Care4-Anbindung erweitert das Schnittstellen-Portfolio von enaio Digitales Sozialamt in Saarbrücken

Rund 330.000 Bürger aus zehn Kommunen erhalten durch den Regionalverband Saarbrücken Verwaltungsdienstleistungen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen mehrere gängige Fachverfahren im IT-Bereich, die jeweils an das Dokumentenmanagementsystem enaio von Optimal Systems angebunden werden: Zum Beispiel das ­Kassenverfahren H&H und die Bauakte ­Bauwin. Das Fachverfahren Care4 des Anbieters INFOsys Kommunal kommt im ­Sozialamt seit 2007 zum Einsatz.

Um digitale Aktenführung zu ­ermöglichen, wurde eine Schnittstelle zu enaio speziell für den Regionalverband entwickelt. Sie ermöglicht die Erfassung von Kundeninformationen sowie die Sacharbeit in Care4 und den automatisierten Übertrag der Daten in die digitalen Akten in enaio. Außerdem werden Dokumente, die das Sozialamt von außen erreichen, digitalisiert und in den digitalen Akten abgelegt. So haben die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter alle Informationen und Dokumente stets zur Verfügung und bleiben auch im Vertretungsfall auskunftsfähig.

Den Projektverantwortlichen war es von Anfang an wichtig, alle Mitarbeiter mit einzubeziehen. Die Planungen zur neuen Schnittstelle erfolgten in einem gemeinsamen Workshop des Regionalverbandes mit den Landkreisen Schwäbisch Hall und Ostalbkreis. Die spätere Einführung erfolgte schrittweise, beginnend mit einer „Pilotgruppe“, die sich aus 13 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Sozialamts zusammensetzte. Überzeugend wirkte unter anderem auch, dass die Mitarbeitenden das System auf ihre jeweils individuelle Arbeitsweise anpassen können.

Im Oktober 2019 startete die Abteilung mit den ersten digitalen Akten. Neufälle können nun problemlos aus dem Fachverfahren nach enaio migriert werden.

Für Bestandsakten, die bisher noch in Papierform vorlagen, ist eine zentrale Digitalisierung vorgesehen. Dabei können die Akten einfach via Hauspost zum Scanzentrum geschickt werden, von wo aus sie in die eAkte übernommen werden.

In Zukunft wird enaio noch stärker beim Regionalverband Saarbrücken zum Einsatz kommen, beispielsweise im Jugendamt, bei Bauanträgen und beim digitalen Postaus- und eingang. Zudem wird eine Anbindung an das digitale Archiv erfolgen.

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