Digitalisierung mit Ferrari electronic Datenmanagement für Behörden

Die Digitalisierung der Behörden geht mit einer enormen Datenmenge einher, die rechtssicher übertragen, verarbeitet und hinterlegt werden muss. Wie wichtig es ist, diese Vorgänge abzusichern, macht die stark steigende Anzahl an Cyberangriffen schmerzlich bewusst. Unterstützung bieten innovative Dokumentenaustauschsysteme, die einen manipulationssicheren Transfer ermöglichen und sich für ein effektives Datenmanagement an Datenbanken oder ERP-Systeme koppeln lassen.

Die Behauptung, dass Behörden in Sachen Digitalisierung weit hinterherhinken, ist nicht neu und nicht ganz unberechtigt, denn an vielen papierbasierten Prozessen wird noch immer festgehalten. Ein typisches Beispiel ist das Daten- und Dokumentenmanagement. Um Manipulationen zu vermeiden, müssen rechtskräftige Schriftstücke wie Verträge und Urkunden in der Regel im Original eingereicht werden. Ein digitaler Dokumentenaustausch ist in diesen Fällen nur selten möglich. Damit einher geht ein immenser Verwaltungsaufwand, der sowohl die Mitarbeiter als auch die damit verbundenen Bearbeitungsprozesse lähmt und zu vermeidbaren Aktenbergen führt. Ähnlich umständlich werden mitunter Onlineformulare gehandhabt. Diese stehen zwar auf den Webseiten der Ämter zur Verfügung, müssen dann aber oftmals ausgedruckt, unterschrieben und per Post zurückgeschickt werden. Ein kostspieliger Mehraufwand für alle Beteiligten, der sich vermeiden ließe.

Auch wenn vielerorts an analogen Prozessen festgehalten wird, lässt sich andererseits auch ein starkes Digitalisierungsbestreben erkennen. Zahlreiche Gesetze wurden auf den Weg gebracht oder stehen kurz vor dem Startschuss. So ist seit genau einem Jahr die elektronische Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Behörden Pflicht. Ab Januar 2022 müssen Bund und Länder ihre Verwaltungsleistungen im Rahmen des Online-Zugangsgesetzes (OZG) auch elektronisch anbieten. Mit einem unerwarteten Digitalisierungsschub überraschten die Behörden und Ämter während der Corona-Pandemie. Viele Städte und Gemeinden legten den Schalter auf Digitales Rathaus um. Prozesse, die jahrelang im Dämmerzustand verharrten, erhielten unter Zeitdruck endlich die nötige Aufmerksamkeit. So gab es nach langer Skepsis endlich grünes Licht für die Arbeit aus dem Homeoffice. Im Endeffekt blieb die Verwaltung in Pandemiezeiten nur einsatzfähig, weil sie das Modell des Remote-Arbeitens erstmals in größerem Stil ermöglichte. In Summe waren rund 67 Prozent der Beschäftigten auf Bundesebene, 55 Prozent bei den Ländern und 37 Prozent in den Kommunen zeitweise von zu Hause aus tätig, wie eine Studie der Beratungsagentur Next Public für den Beamtenbund zeigt.

Höchstmaß an Sicherheit für das digitale Daten­management

Die Digitalisierung stellt aber auch hohe Anforderungen. Mit der Transformation analoger Prozesse in Bits und Bytes gehen enorme digitale Datenmengen einher. Deren Unversehrtheit und manipulationssicheres Management sind unbedingt sicherzustellen, denn bei allen Vorteilen muss eines bedacht werden: Digitale Inhalte lassen sich leicht erstellen und übertragen, aber auch verändern und manipulieren, was selbst mit hohem forensischem Aufwand nicht immer nachweisbar ist. Dies stellt gerade Behörden, die im Sinne eines effektiven Datenschutzes zu absoluter Sorgfalt und Vertraulichkeit verpflichtet sind, vor große Herausforderungen. Umso wichtiger ist es, dass Dokumente nicht nur digitalisiert, sondern manipulations- und rechtssicher gehandhabt werden – sowohl im Direktkontakt, als auch in der Zusammenarbeit mit Drittparteien.

