Auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

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Kooperation kontra Komplexität

Wie komplex die konzeptionelle Herausforderung in diesem Fall war, ergibt sich schon aus zwei Randbedingungen: Zum einen unterscheidet sich die vorgangsbezogene Zusammenführung von Informationen unterschiedlichen Typs in einer fortgeschriebenen Akte grundlegend von der Speicherung gleichartiger Informationen in einer einfachen Ablage. Zum anderen berührt die Aktenführung in einer Behörde nahezu alle internen und externen Verwaltungsabläufe – und die sind von Bundesbehörde zu Bundesbehörde mitunter sehr verschieden. Deutlich wird dies auch vor dem Hintergrund, dass auch die elektronische Akte das Handeln der Bundesverwaltung transparent und integer gegenüber dem Deutschen Bundestag, den Gerichten und der Öffentlichkeit abbilden muss.

Vor diesem Hintergrund bestand der erste Meilenstein des eAkte-Projekts in der Erarbeitung einer Grobarchitektur, die auf der Referenzarchitektur des Bundes für die elektronische Verwaltungsarbeit basiert. Zu den wesentlichen Merkmalen dieser Referenzarchitektur zählen ihr modularer Aufbau vom Posteingang bis zur Archivierung sowie die Orientierung an offenen internationalen Standards. Diese Anforderungen sollte auch der künftige Basisdienst für die eAkte erfüllen und sich somit nahtlos in die bestehende IT- und Anwendungslandschaft der Bundesbehörden integrieren lassen. Anhand eine­r Marktsichtung aller verfügbaren Dokumentenmanagementlösungen ließen sich schließlich valide Aussagen zur generellen Umsetzbarkeit der entworfenen Grobarchitektur treffen.

Als zweiter Meilenstein folgte eine Machbarkeitsstudie mit besonderem Fokus auf die technologischen Voraussetzungen für die zentrale Bereitstellung des geplanten Basisdienstes durch das ITZBund. Der erfolgreiche Abschluss dieser Untersuchung lieferte dann die Grundlage für den dritten Meilenstein – nämlich die Weiterentwicklung des Grobkonzepts zu einem Feinkonzept in enger Kooperation mit den zuständigen Ressortvertretern der Bundesverwaltung. Als Ergebnis dieser 2016 abgeschlossenen Projektphase lag ein ressortübergreifend abgestimmtes Lastenheft vor, das alle wesentlichen Anforderungen an den eAkte-Basisdienst enthält. Auf dieser Basis konnten im vierten Meilenstein nun die Ausschreibungsunterlagen erstellt und der Vergabeprozess angestoßen werden.

Nach der öffentlichen Ausschreibung im Herbst 2016 erteilte das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern (BeschA) am 23. November 2017 den Zuschlag für den eAkte-Basisdienst an die Firma Fabasoft Deutschland GmbH und deren Partnerunternehmen. Das Auftragsvolumen umfasst zunächst die erforderlichen Lizenzen für fünf Pilotbehörden sowie zusätzliche Serviceleistungen im Zuge der Nachnutzung in diesen Behörden. Zudem wurden Optionen für eine Ausweitung der Lizenzen auf weitere Bundesbehörden und eine Vertragsverlängerung auf zehn Jahre vereinbart.

„Wir sind sehr stolz darauf, unsere langjährigen Erfahrungen aus einer Vielzahl von Digitalisierungsprojekten im öffentlichen Sektor jetzt auch in den Aufbau einer zukunftssicheren elektronischen Aktenführung in der Bundesverwaltung einbringen zu können“, sagt Matthias Wodniok, Geschäftsführer von Fabasoft Deutschland, zur Vergabe.

Die Vorreiterrolle erfordert von den fünf Pilotbehörden eine gehörige Portion Mut. Denn sie ebnen den Weg für nachnutzende Behörden – wobei sie sozusagen stell­vertretend alle Kinderkrankheiten kurieren, die bei IT-Lösungen dieser Größenordnung unvermeidlich sind.

