etablieren. Diese einheitliche Namensgenerierung gilt sowohl für physikalische als auch für logische Drucker. Die Zusammensetzung der Druckernamen hängt maßgeblich von verschiedenen Faktoren ab. Dabei spielen Standort, Funktionen, Druckertyp, Anzahl und deren Verwendung ­eine entscheidende Rolle.

Nutzung einer zentralen Datenbank

Gemeinsam mit seinen Kunden entwickelt SEAL Systems ein ­Konzept zur Namenskonvention. Darin werden die historischen ­Aspekte ebenso wie die neue Vereinheitlichung berücksichtigt. ­Dieses Konzept dient dann als Grundlage zur technischen Umsetzung.

Damit in Zukunft der Prozess der Druckeranlage möglichst fehlerfrei und automatisch abläuft, wird das von SEAL Systems entwickelte Druckermanagement (easy­PRIMA) als einheitliches Druckermanagement eingeführt. Damit können alle angeschlossenen Ausgabesysteme in einer zentralen Datenbank gepflegt werden, sodass schließlich sämtliche Mitarbeiter aus IT-Service und Support ein zentrales Tool zur Druckeradministration nutzen.

Vereinheitlichung der ­Namensverwaltung

Das auf diese Weise entwickelte Druckerkonzept dient als Grundlage und wird in die zentrale Datenstruktur überführt. Der verantwortliche IT-Mitarbeiter am jeweiligen Standort wird intuitiv und interaktiv durch die Neuanlage geführt. Somit werden Fehler in der Namensgebung ausgeschlossen. Dubletten und Druckerleichen gehören der Vergangenheit an. In easyPRIMA erhalten die Gesamt-IT und die einzelnen Standorte eine­ dezidierte Sicht über alle verfügbaren Drucker. Auch lässt sich der Verlauf inkl. sämtlicher Änderungen in einem Protokoll nachvollziehen.

Auch für bestehende Druckerlandschaften

Nicht nur im Rahmen einer Drucker­ausschreibung oder als Start auf der grünen Wiese lässt sich easyPRIMA nutzen. Bestehende Stammdaten von Druckern können über eine bestehende Importfunktion eingelesen und verarbeitet werden.

André Schnibbe

Voraussetzung dafür ist, im Vorfeld dieses Prozesses die bestehenden Daten zu überprüfen und zu vereinheitlichen. Projektmitarbeiter von SEAL Systems unterstützen hier die jeweiligen Unternehmen. easyPRIMA verfügt über ­zertifizierte Schnittstellen, um auf bestehenden Windows-Printservern, SAP- und Drittsystemen (z.B. eigenen ERP-Systemen) die Druckerverwaltung zu übernehmen. Dabei werden alle relevanten Daten inkl. der vererbten Drucker (physikalische und logische Drucker) an das entsprechende System exportiert.

Weitere Informationen...

...gibt es auf www.sealsystems.de.

Der Autor: André Schnibbe ist Business Development Manager bei SEAL Systems

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