Wie wichtig der Schutz vor Manipulationen ist, verdeutlicht unter anderem der aktuelle Lagebericht zur IT-Sicherheit, den das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) Ende Oktober veröffentlicht hat. So sei die Bedrohung durch Cyberangriffe in Deutschland deutlich gestiegen. In Teilbereichen herrsche bereits „Alarmstufe Rot“. Ursächlich dafür seien die deutliche Professionalisierung der Cyberkriminellen, die zunehmende digitale Vernetzung und die Verbreitung gravierender Schwachstellen in IT-Produkten. Nach Einschätzung des BSI nutzen Kriminelle inzwischen sehr aufwendige, mehrstufige Angriffsstrategien, die bisher nur in der Cyberspionage zur Anwendung kamen. Registriert wurden 144 Millionen neue Schadprogrammvarianten – 22 Prozent mehr als im zurückliegenden Berichtszeitraum.

Eine wichtige Rolle in diesem Kontext spielt der Dokumentenaustausch. Er legt die Basis für ein effizientes und manipulationssicheres digitales Datenmanagement, da er den Zugriff auf die Verwaltung dieser Daten erst ermöglicht. Bewerkstelligen lässt sich der sichere Datentransfer mit modernen, softwarebasierten Dokumentenaustauschlösungen. Eine entsprechende All-in-one-Lösung liefert der Berliner UC-Hersteller Ferrari electronic mit seiner ­OfficeMaster Suite 7DX. Sie verbindet das vorhandene E-Mail-System mit den Kommunikationswegen Next Generation Document Exchange (NGDX), Fax, Voicemail und SMS zu einer intelligenten und sicheren Unified-Communications-Lösung.

Asymmetrische und symmetrische Verschlüsselung

Den rechts- und manipulationssicheren Dokumentenaustausch realisiert die Lösung über ihr Feature NGDX: Dokumente werden im Original, End-to-End, revisions- und rechtssicher sowie DSGVO-konform und inklusive Metadaten und Verschlagwortung direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers übertragen. Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen – über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden – sind von der Übertragung grundsätzlich ausgeschlossen. Der Datentransfer selbst erfolgt in sehr hoher Geschwindigkeit: Bei reiner IP-Übertragung können die Dokumente bis zu hundertfach schneller als per Fax übermittelt werden – selbst ohne NGDX-Gegenstelle. Quittiert wird der erfolgreiche Transfer mit einem qualifizierten Sendebericht, der auch vor Gericht Bestand hat. Behördenmitarbeitern gibt dies die Möglichkeit, die rechtskonforme und fristgerechte Bearbeitung von Vorgängen vollständig zu belegen und den Inhalt der übertragenen Schriftstücke, Urkunden, Unterlagen und Akten jederzeit zu verifizieren.

Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung. Damit sind sowohl das Dokument selbst als auch sein Transportweg kodiert und die Basis für einen sicheren Dokumentenaustausch im öffentlichen Sektor ist gelegt. Das Zusammenspiel dieser Mechanismen macht NGDX zur rechts- und manipulationssicheren E-Mail-­Alternative.

NGDX legt Basis für elektronische Rechnung und OZG

Ein großer Mehrwert für das Dokumentenmanagement im öffentlichen Sektor ist, dass NGDX hy­bride – von Mensch und Maschine lesbare – Dokumente überträgt. Papiergebundene Prozesse lassen sich so mit digitalen verbinden und das Prinzip des papierlosen Büros vorantreiben.

