Barometer Digitale Verwaltung Die öffentliche Verwaltung ist unattraktiv

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Das „Barometer Digitale Verwaltung“ von Next:Public gewährt Einblicke in den aktuellen Zustand der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor und zeigt: Es herrscht Aufbruchstimmung. Dennoch bleiben Potenziale der Beschäftigten ungenutzt, und die IT-Sicherheit steht vor herausfordernden Engpässen.

Im Jahr der intensiven Diskussionen über ChatGPT und Künstliche Intelligenz offenbart sich im öffentlichen Sektor ein wachsendes Bedürfnis nach umfassender Modernisierung. Die Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter signalisieren eine klare Bereitschaft, den digitalen Wandel voranzutreiben, was einen entscheidenden Paradigmenwechsel markiert.

Paradigmenwechsel im öffentlichen Dienst

Die Erwartungshaltung der Verwaltungsmitarbeitenden, den digitalen Wandel aktiv voranzutreiben, wird zu einem zentralen Attraktivitätsfaktor für Verwaltungen. Der Druck zur Digitalisierung kommt nicht mehr nur von externen Akteuren, sondern verstärkt aus den eigenen Reihen.

Carsten Köppl, Geschäftsführer der Next:Public zu den Ergebnissen: „Wir haben in den vergangenen Jahren oft darüber gesprochen, dass die Wirtschaft, die Politik und die Bürgerinnen und Bürger eine digitale Verwaltung einfordern. Mittlerweile müssen wir ganz klar sagen, dass diese Erwartungshaltung auch auf Seiten der Verwaltungsmitarbeiter:innen besteht, die Organisation als solche dem aber nicht gerecht wird. Das gilt es dringend zu ändern.“ So scheint die Bindung an den öffentlichen Dienst zwar recht hoch zu sein, dennoch zeigt die Studie unter 3.900 Teilnehmenden aus dem öffentlichen Dienst in Bund, Ländern und Kommunen: nur 15 Prozent der Befragten würden ihren aktuellen Arbeitgeber auch weiterempfehlen.

Ungenutzte Potenziale und mangelnde Entwicklungsmöglichkeiten

Die fortschreitende Digitalisierung prägt den Arbeitsalltag der Verwaltungen zunehmend – und mit ihr gewinnt auch die Bedeutung von entsprechend qualifiziertem Personal. Trotzdem gelingt es den Arbeitgebenden meist nicht, für Mitarbeiterzufriedenheit zu sorgen, denn obwohl etwa zwei Drittel angeben, mit ihrer Tätigkeit und Position in der Verwaltung zufrieden zu sein, empfinden nur 38 Prozent ihr Arbeitsumfeld als inspirierend, und lediglich ein Viertel ist überzeugt, ihr volles Potenzial beim aktuellen Arbeitgeber ausschöpfen zu können. Die Bereitstellung individueller Entwicklungsmöglichkeiten bleibt bisher unzureichend.

Ebenfalls für Unzufriedenheiten bei den Verwaltungsmitarbeitenden sorgt der Umgang der Öffentlichen Verwaltung mit aktuellen Technologien: Denn während die Arbeitnehmer eine hohe Offenheit gegenüber Digitalisierung und neuen Technologien ausdrücken, gibt der Großteil an, dass ihre Behörde die Chancen der Digitalisierung nicht ausreichend nutzt. Dabei sehen rund 38 Prozent der Befragten die Möglichkeit, ihre Aufgaben automatisiert zu bearbeiten, um sich wichtigeren Tätigkeiten widmen zu können. Damit ist dieser Anteil im Vergleich zum Jahr 2021 um neun Prozentpunkte gestiegen. Ähnlich offen zeigen sich die Mitarbeitenden auch gegenüber Künstlicher Intelligenz. Dennoch wird auch diese Technologie nur in den wenigsten Fällen genutzt. Die Befragten machen sich selten Sorgen wegen der Digitalisierung, wünschen sich jedoch eine aktivere Einbindung in den Prozess.

