eGovernment Award 2018 Die eAkte von OPTIMAL SYSTEMS, das Allroundtalent für echte digitale Verwaltung

Wer nominiert ist, macht seine Sache offenbar richtig. Das geht nur mit Begeisterung. Seit Gründung unseres Unternehmens im Jahr 1991 haben wir unsere Begeisterung für digitale Themen beibehalten. Das ist einer der Gründe, weshalb wir mit unserer ECM-Suite enaio® und ihren Vorgängern seit über 25 Jahren erfolgreich sind und wiederholt Bestnoten für Kundenzufriedenheit, Beratung und Support erhalten haben.

Die OPTIMAL SYSTEMS Firmengruppe agiert europaweit und vereint dreizehn Gesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Durch die regionale Verteilung gewährleisten wir eine deutschlandweite Vertriebs- und Service-Abdeckung. Die dieses Jahr in der Kategorie „eAkte“ nominierte Vertriebsgesellschaft mit Sitz in Hannover legt seit ihrer Gründung im Jahr 1997 den Fokus auf die Entwicklung und den Vertrieb von enaio® mit spezieller Lösungskompetenz für die Öffentliche Verwaltung.

Mit 35 Prozent Marktanteil in Deutschland sind wir Marktführer bei Landkreisen und kreisfreien Städten. Ferner gehören zahlreiche kreisangehörige Gemeinden, Kirchen, Stiftungen, Rechenzentren und weitere verwaltungsnahe Institutionen zu unseren Kunden. Ganze Metropolregionen wie zum Beispiel Saarbrücken, Aachen und Hannover setzen auf OPTIMAL SYSTEMS und enaio® als Grundlage für eine effektive und eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ob zentral oder dezentral, lokal oder verwaltungsübergreifend, in jedem Fachbereich und in jeder Abteilung: mit enaio® unterstützen wir unsere kommunalen Kunden dabei, Informationen noch effizienter zu nutzen und Verwaltungsabläufe noch bürgerfreundlicher zu gestalten.

Die eAkte auf Basis von enaio® ist eine unserer beliebtesten, vielfältigsten und variabelsten Lösungen. Sie ermöglicht eine schnelle und komfortable Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung sämtlicher Informationen wie zum Beispiel Scans, Textdokumente oder eingehenden eMails. In ihrem Erscheinungsbild und ihren Strukturmerkmalen gleicht die eAkte einer herkömmlichen Papierakte. Das heißt, dass jeder Verwaltungsmitarbeiter sich in ihr nicht nur schnell zurechtfindet, sondern sie auch gerne nutzt.

Die wichtigsten Vorteile von enaio®:

• Einfache Bedienbarkeit: Das MS-Office-ähnliche Layout und die benutzerfreundlich gestaltete Oberfläche erleichtert Ihnen den Einstieg in das Enterprise Content System enaio®.

• Vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten: Die Benutzeroberfläche ihres enaio® kann jederzeit entsprechend Ihren Wünschen und Anforderungen angepasst werden. Ihr Benutzerprofil wird in der zentralen Datenbank gespeichert und steht Ihnen an jedem Arbeitsplatz unmittelbar zur Verfügung. Darüber hinaus kann es als Vorlage für neue Profile verwendet werden.

• Individuelle Masken: Mit dem enaio® editor können Verschlagwortungsmasken vollumfänglich selbst gestaltet werden. Der komplette Aufbau der Verschlagwortungsmasken – von der Anzahl und Größe der einzelnen Indexfelder bis hin zu den Positionen der einzelnen Elemente – kann ohne großen Arbeitsaufwand jederzeit angepasst werden.

• Einfache Suche: Die umfangreiche Suchfunktion macht das Auffinden von Informationen noch einfacher. Darüber hinaus können Sie kombinierte Suchanfragen selbst anlegen. Eine Suchanfrage mit einer Kombination aus Volltext- und Indexparametern ist problemlos möglich.

• Hohe Sicherheit: Die verschlüsselte Versendung und Ablage der Dokumente sowie ein umfangreiches gruppen- und rollenbasiertes Nutzerrechtekonzept auf mehreren Ebenen gewährleisten eine hohe Sicherheit Ihrer Daten und Dokumente.

• Große Schnittstellenvielfalt: Eine besondere Stärke von enaio® liegt in der ausgeprägten Schnittstellenvielfalt. Inzwischen stehen unseren Anwendern mehr als 150 Schnittstellen zur Verfügung, die die medienbruchfreie Kommunikation und den Austausch zwischen den Fachverfahren ermöglichen.

Die diesjährige Nominierung macht uns stolz und motiviert uns, weiterhin zu den Besten zu gehören. Wir bedanken uns für das Vertrauen und freuen uns über Ihre Stimme in der Kategorie „eAkte“!

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