Wird NGDX mit einem BPM-System gekoppelt, können die übermittelten Dokumente automatisch erfasst, Inhalte extrahiert und weitere Prozessschritte, wie das Hinterlegen von Informationen in Datenbanken oder ERP-Systemen, angestoßen werden. Die so digitalisierten Dokumente können frei von Medienbrüchen bearbeitet oder in BPM-Systeme integriert werden, Insellösungen werden obsolet. Ebenso lassen sich die per NGDX übertragenen Dokumente in eAkten integrieren – eine elementare Voraussetzung für die Anwendung des Online-Zugangsgesetzes (OZG).

Eine wichtige Rolle spielt die Möglichkeit der hybriden Dokumentenübertragung auch für die Anwendung der elektronischen Rechnung, die im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Behörden bereits Pflicht ist. Werden die Rechnungsdaten vollständig digital, manipulationssicher und maschinenlesbar übermittelt, entfällt die manuelle Erfassung und die Daten gehen direkt an das Buchungssystem über. Dies funktioniert in Sekundenschnelle und beinhaltet alle Dokumente, die erfasst und digital verarbeitet werden sollen. Absenderdaten und Bankverbindungen können auf Wunsch automatisch mit dem CRM und die einzelnen Positionen der Rechnung mit dem Lieferschein und der Bestellung im ERP-System abgeglichen werden.

Digital abbilden lässt sich mit ­NGDX auch das häufig in Behörden zum Einsatz kommende System der farbigen Kennzeichnung bei Freigabeprozessen. Um den nötigen Überblick zu behalten, werden den einzelnen Freigabestufen bestimmte Farben zugeordnet. Dies erleichtert sowohl das Erkennen des jeweiligen Status als auch das Zuweisen der Dokumente an den korrekten Ansprechpartner. Ein effizientes und erprobtes System, das bei der Übermittlung von Dokumenten per Fax jedoch an seine Grenzen gerät. Da eine Faxübertragung nur in schwarz-weiß möglich ist, gehen die farbigen Kennzeichnungen verloren, was mit zusätzlichem Aufwand verbunden und entsprechend fehleranfällig ist. Anders mit NGDX: Da der Übertragungsstandard sämtliche Farben und Formatierungen aufrechterhält und Dokumente als bearbeitungsfähiges PDF direkt in das E-Mail-Postfach überträgt, kann dessen Bearbeitung und Management digital fortgeführt werden. Etablierte Kennzeichnungssysteme werden uneingeschränkt unterstützt und ein medienbruchfreier Abstimmungsprozess ermöglicht.

Mit der Option, Dokumente zu verschlüsseln und digital zu signieren, stellt NGDX die Weichen für das Vorhaben von Bund, Ländern und Kommunen, die Einführung digitaler Signaturen und Siegel voranzutreiben. Laut „Branchenkompass Public Sector 2020“ arbeiten bereits 48 Prozent der öffentlichen Verwaltungen an der digitalen Unterschrift, 40 Prozent investieren bis zum Jahr 2022 in Technik und Abläufe. Digitale Signaturen sorgen für beschleunigte Verfahren, weil Dokumente sicher und ohne Medienbrüche übermittelt und maschinell weiterverarbeitet werden können. Der Zeitaufwand bei öffentlichen Ausschreibungen lässt sich auf diese Weise massiv reduzieren.

Fazit und Ausblick

Deutschlands Behördenlandschaft befindet sich inmitten des wohl größten Umbruchs ihrer Geschichte. Der Umstieg auf ein digitales Datenmanagement ist notwendig, um Schritt mit den Zeichen der Zeit zu halten und effizient und flexibel zu agieren. Nichtsdestotrotz muss die Dokumentensicherheit oberstes Ziel bleiben und zu jeder Zeit gewährleistet sein.

Innovative Dokumentenmanagementsysteme stellen dies sicher und ermöglichen zudem ein behördenübergreifendes Arbeiten, das Insellösungen obsolet macht, und die durchgängige, homogene Bearbeitung von Dokumenten erlaubt.

Mehr Infos zum digitalen Datenmanagement von Ferrari electronic finden Sie hier.

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