Legacy-Systeme Das Groschengrab im öffentlichen Sektor

Mit Investitionen in vernetzte, digitale Verwaltungsplattformen zu verringertem Risiko und effizienter Entscheidungsfindung. Ein Gastbeitrag von Jochen Adler von Open Text.

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Öffentliche Einrichtungen wenden nach wie vor einen Großteil ihres IT-Budgets für die Wartung und den Betrieb längst bestehender Systeme, sogenannter Lecacy-Systeme, auf. Die veralteten ­Prozesse, die damit einhergehen, sind nicht nur ineffizient. Sie ­ziehen auch ein höheres Sicherheitsrisiko beim abteilungs- und behördenübergreifenden Datenaustausch nach sich. Mit der Nachfrage nach digitalen Services steigt zudem der Druck seitens der ­Bürger, sich zu öffnen und zu ­modernisieren.

Einer Gartner-Studie zufolge ­werden bis 2023 fast 80 Prozent des IT-Budgets im öffentlichen Sektor auf bereits bestehende IT-Systeme verwendet. Für Weiterentwicklungen und IT-Innovationen bleibt so nur ein geringer ­finanzieller Spielraum. Zudem ­werden den Marktforschern zufolge bis 2023 mehr als vier Fünftel der digitalen Implementierungen in öffentlichen Einrichtungen, die nicht auf einer ohnehin bestehenden Technologieplattform aufbauen, ihre Ziele nicht erreichen. ­Regierungen müssen sich also dem Verfall ihrer Technologieinfrastruktur entgegenstellen, während sie eigentlich nach vorne blicken und produktive Teilnehmer des ­digitalen Ökosystems der öffent­lichen Gesellschaft werden sollten.

Verwaltungen spüren außerdem zunehmenden Druck in Richtung technischer Innovationen und ­digitaler Dienste von den Bürgern, denen sie dienen. Diese erwarten, über mobile Endgeräte bei schnellen Reaktionszeiten und konsistent über alle Kanäle hinweg mit staatlichen Stellen in Kontakt ­treten zu können, so, wie sie das vom Umgang mit Plattformen der Unternehmen der Digitalwirtschaft zunehmend gewohnt sind. Doch nicht alle bestehenden IT-Plattformen sind dafür gemacht. Vielen Verwaltungseinheiten und Behörden fehlen die technischen ­Voraussetzungen für eine schnelle Entwicklung und Echtzeit-­Integration von Daten und Diensten, um die Bedürfnisse der ­Bürger zu ­erfüllen.

Zeitgemäße digitale Technologieplattformen helfen, diese Probleme zu lösen und öffentliche ­Einrichtungen auf allen föderalen Ebenen auf den digitalen Wandel vorzubereiten. Ausschlaggebend bei der Wahl der jeweiligen Plattform sind vier Elemente: Prozessintelligenz, die Verwaltung von ­Geschäftsregeln, die Verwaltung von Stammdaten sowie intelligente Vernetzung.

Prozessintelligenz

Die Analyse digitaler Geschäftsprozesse ermöglicht es öffentlichen Einrichtungen, zu erkennen, wo ihre behördlichen Prozesse vom Idealbild oder vom beabsichtigten Ablauf abweichen. Je schneller ein Fehler oder zumindest eine ­Ineffizienz gefunden ist, desto ­zügiger können Änderungen ­vorgenommen werden, deren ­Auswirkungen wiederum sofort sichtbar werden. Solche Optimierungen übernehmen Prozessintelligenz-Tools nach wenigen Mausklicks über alle Standorte der ­Verwaltung hinweg. Durch die ­Umsetzung sinnvoller Veränderungen gewinnen öffentliche ­Einrichtungen nicht nur an Effizienz, sondern ermöglichen auch die kontinuierliche Weiterentwicklung ihrer Abläufe und können flexibler auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren, wenn diese ­beispielsweise von anderen Behörden vorgegeben wurden.

Verwaltung von Geschäftsregeln

Regelverwaltungssysteme (zum „Business-Rules-Management“) unterstützen Organisationen und Behörden bei der Standardisierung und der konsequenten Umsetzung ihrer Entscheidungsrichtlinien. Darüber hinaus sichern sie die ­Einhaltung von Compliance-­Mandaten und Vorschriften in der gesamten Organisation. Sie tragen beispielsweise dazu bei, künftige Auswirkungen von Regeländerungen auf die allgemeine Sachbearbeitung zunächst zu simulieren, bevor sie in die Praxis überführt werden, was mehr Flexibilität und Agilität mit sich bringt. Die Unterstützung der Entscheidungs­findung kann dabei für erhebliche Beschleunigung in der Sachbearbeitung sorgen – bis hin zur Vollautomatisierung in Routinefällen.

Verwaltung von Stammdaten

Ähnlich wie in multinationalen ­Unternehmen sollten digitale Plattformen auch im öffentlichen ­Sektor vernetzt, flexibel und skalierbar sein. Nur so liefern sie den verantwortlichen Spitzenbeamten handfeste Unterstützung und zeigen Handlungsoptionen. Anwendungen zum „Master-Data-Management“ bieten öffentlichen Einrichtungen eine Möglichkeit zur ­Verwaltung der Datensynchronisation, Datenkonsolidierung, ­Datenaggregation und Veröffentlichung von Informationen über kritische Abläufe und Prozesse. Solche Plattformen verbessern die Effizienz einer Behörde, weil sie zuvor isolierte organisatorische und operative Daten in Echtzeit aufeinander abstimmen. Damit ­eine solche Plattform eine 360-Grad-Sicht auf die Behörde und ihre Vorgänge erhält, muss sie Daten aus allen Informations­systemen miteinander vernetzen und austauschen: Genau das ­leistet Master-Data-Management.

Angesichts der Geschwindigkeit, mit der sich die IT weiterentwickelt, ist es wichtig, nach einer ­digitalen Verwaltungsplattform zu suchen, die all diese Schlüssel­elemente bereitstellt, damit sie sich an veränderte Rahmenbedingungen anpassen und mit dem Fortschritt der Digitalisierung Schritt halten kann.

Intelligente und vernetzte Behörden

Intelligent automatisierte, vernetzte Prozesse ermöglichen es öffentlichen Einrichtungen, neue Anwendungen und Verfahren schnell zu erstellen und einfach zu modifizieren. Eine differenzierte, digitale Enterprise-Information-Management (EIM)-Plattform bietet ­Verwaltungen die Möglichkeit, ­eine Vielzahl neuer digitaler Dienste für die Bürger zu implementieren – bei gleichzeitig geringerer IT-­Arbeitslast.

Jochen Adler

Mit intelligenten und vernetzten Prozessen rund ums Informations- und Datenmanagement lassen sich auch die drängendsten, komplexesten Herausforderungen in den Bereichen Prozessautomatisierung und Fallmanagement meistern. Mit einem Low-Code-Konzept – also ohne über vertiefte Programmierkenntnisse zur verfügen – ­realisieren die IT-Abteilungen von Behörden Anwendungen und ­Lösungen, die in bestehende ­Systeme integriert sind, und die mittels Enterprise Content ­Management – also gängige ­Akten- und Dokumentenlösungen – in ­jede Sachbearbeitung oder ­Entscheidungsfindung eingebettet werden. So werden auch Legacy-IT-Systeme vom „Groschengrab“ zur Goldgrube.

*Der Autor: Jochen Adler, Manager Solution Consulting Germany und Autor beiOpen Text GmbH

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