Business Intelligence in der Verwaltung Die langsame Auflösung der Silos

Big Data ist in der Verwaltung und im Öffentlichen Dienst angekommen. Die großen Datenmengen bringen jedoch bislang kaum positive Impulse, da die umfassende Auswertung der Daten in den Verwaltungen weitgehend auf sich warten lässt.

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Im Jahr 2013 berichtete eine Studie von Steria Mummert Consulting, dass Mitarbeiter in jeder dritten Einrichtung der Öffentlichen Verwaltung in Deutschland Analysen und Berichte überwiegend manuell und über Excel-Tabellen erstellen. Das Problem ist erkannt; die Öffentlichen Verwaltungen in Deutschland wollen bis 2016 mehr in die umfassende Datenanalyse und das Berichtswesen investieren, so die Umfrage.

Das Ziel ist klar: Informationen sollen stärker vernetzt und geteilt werden – auf allen Verwaltungsebenen. Mehr als jeder zweite Entscheider (55 Prozent) verspricht sich vom Einsatz von Business-Intelligence (BI) -Lösungen einen deutlichen Mehrwert, auch auf kommunaler Ebene.

Sparpotenzial

Kostendruck, Personaleinsparungen und immer komplexere Anforderungen treiben die Umsetzung voran. Das McKinsey Global Institute sieht das Einsparungspotenzial durch die intensive Analyse von Daten vor allem in drei Bereichen:

• Mehr Effizienz durch fundiertere Entscheidungen (vor allem rund um Organisation und Priorisierung der Arbeit),

• niedrigeres Fehlerrisiko und weniger Betrug (etwa im Sozialsystem) sowie

• Verbesserungen im Steuersystem.

Doch der Weg dahin ist steinig. Hemmende Faktoren sind die Kosten für die Anschaffung von BI-Lösungen oder die Angst vor mehr administrativem Aufwand.

Starre Prozesse

Vor allem aber bremsen die starren Prozesse im Öffentlichen Dienst: Das vorherrschende traditionelle Berichtswesen ist beschränkt auf einzelne, auf einen Zweck fokussierte Applikationen (die sogenannten Verfahren) mit meist integrierten Reporting-Funktionen. Derzeit sind diese Daten noch selten „Verfahrens“-übergreifend verfügbar – auch wenn sich das auf eine Optimierung der Abläufe und vor allem auf die Kostenstrukturen positiv auswirken würde.

Business Intelligence, also das Sammeln und die umfassende Auswertung interner sowie externer Daten, bietet hier einen schnellen Ausweg und wird teilweise bereits eingesetzt. Oftmals konzentrieren sich die öffentlichen Stellen jedoch darauf, für eine übergreifende Datenanalyse zunächst mit hohem Aufwand die Schnittstellen der Verfahren und die Metadaten zu definieren, anstatt sich auf professionelle Lösungen zu verlassen. Nur in wenigen Fällen wird dann die ganze Leistungsfähigkeit der Tools ausgeschöpft.

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