Der Beginn der Pilotierung erfolgt im Bundesamt für Justiz. Hieran schließen sich das Bundesministerium der Finanzen, die Bundeszentrale für politische Bildung, das Bundesministerium der Justiz und Verbraucherschutz sowie das Statistische Bundesamt an. Bewusst wurden bei der Auswahl der Pilotanwender sowohl Ministerien als auch Geschäftsbereichsbehörden berücksichtigt, um ein möglichst breites Anwenderspektrum einzubeziehen.

Generell startet die Pilotierung in abgegrenzten Organisationsbereichen oder für wenige ausgewählte Geschäftsprozesse mit einem Nutzerkreis von jeweils etwa 20 Beschäftigten, der sich im Lauf der rund dreimonatigen Pilotphase auf circa 100 bis 150 Anwender erweitern wird. Dabei erfolgt die Pilotierung stets im Rahmen einer produktiven Nutzung zur Wahrnehmung regulärer Aufgaben. Eine parallele Aktenführung auf Papier oder in einem Altsystem ist nicht vorgesehen.

Allerdings sind die Pilotbehörden nicht allein beim Betreten dieses Neulands: Neben fachlicher Beratung durch das Bundesarchiv stehen ihnen Experten des Bundesverwaltungsamtes mit einer ausgearbeiteten Einführungsmethodik zur Seite, die sie anhand der realen Praxiserfahrungen im Lauf der Pilotierung permanent verfeinern. Auf diese Weise schälen sich unter anderem auch nachnutzbare Integrationsmuster heraus – zum Beispiel im Hinblick auf die nahtlose Verzahnung der neuen eAkte mit dem elektronischen Posteingang, der Dateiablage sowie mit vorhandenen Office-Lösungen. Im Ergebnis entstehen somit Best Practices, von denen alle nachnutzenden Einrichtungen profitieren werden.

Im Anschluss an die Pilotierung ist ein vollständiger Rollout auf die gesamte Behörde geplant, wozu auch die Datenübernahme aus Altsystemen und die Digitalisierung papiergebundener Aktenbestände gehört. Dabei kann jede Behörde ihren Rollout grundsätzlich nach eigenem Tempo planen, ganz unabhängig vom aktuellen Status der anderen Pilotbehörden.

Schneller, flexibler und effizienter

Mit der Pilotierung des eAkte-Basisdienstes steht der Bundesverwaltung der fünfte große Meilenstein beim Aufbau eines durchgängig digitalisierten Akten-Workflows vom Posteingang bis zur Archivierung im Bundesarchiv bevor: Das Medium Papier verschwindet schrittweise aus dem Behördenalltag. Damit werden Tätigkeiten wie Aktensuche und Transport effizienter und erhebliche Papier- und Lagerkosten werden eingespart. Stattdessen stehen elektronische Akten jederzeit per Mausklick unmittelbar zur Verfügung. Das beschleunigt die Vorgangsbearbeitung und kürzt Prozesse ab – was auch die Auskunftsfähigkeit der Bundesbehörden verbessern wird. Die Verwaltungsarbeit wird insgesamt also nicht nur effizienter, sondern auch effektiver.

Nicht zuletzt sind eAkten rund um die Uhr verfügbar – auch mobil. Für die Bundesverwaltung eröffnen sich damit völlig neue Optionen für moderne Arbeitsformen, einschließlich verbesserter Kooperationsmöglichkeiten in abteilungs- und behördenübergreifenden Teams. An dieser Stelle wird noch einmal deutlich, dass die Umstellung auf die elektronische Aktenführung massiv in den Arbeitsalltag nahezu aller Beschäftigten eingreift. Das ist auch der Grund, warum die Personalvertretungen frühzeitig in die Projektarbeit einbezogen wurden. Denn die eAkte wird nur dann ein Erfolg, wenn sie vor Ort in den Bundesbehörden auf breite Akzeptanz bei allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen stößt.

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