Mobile-Menu

Dokumentenmanagement-System (DMS)

10 Tipps für einen erfolgreichen DMS-Start

< zurück

Seite: 4/4

Anbieter zum Thema

Zöller & Partner GmbH
Ceyoniq Technology GmbH
Fabasoft Deutschland GmbH
The Quality Group GmbH

Tipp Nr. 8: Überlegen Sie sich, wer im Projektteam Dokumentationsaufgaben übernehmen soll bzw. was bereits Lieferverpflichtung des Anbieters ist. Auch ist festzulegen, wer für welche Dokumentationen zuständig ist, zum Beispiel der DMS-Lösungsanbieter, die IT, der Fachbereich für Anwenderdokumentation etc. Greifen Sie auf gegebenenfalls vorhandene Unterlagen bzw. Vorlagen zurück (zum Beispiel über die externe Expertise), um das Rad nicht neu zu erfinden.

Change-Management und Projektkommunikation

Die Einführung einer DMS-Lösung tangiert viele Aspekte, aber auch Ängste bei den Betroffenen, unter anderem:

  • Entwertung des bisher personen-gebundenen Know-hows,
  • Angst, dass das eigene Know-how ersetzbar wird,
  • Gefährdung der bisherigen Ressourcenallokation bzw. Verlust von Rückgriffen auf altbekannte Informationsquellen,
  • Gruppenträgheit, Trägheit der Organisation,
  • Gefährdung vorhandener Hierarchien (Zuständigkeiten, Stellung, Einfluss etc.).

Bei der Einführung einer DMS-Lösung bezieht sich das Change-Management auf die systematische Planung und Umsetzung von Veränderungen innerhalb einer Organisation. Ziel ist es, Veränderungen, wie zum Beispiel neue Prozesse, Technologien oder Strukturen, erfolgreich einzuführen und dabei die Mitarbeitenden mitzunehmen. Es geht also darum, den Wandel so zu gestalten, dass er reibungslos verläuft und die Organisation sowie die Mitarbeitenden davon profitieren.

Tipp Nr. 9: Binden Sie alle relevanten Stellen frühzeitig in das Projekt ein: Nutzerbereiche, Orga, Recht & Compliance, die IT, die Führungsebene: Ziel ist es, eine gute Zusammenarbeit zu fördern, Konflikte zu vermeiden und die Unterstützung der Stakeholder, also diejenigen, die von den Entscheidungen und Aktivitäten eines Unternehmens betroffen sind oder diese beeinflussen können, für das Projekt oder die Organisation zu sichern.

Tipp Nr. 10: Auch eine offene Kommunikation und die Einbindung der Mitarbeitenden in den Veränderungsprozess sind entscheidend, um Akzeptanz zu schaffen und Widerstände abzubauen. Insbesondere sollte hier auch nach Abschluss eines Projekts mit den Fachbereichen gesprochen, also eine Art Projekt Review bzw. Erfahrungsaustausch durchgeführt werden, um in Folgeprojekten gegebenenfalls Fehler zu vermeiden oder um Dinge während der Projektumsetzung zu optimieren (Lessons Learned).

Fazit

Bei der Einführung einer DMS-Lösung sind viele technische, funktionale und organisatorische Dinge, aber auch der gesamte Change-Prozess von allen Projektbeteiligten zu beachten. Der Einsatz externer Expertise kann dabei sehr hilfreich sein. Sie erhöht die Projektqualität, transferiert Praxis-Know-how aus anderen DMS-Projekten an das Projektteam, unterstützt bei Identifizierung und Durchführung der relevanten Teilaufgaben, steuert externe Dienstleister, sichert die Einhaltung von Terminen und reduziert die Arbeitsbelastung für das interne Projektteam.

(Ulrich Gerke)
(Ulrich Gerke)

Der Autor:

Ulrich Gerke, Seniorberater der Zöller & Partner GmbH.

Kontakt: ugerke@zoeller.de

(ID:50607865)

Jetzt Newsletter abonnieren

Wöchentlich die wichtigsten Infos zur Digitalisierung in der Verwaltung

Mit Klick auf „Newsletter abonnieren“ erkläre ich mich mit der Verarbeitung und Nutzung meiner Daten gemäß Einwilligungserklärung (bitte aufklappen für Details) einverstanden und akzeptiere die Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen finde ich in unserer Datenschutzerklärung. Die Einwilligungserklärung bezieht sich u. a. auf die Zusendung von redaktionellen Newslettern per E-Mail und auf den Datenabgleich zu Marketingzwecken mit ausgewählten Werbepartnern (z. B. LinkedIn, Google, Meta).

Aufklappen für Details zu Ihrer Einwilligung

Weiterführende Inhalte