Sorgenkind IT-Sicherheit

Die größte Sorge der Verwaltungsmitarbeitenden gilt, wie so oft, dem Thema IT-Sicherheit – immerhin waren nur 16 Prozent der Befragten im vergangenen Jahr nicht von einer Sicherheitslücke betroffen. Die Studie zeigt dabei, dass nur 22 Prozent der befragten IT-Sicherheitsbeauftragten die personelle Aufstellung ihrer Verwaltungen als gut bewerten – dabei hat rund die Hälfte offene Vakanzen. Der Personalengpass führt dazu, dass das eingestellte Personal häufig nicht über eine angemessene Ausbildung verfügt, sondern lediglich durch Schulungen befähigt wird, entsprechende Aufgaben zu übernehmen. Ein kleineres Problem sind dabei für die meisten hingegen finanzielle Ressourcen.

Neben personellen Engpässen sind jedoch auch organisatorische Schwächen eine Gefahr für die IT-Sicherheit. Schulungen für bisher nicht ausreichend qualifiziertes Personal werden oftmals nicht konsequent verpflichtend durchgeführt, sondern teilweise nur freiwillig oder überhaupt nicht angeboten. Die Berichterstattung an die Leitungsebene findet im besten Fall halbjährlich statt, was auf einen klaren Mangel an regelmäßiger Kommunikation und Information hindeutet. Und auch, was im Ernstfall zu tun ist, wie der Meldeprozess eines IT-Sicherheitsvorfalls abläuft, wissen nur 57 Prozent der Befragten.

Die Ergebnisse der Studie unterstreichen die Notwendigkeit einer individuelleren Förderung der Fähigkeiten der Mitarbeitenden im öffentlichen Sektor. Gleichzeitig sehen die Mitarbeitenden die Digitalisierung in den Verwaltungen als Schlüsselfaktor für Attraktivität und Effizienzgewinne. Dabei gilt es, die IT-Sicherheit verstärkt in den Fokus zu rücken, um dem wachsenden Bedarf an Sicherheitsmaßnahmen gerecht zu werden.

Handreichungen der Studie

Die Autoren der Studie bieten Verwaltungen auch konkrete Handlungsempfehlungen, um aktuellen Herausforderungen zu begegnen und so auch die Attraktivität als Arbeitgeber zu erhöhen. Zum einen sollte digitale Verwaltungsarbeit nicht mehr nur als potenzielle Erleichterung des Arbeitsalltags, sondern dadurch als Attraktivitätsfaktor für Mitarbeitende gesehen werden, zum anderen gilt es dabei jedoch auch, sicheren, aber nicht überregulierten Korridor für den Einsatz von cloudbasierten Tools zu schaffen. Weiter appelliert Next:Public, die Chancen von KI und Automatisierung zu nutzen, um demografischem Wandel in der Verwaltung zu begegnen und auch die verwaltungsinternen digitalen Prozesse anzugehen, so etwa die Rahmenbedingungen für die Arbeit imHomeoffice zu verbessern.

Mit Blick auf die IT-Sicherheit empfiehlt die Studie, eine zentrale Informationsplattform IT-Sicherheit einzurichten, über die handelnde Personen über IT-Sicherheitsvorfälle in Echtzeit informiert und mit weiterführenden Informationen versorgt werden. Auch die Ausstattung des IT-Sicherheitsbeauftragten mit ausreichend Ressourcen ist entscheidend. Außerdem spricht sich Next:Public für die Einführung eines Bundes-CISO aus. Dieser könne dafür sorgen, die Informationssicherheit über verschiedene Ressorts und Ebenen hinweg zu koordinieren und verbindliche sowie einheitliche Standards vorzugeben.

Ein weiterer entscheidender Faktor für die Zufriedenheit aller Mitarbeitenden ist es außerdem, ihnen zu zeigen, dass sie mit ihrer Arbeit etwas bewirken können. So zeigt die Studie, dass Mitarbeitende zwar wissen, was sie zu machen haben, aber nicht, warum. Es liegt an Führungskräften und der Behördenleitung, den Beschäftigten den Sinn ihrer Arbeit aufzuzeigen, Feedback zu geben und den Mitarbeitenden zu erklären, wie das persönliche Handeln jedes Einzelnen auf das große Gesamtziel der jeweiligen Behörde einzahlt.

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