Digitalisierung und Künstliche Intelligenz Behördliche Verwaltung und Archivierung neu gedacht

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Mit der Ratifikation des Onlinezugangsgesetz (OGZ) im Jahr 2017 hat die Bundesregierung die Grundlagen für die digitale Transformation im öffentlichen Dienst gelegt. Während diese zwar teilweise noch stottert, zeigen Anwendungsbeispiele bereits, welche Chancen die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen schafft.

Technologien wie künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML) können eine zentrale Rolle spielen und die behördliche Verwaltung und Archivierung revolutionieren. Sie ermöglichen den Gewinn an Flexibilität und steigende Effizienz sowohl für die Behörden als auch für Bürgerinnen und Bürger.

Ausgangspunkt ist die digitale Behörde

Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors ist der erste Schritt für die Einführung von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen. Hier müssen die Gegebenheiten der Verwaltung berücksichtigt werden: Dazu gehören heterogene IT-Infrastrukturen und mangelnde Standardisierungen zwischen Bund, Ländern und Kommunen. Neben der reinen Vielzahl an Unterlagen und Formaten, handschriftlichen und getippten Texten, müssen Beamtinnen und Beamte auch Datenschutzgesetze wie die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) berücksichtigen.

Durch ersetzendes Scannen, nach der TR-RESISCAN Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), können physische Dokumente jedoch rechtssicher in digitale Versionen umgewandelt werden. Die digitalisierten Versionen nehmen den Platz des physischen Originals ein und werden in einem für die Behörde passenden System verfügbar gemacht. Auf dieser Basis kann dann die Einbindung von KI und ML stattfinden.

Funktion und Potenzial von KI und ML

Für die Transformation hin zu effizienteren und papierlosen Strukturen der Behörden bedarf es nicht zuletzt einer modernen IT-Infrastruktur, die eine sichere Überführung, Aufbewahrung und Verarbeitung der Daten ermöglicht. Der Einsatz der Schlüsseltechnologien KI und ML ermöglicht dabei eine moderne Datenverarbeitung und Automatisierung. Künstliche Intelligenz kann menschliche kognitive Funktionen nachbilden. Dazu gehören Aspekte wie das Verstehen natürlicher Sprache, das Erkennen von Mustern und das Treffen von Entscheidungen. Digitale Behörden können so manuelle Aufwände reduzieren und mit deutlich geringerem Aufwand E-Akten auswerten oder archivieren. Hier wird im breiten Spektrum der KI auch das Teilgebiet des ML wichtig: Das ermöglicht es Maschinen, aus Daten zu lernen, diese anzupassen und so ihre Genauigkeit und Effektivität zu steigern, sodass eine dynamische und algorithmusbasierte Umgebung entsteht. So können etwa Archivierungsprozesse von einem System automatisiert werden. Für Behörden bedeutet das, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben befreit werden und effizienter arbeiten können.

Automatisierung in der Praxis

Ein Blick über den Ärmelkanal zeigt, wie die Integration von KI und ML bereits erfolgreiche Ergebnisse erzielt hat. Nach dem Public Records Act von 1958 (PRA) müssen britische Ministerien ihre Akten regelmäßig prüfen und ab einem Alter von 20 Jahren in das Nationalarchiv (The National Archives) überführt werden. Dabei muss immer geprüft werden: Enthält eine Akte noch wertvolle Informationen oder gar sensible und potenziell schädigende Inhalte? Hier sollten KI und ML entscheidend unterstützen.

Im Rahmen eines ersten Pilotprojekts wurden 17.000 Testdokumente in einen Storage-Bucket in der Google Cloud geladen. Die Dokumente wurden mit optischer Texterkennung (OCR) bearbeitet, damit sie vollständig durchsuchbar sind. Dabei wurden hunderte verschiedene Dateitypen, darunter Audio- und Videoformate so wie Textdateien, verarbeitet und analysiert. Eine Plattform für Dokumentenverarbeitung klassifizierte sie anschließend in 20 vordefinierte Kategorien. Dafür wurde Natural Language Processing (NLP) eingesetzt. Bei diesem KI-Softwareprozess werden der Inhalt eines Dokuments und die Textzusammenhänge erfasst. So konnten die in den Dateien enthaltenen Informationen exakt extrahiert und zwischen den Dateien Verknüpfungen hergestellt werden.

Das Ergebnis: Das Maschinelle-Lernen-Modell lernte in einem iterativen Prozess, wie es mit Dokumenten und Informationen umgehen muss. Darüber hinaus konnten Duplikate entfernt und Textzusammenhänge erfasst werden. Inzwischen wird die Software in allen britischen Ministerien genutzt, um Dateien schnell auszuwerten, sie sicher zu überführen oder auszusortieren.

Erfahrene Partner unterstützen Behörden bei der Automatisierung

Das Beispiel aus dem Vereinigten Königreich zeigt, wie groß das Potenzial von KI und ML für Behörden ist. Für eine erfolgreiche Digitalisierung im öffentlichen Dienst können erfahrene Partner eine maßgebliche Unterstützung sein, um die jeweiligen Situationen konkret zu erfassen und bedarfsgerecht umzusetzen. Insbesondere bei der Nutzung von Zukunftstechnologien wie KI und ML: Durch die Auswahl des richtigen Tools können einzelne Arbeitsschritte, wie das Erkennen und Auslesen von Dateien, optimal automatisiert werden.

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